12/2008. (IX. 25.) NFGM utasítás

1. § (1) Jelen utasítást az NFGM természetes vagy jogi személlyel, jogi személyiség nélküli szervezettel kötendő valamennyi megállapodására és az NFGM képviseletében teendő valamennyi jognyilatkozatra alkalmazni kell, amennyiben az a jóváhagyott éves költségvetési előirányzat terhére vagy javára fizetési, illetve más teljesítési, szolgáltatási kötelezettséggel jár, ide nem értve az NFGM valamely előirányzata terhére közreműködő szervezet által kötendő szerződéseket, továbbá kormányhatározatban foglalt, a Kormány egyedi döntése alapján nemzetgazdasági szempontból kiemelkedő fontosságú beruházásokhoz nyújtott támogatásokra vonatkozó szerződéseket, valamint a közszolgálati jogviszonyt rendező, humánigazgatás által kezelt megállapodásokat és a pályázati konstrukció keretében kötendő támogatási szerződéseket.

(2) Az (1) bekezdésben meghatározott megállapodást vagy jognyilatkozatot (a továbbiakban: szerződés) kezdeményező, véleményező, ellenjegyző és aláíró, továbbá a kapcsolódó pénzügyi-számviteli tevékenységeket végző köztisztviselők a szerződések megkötése és nyilvántartása során a jelen utasítás rendelkezéseinek megfelelően kötelesek eljárni, figyelembe véve a közbeszerzésre vonatkozó, jogszabályokban és belső szabályokban foglaltakat.

2. § (1) Jelen utasítás alkalmazása során:

(2) A szerződéstár kezelője: a Költségvetési és Kontrolling Főosztály.

3. § (1) A szerződéskötési folyamat megindításakor – pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés esetén – előzetes fedezetvizsgálatot kell végrehajtani a megfelelő keret rendelkezésre állásának megállapítása érdekében.

(2) Az előzetes fedezetvizsgálatért a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője a felelős. Az előzetes fedezetvizsgálathoz szükséges információk az NFGM Együttműködési Portálján hozzáférhetőek, a vonatkozó adatokat a portálra a VIR szolgáltatja. A szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység az előzetes fedezetvizsgálatba – a releváns adatok pontosítása érdekében – szükség szerint bevonhatja a Költségvetési és Kontrolling Főosztályt.

(3) A szerződés előkészítésének folyamatában a lehetséges szerződéses partner felkutatása a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység feladata. Amennyiben az adott szerződés összege nem éri el a közbeszerzési értékhatárt, ugyanakkor nem kizárólagosan egy szervezet/személy képes teljesíteni, úgy kívánatos, hogy a szakmailag és gazdaságilag legmegfelelőbb partner kiválasztására lehetőség szerint legalább 3 ajánlat bekérése és kiértékelése alapján kerüljön sor. A kiértékelés szempontjai lehetnek többek között a termék, szolgáltatás minősége, ára, referenciák, fizetési feltételek, rendelkezésre állás, korábbi tapasztalatok stb.

(4) A szerződéstervezet előkészítése a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység feladata.

(5) Amennyiben rendelkezésre áll az adott típusszerződésre vonatkozó minta, a szerződéstervezetet a Standard szerződésminta alapján kell előkészíteni (lásd az intraneten és az NFGM Együttműködési Portálon).

(6) Amennyiben a tervezett szerződésre nem áll rendelkezésre Standard szerződésminta, úgy a szerződéstervezet előkészítése során alkalmazható a partner által előkészített szerződéstervezet is. A szerződéstervezet előkészítésében a Közbeszerzési Főosztály a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység megkeresése alapján szükség szerint közreműködik. A szerződéstervezet előkészítése során figyelembe kell venni az NFGM Igazgatás költségvetése pénzügyi-gazdasági feladatai ellátásáról és a döntési eljárásokról szóló NFGM utasításban, valamint a Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztérium fejezet adott évre vonatkozó egyes fejezeti kezelésű előirányzatainak felhasználásáról szóló utasításban foglaltakat.

(7) A Standard szerződésminták, szerződéstervezetek készítése során a szerződés tárgyát – amennyiben a feladat jellege ezt lehetővé teszi – részfeladatokra bontva kell meghatározni [2. § (1) bekezdés a) pont], ezzel segítve a kontrolling riportok előállítását és a feladatok nyomon követését, ütemezését.

4. § (1) A szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység az előkészített szerződéstervezet alapján a szerződéssel kapcsolatos alapadatokat Szerződéses adatlapon rögzíti. A Szerződéses adatlap a szerződéstárba való felvétel alapvető információforrása, mintáját az 1. számú melléklet tartalmazza.

(2) A Szerződéses adatlap adatainak kitöltése – amelyekhez a szerződéstervezet és a hozzá kapcsolódó előkészítő feladatok részletes ismerete elengedhetetlen – a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység feladata.

(3) A szerződéstervezetet és a Szerződéses adatlapot a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység elektronikusan továbbítja véleményezés céljából a Közbeszerzési Főosztály (a továbbiakban: véleményező) részére.

(4) A véleményező feladata a szerződéstervezet véleményezésén túl a Szerződéses adatlapon – metaadatonként – a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység által meghatározott és a véleményező illetőségébe tartozó adattartalom véleményezése, illetőleg egyes metaadatok tekintetében a Szerződéses adatlap kitöltése is.

(5) A véleményező véleményét változáskövetéssel – korrektúra alkalmazásával – a szerződéstervezet és a Szerződéses adatlap elektronikus példányaiban rögzíti, majd azt a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység részére 8 munkanapon belül elektronikus úton visszaküldi. Ettől rövidebb véleményezési határidőt a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység az elektronikus levél szövegezésében kérelmezhet, egyidejűleg megjelölve a sürgősebb véleményezési határidő okát. Az elvárt véleményezési határidő 2 munkanapnál rövidebb nem lehet.

(6) A vélemény visszaérkezését követően a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység feladata az észrevételek átvezetése a szerződéstervezeten és a Szerződéses adatlapon, továbbá a véleményező nevének, a véleményezés dátumának és a vélemény iktatószámának rögzítése a Szerződéses adatlapon.

(7) Abban az esetben, ha a véleményező vagy a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység különböző álláspontot képviselnek a szerződéstervezettel kapcsolatosan, úgy a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység egyeztetést kezdeményez, amelyet mindaddig folytatni köteles, ameddig a véleményező és a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység azonos álláspontokra nem jutnak. Amennyiben a szerződés megkötésének a Közbeszerzési Főosztály jogszabályi akadályát látja, úgy a szerződés nem köthető meg.

(8) A vélemény átvezetését követően – és amennyiben a szerződéstervezet megfelel a (7) bekezdésben foglaltaknak – nem szükséges a szerződéstervezet és a Szerződéses adatlap ismételt megküldése a véleményező részére.

(9) A pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződések esetén a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység Kötelezettségvállalási adatlapot tölt ki a véleményezett szerződéstervezet alapján. A Kötelezettségvállalási adatlap mintáját a 2. számú melléklet tartalmazza. A VIR részfeladatszintű kontrolling adatszolgáltatásának biztosítása érdekében a Kötelezettségvállalási adatlapon – a szerződéstervezetben szereplő részteljesítésekkel összhangban – rögzíteni kell a kapcsolódó ügyletkódokat. Az ügyletkódokról a Költségvetési és Kontrolling Főosztály tájékoztatja a szervezeti egységeket.

5. § (1) Pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés esetén a Kötelezettségvállalási adatlap és a szerződéstervezet alapján a Költségvetési és Kontrolling Főosztály feladata a költségvetési ellenjegyzés.

(2) A szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység a kötelezettségvállalásra jogosult vezető – tanulmányok esetén a kabinetfőnök – által jóváhagyott Kötelezettségvállalási adatlapot, továbbá a szerződéstervezetet a 6. § (3) bekezdésében meghatározott példányszámban költségvetési ellenjegyzés céljából – az Iratkezelési Utasításban foglaltakat figyelembe véve – megküldi a Költségvetési és Kontrolling Főosztály részére.

(3) Az ellenjegyzés során a Költségvetési és Kontrolling Főosztály meggyőződik a Kötelezettségvállalási adatlapon szereplő adatok és a szerződéstervezet adatainak egyezőségéről. Eltérés esetén egyeztet a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egységgel, amely gondoskodik az adatok egyezősége érdekében szükséges intézkedések végrehajtásáról.

(4) Az adatok egyezősége esetén a Költségvetési és Kontrolling Főosztály a szükséges adatokat rögzíti a Forrás SQL-rendszerben, majd a rendszerből Kiadási kötelezettségvállalási bizonylatot nyomtat és azt – ellenőrzést követően – jóváhagyólag aláírja.

(5) Fejezeti kezelésű előirányzatok esetén a Költségvetési és Kontrolling Főosztály a szerződés szerinti fizetési kötelezettség és az előirányzat-felhasználási terv összhangját is ellenőrzi.

(6) A szükséges forrás rendelkezésre állását a Költségvetési és Kontrolling Főosztály a kötelezettségvállalás ellenjegyzése útján a szerződéstervezet valamennyi rendelkezésére bocsátott példányán igazolja. Az ellenjegyző az ellenjegyzést vagy megtagadásának tényét a Kötelezettségvállalási adatlapon is rögzíti. Az ellenjegyzés megtagadását a Kötelezettségvállalási adatlapon indokolni szükséges.

(7) Igazgatási előirányzat terhére történő kötelezettségvállaláshoz, a nettó – általános forgalmi adót nem tartalmazó – 5 millió Ft-ot elérő, vagy azt meghaladó szerződések esetén a közigazgatási ügyekért felelős szakállamtitkár előzetes egyetértése szükséges. Az egyetértés beszerzéséről a Költségvetési és Kontrolling Főosztály gondoskodik a kötelezettségvállalás ellenjegyzésének keretében. A közigazgatási ügyekért felelős szakállamtitkár egyetértését a Kötelezettségvállalási adatlapon aláírásával igazolja.

(8) Az ellenjegyzést követően a Költségvetési és Kontrolling Főosztály a szerződéstervezetet – a rendelkezésére bocsátott példányszámban a Kötelezettségvállalási adatlappal együtt – 8 munkanapon belül visszaküldi a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység részére.

(9) Amennyiben a kötelezettségvállalás nem felel meg a vonatkozó szabályozásban foglaltaknak vagy nem áll rendelkezésre a teljesítéshez szükséges összeg, az ellenjegyzésre jogosultnak erről a Kötelezettségvállalási adatlap megküldésével tájékoztatnia kell a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőt, valamint a közigazgatási ügyekért felelős szakállamtitkárt.

6. § (1) A költségvetési ellenjegyzést követően a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője aláírásával jóváhagyja a Szerződéses adatlapban foglaltakat, és gondoskodik a szerződés felek által történő aláírásáról.

(2) Amennyiben a szerződés pénzügyi kötelezettségvállalást nem tartalmaz, a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője a véleményezési eljárást követően aláírásával jóváhagyja a Szerződéses adatlapban foglaltakat, és gondoskodik a szerződés felek által történő aláírásáról.

(3) Az NFGM és a szerződő fél(ek) részére a szerződés egy-egy aláírt példányának rendelkezésre állását kell biztosítani.

(4) A pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződést a szerződés értéke szerint kötelezettségvállalásra jogosult vezető, míg a pénzügyi kötelezettségvállalást nem tartalmazó szerződést a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője vagy a megállapodás tárgya szerint illetékes felsővezető írja alá.

(5) A kötelezettségvállalásra jogosultak meghatározását – értékhatárok szerint – az NFGM Igazgatás költségvetése pénzügyi-gazdasági feladatai ellátásáról és a döntési eljárásokról szóló NFGM utasítás, valamint a Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztérium fejezet adott évre vonatkozó egyes fejezeti kezelésű előirányzatainak felhasználásáról szóló utasítás, továbbá a Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztérium egyes fejezeti kezelésű előirányzatai kezeléséről és pályázatos úton nyújtott támogatásainak lebonyolításáról szóló rendelet tartalmazza.

(6) A felek által aláírt szerződés NFGM-et illető eredeti példányát, a jóváhagyott Szerződéses adatlapot és pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés esetén a Kötelezettségvállalási adatlapot a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője a szerződés létrejöttét követően haladéktalanul továbbítja a Szerződéstár kezelője részére.

(7) A szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység a pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó, a szerződő felek által aláírt szerződés egy – lehetőség szerint elektronikus – másolati példányát továbbítja a Közbeszerzési Főosztály részére.

(8) Abban az esetben, ha a pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződéstervezetet a szerződő felek nem írják alá (a szerződés nem jön létre), a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység köteles erről a Kötelezettségvállalási adatlap visszaküldésével egyidejűleg tájékoztatni a Költségvetési és Kontrolling Főosztályt és a Közbeszerzési Főosztályt. A Kötelezettségvállalási adatlapon a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőnek írásban kell rögzítenie a szerződéskötés meghiúsulásának tényét, röviden indokát, és ezt aláírásával kell igazolnia.

7. § (1) A Szerződéstár kezelője az aláírt szerződés, a Szerződéses adatlap és a Kötelezettségvállalási adatlap alapján felelős:

(2) A Szerződéstár kezelője a szerződések államháztartásról szóló törvényben meghatározott adatainak közzététele érdekében a törvényben meghatározott tartalommal és a törvényben meghatározott határidőre figyelemmel gondoskodik a Szerződéstárban rögzített releváns adatoknak a közzétételért felelős Kommunikációs Főosztály részére történő továbbításáról.

(3) A Kommunikációs Főosztály a (2) bekezdésben meghatározott adatokat a minisztérium honlapján közzéteszi, az államháztartásról szóló törvényben meghatározottak szerint.

8. § (1) A szerződéstár az aláírt szerződés és a kapcsolódó adatlapok (Szerződéses adatlap, Kötelezettségvállalási adatlap) digitális képének gyors visszakereshetőségét biztosítja. A szerződéstár üzemeltetéséért a Szerződéstár kezelője, annak az igények szerinti fejlesztéséért az Informatikai Főosztály a felelős.

(2) A szerződéshez olvasási jogot kell biztosítani:

(3) A (2) bekezdésben meghatározott személyeken túl a szerződéstárhoz olvasási jogot, a szerződéstárhoz való hozzáférést a szerződéstár kezelője a szerződést kezdeményező szervezeti egység vezetője/kötelezettségvállalásra jogosult vezető (kötelezettségvállaló) vagy az előzőek vezetőjének (felsővezető) írásbeli feljegyzése alapján adhat.

(4) A Szerződéses adatlapon szolgálati vagy államtitokként minősített szerződések esetében olvasási jog az államtitokról és a szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény alapján kizárólag a minősítőt, a titokbirtokost és a titokvédelmi felügyelőt illeti meg. A minősített adatok kezelési rendjével kapcsolatos részletes szabályokat a minősített adatok minisztériumi kezelésének rendjéről szóló utasítás tartalmazza.

(5) A minősített szerződések esetében a (4) bekezdésben meghatározott személyeken túl olvasási jog csak a minősítő engedélyével biztosítható.

(6) A digitalizált szerződéseket megfelelően azonosítható fájlnévvel kell ellátni a következők szerint: az érintett területet (igazgatás vagy fejezet)_a kötelezettségvállalás azonosító száma_és a keletkezés dátuma (pl. igazgatás vagy fejezet –I/F]_[szerződés száma]_[év].kiterjesztés pl. i_kz006644_2007.pdf).

(7) A fájl digitalizálásával párhuzamosan az adott szerződéshez kapcsolódóan a Szerződéstár kezelőjének rögzíteni kell a következő metaadatokat:

(8) Abban az esetben, ha szervezeti átalakulásból eredően a szerződést kezdeményező szervezeti egység megszűnik/átalakul stb., a megszűnő/átalakuló szerződést kezdeményező szervezeti egység feladata, hogy a szerződéstárban hozzá rendelt szerződések vonatkozásában a Szerződéstár kezelőjét a jogutódról tájékoztassa.

9. § (1) A költségvetési előirányzatot érintő pénzforgalmat csak a teljesítés igazolása alapján lehet érvényesíteni. A teljesítés igazolására jogosult személyt – a szerződésben való feltüntetés útján – a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője jelöli ki.

(2) A teljesítés igazolása során meg kell győződni arról, hogy a feladat elvégzése előírásszerűen, a szerződésben foglaltak szerint megtörtént-e, illetőleg az ellenérték kifizetése megalapozott-e, amelyet a szerződésben meghatározottak szerint kell igazolni.

(3) Amennyiben a szerződésszerű teljesítéssel kapcsolatosan kifogás nem merül fel, a teljesítés igazolására jogosult személy a teljesítést az utasítás 3. számú mellékletében található nyomtatvány „Teljesítésigazolás és kifizetés engedélyezése” rovatainak kitöltése és aláírása útján igazolja, és a nyomtatvány egy példányát az NFGM-mel szerződő fél részére továbbítja. A számla kiállítására a nyomtatvány birtokában és alapján kerülhet sor, azzal, hogy a számla kiállításának a szerződésben meghatározott részteljesítésekhez (részfeladatokhoz) kell igazodnia.

(4) A szerződő fél által kiállított számlát a teljesítés igazolására jogosult személy ellenőrzi.

(5) A kifizetést a kötelezettségvállalásra jogosult vezető engedélyezi az utasítás 3. számú mellékletében található, a „Teljesítésigazolás” rovatok tekintetében már kitöltött és aláírt nyomtatvány NFGM-et illető példánya „Kifizetés engedélyezése” rovatainak kitöltése és aláírása útján. Tanulmányok esetén a kifizetés engedélyezéséhez a kabinetfőnök jóváhagyása is szükséges. A nyomtatványon minden esetben fel kell tüntetni a részteljesítésekhez (részfeladatokhoz) kapcsolódó ügyletkódot és (rész)összeget.

(6) Ha valamely okból a kifizetés nem engedélyezhető, akkor a teljesítés igazolására jogosult személy gondoskodik a számla kiállítójának tájékoztatásáról, és szükség esetén intézkedik a hiánypótlás iránt.

(7) A kötelezettségvállalásra jogosult vezető a megfelelően kiállított számlát és az általa az (5) bekezdés szerint jóváhagyott nyomtatványt – az Iratkezelési Utasításban előírtak betartásával – továbbítja a Költségvetési és Kontrolling Főosztály részére.

(8) Azon előirányzatok esetében, amelyeknél a pénzügyi-számviteli feladatokat közreműködő szervezet végzi, a kötelezettségvállalásra jogosult vezető a megfelelően kiállított számlát és az általa az (5) bekezdés szerint jóváhagyott nyomtatványt a közreműködő szervezet részére továbbítja.

(9) Amennyiben támogatási szerződés – jogszabály vagy belső utasítás alapján – előlegfizetésről vagy a támogatási összeg kifizetése tekintetében előfinanszírozásról rendelkezik, a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőnek a 3. melléklet szerinti nyomtatvány „Kifizetés engedélyezése” rovatainak értelemszerű kitöltése és aláírása útján kell gondoskodnia a pénzügyi teljesítés engedélyezéséről, továbbá a nyomtatvány Költségvetési és Kontrolling Főosztály vagy pénzügyi-számviteli feladatokat ellátó közreműködő szervezet részére történő továbbításáról.

10. § A teljesítésigazolást követően, a kifizetendő számlát a Költségvetési és Kontrolling Főosztály is ellenőrzi és a Forrás SQL-rendszerből nyert Kiadási utalványrendelet használatával az érvényesítésre, ellenjegyzésre és utalványozásra vonatkozó belső utasításokban rögzített eljárásrend szerint jár el, ide nem értve azon előirányzatokat, amelyeknél a pénzügyi-számviteli feladatokat közreműködő szervezet végzi.

11. § (1) A szerződés módosításának folyamatára a szerződéskötésre vonatkozó szabályokat azzal a különbséggel kell alkalmazni, hogy a Szerződéses adatlap módosítás rovatában meg kell jelölni azon szerződés azonosítóját, amelyre a szerződésmódosítás vonatkozik.

(2) Amennyiben a szerződés nem teljesítéssel szűnik meg, a szerződésben rögzített feltételek szerint kell eljárnia a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egységnek, azzal, hogy a véleményezőket a szerződés megszüntetésébe – a kapcsolódó dokumentumok véleményeztetése útján – be kell vonni.

(3) A (2) bekezdésben foglaltak esetén a szerződés megszüntetését követően a szerződés lezárására vonatkozó rendelkezéseket megfelelően alkalmazni kell.

12. § (1) A szerződés teljes körű szakmai és pénzügyi teljesítését követően a szerződést kezdeményező szervezeti egység vezetőjének gondoskodnia kell a szerződés lezárásáról.

(2) A szerződés lezárását a – 4. számú mellékletben szereplő – Kötelezettségvállalás lezárása nyomtatvány kitöltése útján kell igazolni, és azt a Költségvetési és Kontrolling Főosztály vagy a pénzügyi-számviteli feladatokat ellátó közreműködő szervezet részére kell továbbítani.

(3) A szerződés lezárásakor a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetőjének intézkednie kell a szerződésben rögzített, de fel nem használt összeg (maradvány) rögzítése és a maradvány felszabadításának engedélyeztetése iránt.

(4) A Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztérium beszerzéseinek szabályozásáról szóló NFGM utasításban foglaltak alapján a közbeszerzési eljárás eredményeként kötött szerződések teljesüléséről a teljesítésigazolás kiállítását követően haladéktalanul, legfeljebb két napon belül a beszerző szervezeti egység a teljesítésigazolás másolatának megküldésével köteles a Közbeszerzési Főosztályt tájékoztatni.

13. § (1) Ez az utasítás 2008. szeptember 15-én lép hatályba, rendelkezéseit az ezt követően indított szerződéskötési eljárásokra kell alkalmazni.