86/2008. (HK 17.) HM u t a s í t á s
a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszer kialakításával kapcsolatos feladatokról*
2008.11.17.
1. § Az utasítás hatálya a Honvédelmi Minisztériumra (a továbbiakban: HM), a miniszter alárendeltségébe, közvetlen irányítása, fenntartói irányítása, közvetlen felügyelete alá tartozó szervezetekre, valamint a Magyar Honvédség katonai szervezeteire – ideértve az ideiglenes katonai szervezeteket is – (a továbbiakban együtt: honvédelmi szervek) terjed ki.
2. § (1) A FEUVE rendszer olyan irányítási és ellenőrzési rendszer, melynek segítségével a honvédelmi szerv érvényesíti a feladatai ellátásához szükséges előirányzatokkal, létszámmal és vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, eredményes és hatékony tevékenység (gazdálkodás) követelményeit, – a honvédelmi szerv feladataira vonatkozó – pontos és naprakész információk rendelkezésre állását.
(2) A honvédelmi szervek saját FEUVE rendszere kialakításának, működtetésének és felülvizsgálatának alapját – a 2. számú melléklet szerinti előírásokkal – az alábbi okmányok alkotják:
a) a FEUVE rendszer kialakításának és működtetésének általános szabályai, előírásai (a továbbiakban: FEUVE általános szabályzat),
b) szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje,
c) az ellenőrzési nyomvonal; és a honvédelmi szerv folyamatainak listája (a továbbiakban: folyamatlista),
d) a kockázatok kezelésének szabályzata.
(3) A FEUVE rendszer kialakításáért, működtetéséért és fejlesztéséért, az előírt okmányok elkészítéséért, illetve azok aktualizálásáért, az intézmény vonatkozásában a honvédelmi szerv vezetője a felelős.
(4) A FEUVE rendszer kialakításának, működtetésének és fejlesztésének, fejezetszintű szabályai kidolgozásának tárca szintű szakmai koordinációját, valamint a 13. § szerinti ellenőrzését a HM Védelmi Tervezési és Infrastrukturális Szakállamtitkár (a továbbiakban: HM VTISZÁT) irányításával a HM Közgazdasági és Pénzügyi Ügynökség (a továbbiakban: HM KPÜ) végzi.
(5) A HM KPÜ a fejezetszintű szabályzók kialakítása során a Pénzügyminisztérium által kiadott útmutatókban foglaltakat dolgozza fel, adaptálja.
A FEUVE általános szabályzat
3. § A 2. § (2) bekezdésének a) pontja által meghatározott FEUVE általános szabályzat a honvédelmi szerv sajátosságait figyelembe véve, részletesen meghatározza a FEUVE rendszer kialakításával, működtetésével kapcsolatos alapvető követelményeket, felelősséget és jogköröket, végrehajtási szinteket.
A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje
4. § A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje a honvédelmi szerv működési rendjében, a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az egyes műveletekben előforduló, valamely normától, belső rendelkezéstől, felettesi utasítástól, elöljárói parancstól való eltérés esetén a vezetők, illetve a beosztott állomány által alkalmazandó – a hatályos jogszabályokban, az állami irányítás egyéb jogi eszközeiben előírtakon alapuló – eljárási rendet és eljárási szabályokat rögzíti.
Az ellenőrzési nyomvonal, folyamatlista
5. § Az ellenőrzési nyomvonal előkészítésének, kialakításának (aktualizálásának) keretében el kell készíteni (aktualizálni kell) a honvédelmi szerv alaprendeltetési és működési feladatait tartalmazó folyamatlistát, mely az ellenőrzési nyomvonal létrehozásának alapjául és a folyamatgazdák azonosításául szolgál.
6. § (1) Az ellenőrzési nyomvonal a honvédelmi szervnél megvalósuló, a szervezetre jellemző, folyamatokat, tevékenységeket tartalmazó tervezési, pénzügyi bonyolítási és ellenőrzési folyamatok táblázatba foglalt – a pontosabb végrehajtás érdekében, szükség szerint szöveges magyarázattal vagy folyamatábrával kiegészített – leírása, amely tartalmazza a folyamatok meghatározását, a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, továbbá az irányítási, valamint ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomon követését és utólagos ellenőrzését.
(2) Az ellenőrzési nyomvonalban a honvédelmi szerv tevékenységére jellemző összes folyamatot fel kell tüntetni, amit oly mértékben kell részfolyamatokra bontani, hogy az alapul szolgáljon a kockázati tényezők felmérésére és a kockázatok elemzésére, kezelésére.
7. § (1) A honvédelmi szerv a tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat kockázatelemzés keretében köteles megállapítani, mérni. Az azonosított kockázatok csökkentése, megszüntetése érdekében ki kell alakítani a kockázatkezelés rendjét meghatározó intézkedéseket és megtételük módját. A kockázatkezelés feladatait és eljárásrendjét a honvédelmi szerv kockázatkezelési szabályzatában kell rögzíteni, valamint az egyes tevékenységek vonatkozásában a beazonosított kockázatok nyilvántartását el kell készíteni.
(2) A honvédelmi szerv feladatainak, tevékenységeinek tekintetében – az esetleges szakterületi eltérések okán – a szabályzat kialakítása során meg kell határozni a felelősségi, kockázatkezelési szinteket.
(3) Felelősségi szintenként kockázat-nyilvántartást kell vezetni, melyek a honvédelmi szerv összegzett (Fő) kockázat-nyilvántartásának alapját képezik.
(4) A FEUVE rendszer előírt működtetésének realizálásaként a honvédelmi szerv – az okmányok alapján – a megállapított felelősségi szintjein a kockázatkezelést a napi tevékenység folyamatában, dokumentáltan végzi.
(5) A felelősségi szintek vezetőinek részvételével az adott szervezetre vonatkozó értékelési feladatokat a honvédelmi szerv vezetője kijelölt helyettesének vezetésével létrehozott „Kockázatkezelő Bizottság” végzi.
(6) Az (5) bekezdésben meghatározott értékelések (felülvizsgálat) eredményét a Kockázatkezelő Bizottság dokumentálja a felelősök adatszolgáltatásai alapján és összegzi a honvédelmi szerv (Fő)kockázat nyilvántartásában, melyről a szükséges döntések meghozatalához információt szolgáltat a szervezet vezetője részére.
8. § (1) Az ellenőrzési nyomvonal, valamint a folyamatlista pontosítását a honvédelmi szerv feladatainak változásával összefüggésben esetenként, de évente legalább két alkalommal (tárgyév 04. 15. és 10. 15-ig) felülvizsgálat keretében el kell végezni.
(2) A honvédelmi szerv tevékenységeinek, folyamatainak kockázatelemzését az ellenőrzési nyomvonal felülvizsgálatával, pontosításával összhangban, de évente legalább két alkalommal (tárgyév 04. 15. és 10. 15-ig), elemezni kell és a szükséges változásokat a kockázat nyilvántartásban át kell vezetni.
Az okmányok rendszere (kapcsolata)
9. § (1) A honvédelmi szervek FEUVE okmányaikat, valamint FEUVE rendszerüket jelen utasítás előírásai alapján készítik el, alakítják ki és működtetik.
(2) A honvédelmi szervek a 2. § (2) bekezdése szerinti FEUVE rendszerükkel összhangban módosítják, kiegészítik a Szervezeti és Működési Szabályzatuk ellenőrzések rendjére vonatkozó előírásait.
(3) A 2. § (2) bekezdésének b) pontja szerinti szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje – a „HM Igazgatása”, mint intézmény kivételével – a honvédelmi szerv szervezeti és működési szabályzatának a mellékletét képezi.
(4) A honvédelmi szerv kialakítandó ellenőrzési nyomvonala, valamint az azt alátámasztó folyamatlista a FEUVE általános szabályzat mellékleteit képezik.
(5) A honvédelmi szervek FEUVE rendszerüket az alapító okiratukban meghatározott gazdálkodási jogosultságra figyelemmel a pénzügyi és számviteli, elhelyezési, infrastrukturális, illetve logisztikai utaltsági rendnek megfelelően, az ellátást biztosító illetékes honvédelmi szervekkel együttműködve dolgozzák ki.
(6) A béketámogató és válságkezelő kontingensek a FEUVE rendszerüket az alapító okiratukban a pénzügyi, ellátási és gazdálkodási feladataik támogatására kijelölt együttműködő szervezetekkel közösen dolgozzák ki. A FEUVE rendszer kidolgozását az ideiglenes katonai szervezet megalakítására kijelölt honvédelmi szerv parancsnoka irányítja, szakmailag felügyeli. Az ideiglenes katonai szervezet esetében a kidolgozásért az ideiglenes katonai szervezet parancsnoka a felelős.
(7) Az ellátást biztosító honvédelmi szervek vezetői szervezetüket illetően kötelesek intézkedni az utalt honvédelmi szervek FEUVE rendszere kidolgozásában ellenőrizhető, dokumentált módon történő szakmai együttműködésre, a kapcsolódó tevékenységek, illetve a kötelező egyeztetések meghatározása, a kockázatok felmérése, értékelése és kezelése terén jelentkező feladatok, a kapcsolódási pontok, hatáskörök egyértelmű, összehangolt szerepeltetése érdekében.
(8) A szervezeti elkülönülés okán jelentkező, az ellátói jogosultságból, kötelezettségből fakadó folyamatok szabály- és előírásszerű végrehajtásáért az ellátó honvédelmi szerv vezetője, az ellátott honvédelmi szerv FEUVE rendszerébe történő beépítéséért az ellátott honvédelmi szerv vezetője a felelős.
(9) A tevékenységek mélységét, részletességét kizárólag az ellátott honvédelmi szerv kapcsolódó szakfeladataival összhangban kell meghatározni.
(10) A honvédelmi szerv vezetője a belső kontroll rendszer működtetését az Ámr. 23. számú melléklete szerint értékeli, arról nyilatkozik és azt az éves költségvetési beszámolóval együtt megküldi a felügyeleti szerv részére.
(11) A honvédelmi szerv vezetője a költségvetési beszámoló szöveges értékelésében, az adott költségvetési évre vonatkozóan részletezi a FEUVE rendszer kialakítottságának, működtetésének tapasztalatait, a FEUVE tevékenység során feltárt, az intézmény működésével kapcsolatos hibákat, a kockázatelemzés, kockázatkezelés eredményeit, a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje alkalmazásában kialakult eredményeket, valamint a honvédelmi szervet érintő külső [az Állami Számvevőszék (a továbbiakban: ÁSZ) által végrehajtott], belső [a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal (a továbbiakban: KEHI) által végrehajtott], valamint fejezetszintű, elöljárói felügyeleti vagy belső (intézményi) ellenőrzések FEUVE rendszer kialakítására, működtetésére vonatkozó megállapításait, a kapcsolódóan meghozott intézkedések eredményeit.
(12) A speciális gazdálkodást folytató szervek kivételével a beszámolóhoz csatolandó a költségvetési szerv vezetőjének önálló, jogszabályban előírt nyilatkozatán kívül a HM KPÜ részéről – a honvédelmi szerv pénzügyi és számviteli ellátásáért felelős – a beszámoló aláírására jogosult illetékes gazdasági vezetőnek az 1. számú melléklet szerinti, az adott szervre vonatkozó nyilatkozata is.
(13) A honvédelmi szervek a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet 29/A. §-ában előírtakkal összhangban, valamint a HM fejezet államháztartási belső ellenőrzési rendjének szabályairól, és a HM fejezet egységes államháztartási belső ellenőrzési kézikönyvének kiadásáról szóló 81/2007. (HK 15.) HM utasítás 11. § (24)–(26) bekezdéseiben foglalt eljárásrend alapján nyilvántartást vezetnek, valamint beszámolót készítenek, terjesztenek fel a külső és belső ellenőrzési jelentésekben tett megállapításokra, javaslatokra tett intézkedések hasznosulásáról.
Az okmányok kidolgozásának további szabályai
a speciális gazdálkodást folytató honvédelmi szerveknél
10. § A speciális gazdálkodást folytató honvédelmi szervek a FEUVE rendszerüket jelen utasítás alapján önállóan alakítják ki, amelyhez szükség szerint veszik igénybe a HM KPÜ szakmai közreműködését.
Az okmányok kidolgozásának további,
speciális szabályai a HM-nél, mint intézménynél
11. § (1) A „HM Igazgatása” FEUVE rendszerének kialakításához, működtetéséhez, rendszeres felülvizsgálatához kapcsolódó szakmai koordinációs tevékenységet a HM KPÜ végzi. Ennek keretében – az érintett HM szervek közreműködésével, azok bedolgozásai alapján – előkészíti a Honvédelmi Minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatának (a továbbiakban: HM SZMSZ) vonatkozó módosításait, majd felterjeszti a jóváhagyási eljárást végző HM Tervezési és Koordinációs Főosztály (a továbbiakban: HM TKF) részére.
(2) A „HM Igazgatása” 2. § (2) bekezdés a) pont szerinti FEUVE szabályzatát az (1) bekezdésben meghatározott feladatok végrehajtásával párhuzamosan a HM KPÜ alakítja ki a HM VTISZÁT irányításával, melyet megküld a HM TKF részére a HM Kabinetfőnök (a továbbiakban: HM KF) általi jóváhagyás előkészítése érdekében.
(3) A „HM Igazgatása” ellenőrzési nyomvonala és folyamatlistája kidolgozását a HM KPÜ koordinálja az alábbiak szerint:
a) a kidolgozásban érintett HM szervek: a minisztérium szervezeti elemei a HM SZMSZ II. fejezete szerint;
b) a kidolgozásban érintett HM szervek a pénzügyi, az infrastrukturális és elhelyezési, valamint a logisztikai ellátást végző szervekkel (a HM KPÜ-vel, a HM Infrastrukturális Ügynökséggel, továbbá az MH Támogató Dandárral) együttműködve, szükség szerint igénybe véve a HM KPÜ szakmai közreműködését, elkészítik a saját ellenőrzési nyomvonalukat és folyamatlistájukat, amelyeket a szakmai összehangolás, valamint a felülvizsgálat érdekében megküldenek a HM KPÜ részére;
c) az ellátást végző szervek az elkészített ellenőrzési nyomvonalukat, folyamatlistájukat megküldik a HM KPÜ részére a „HM Igazgatása” okmányai kialakításának összehangolása, felülvizsgálata érdekében;
d) a HM KPÜ a felülvizsgálat keretében elemzi a megküldött okmányok előírt szerkezeti, szerkezeti-tartalmi követelményeinek meglétét, az összehangolás (kialakítás) elvárt szinten történő megvalósíthatóságát. A HM KPÜ a felülvizsgálatot, valamint az érintett szervek közreműködésével történt összehangolást követően kialakítja a „HM Igazgatása” összesített ellenőrzési nyomvonalát és összesített folyamatlistáját majd azokat – az e) pontban meghatározott módosítási javaslatok realizálását követően – megküldi a HM TKF részére a HM KF általi jóváhagyás előkészítése érdekében;
e) a kidolgozásban érintett HM szervek ellenőrzési nyomvonalait és folyamatlistáit a HM KPÜ a végrehajtott felülvizsgálatot követően az érintettek részére visszaigazolja a szükséges módosítási javaslatokkal együtt.
(4) A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét az érintett HM szervek bevonásával a HM Jogi Főosztály dolgozza ki és szakmai egyeztetés és pontosítás után megküldi a HM TKF részére a jóváhagyás előkészítése érdekében.
(5) A szabálytalanságok – 2. számú melléklet V. fejezet szerinti – vizsgálata, kezelése és nyilvántartása az érintett HM szerv vezetőjének vagy az általa kijelölt személyeknek – különböző szintű vezetők – a feladata.
(6) A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje keretében feltárt hibák a „HM Igazgatása”-ra vonatkozó összesített nyilvántartását és a tevékenység eredményével, tapasztalataival kapcsolatos összesített értékelő jelentést a HM Védelemgazdasági Főosztály (a továbbiakban: HM VGF) készíti el az érintett HM szervek a tárgyévet követő év január 31-ig történő adatszolgáltatásai alapján.
(7) Az összesített nyilvántartást és beszámolójelentést a HM VTISZÁT hagyja jóvá. A jóváhagyást követően az összesített beszámolójelentést a HM VGF bedolgozza a (8) bekezdés szerinti összesített beszámolójelentés anyagába.
(8) A 2. számú melléklet VII. fejezet 1. pontjának 2. bekezdése szerinti beszámolási kötelezettséget [összhangban az (5) bekezdés vonatkozó előírásaival] minden érintett HM szervnek végre kell hajtania és a tárgyévet követő év január 31-ig meg kell küldenie a „HM Igazgatása” harmonizációs feladatait végző HM VGF részére. A HM VGF összesített beszámolót készít a tárgyévet követő év március 31-ig, melyet megküld a HM KPÜ részére a HM tárca éves szöveges beszámolójába történő bedolgozás érdekében.
(9) A „HM Igazgatása” kockázatkezelési szabályzatát – a (3) bekezdés b) pontja szerinti honvédelmi szervek közreműködésével – a HM VGF dolgozza ki, majd a szakmai egyeztetést és pontosítást követően megküldi a HM TKF részére a HM KF általi jóváhagyás előkészítése érdekében.
(10) A kidolgozásban érintett HM szervek, a felülvizsgált ellenőrzési nyomvonaluk alapján elkészítik saját kockázat-nyilvántartásaikat, melyeket megküldenek a HM VGF részére felülvizsgálat, valamint a „HM Igazgatása” Fő-kockázat nyilvántartásának összeállítása érdekében.
(11) A HM VGF az összeállított Fő-kockázat nyilvántartást megküldi a HM TKF részére a HM KF általi jóváhagyás előkészítése érdekében.
A FEUVE rendszer független belső ellenőrzése
és értékelése
12. § (1) A FEUVE rendszerek kiépítésének, működésének jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelőségét, illetve az irányítási és ellenőrzési rendszerek működésének gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét teljeskörűen a vonatkozó jogszabályok, illetve a nemzetközi belső ellenőrzési standardok követelményeivel összhangban előírt módszertanok alapján a honvédelmi szerv államháztartási belső ellenőre az éves tervében, a HM központi ellenőrzési szervezete, illetve az átruházott hatáskörrel rendelkező középirányító honvédelmi szerv az éves fejezetszintű államháztartási belső ellenőrzési tervben foglalt ütemezéssel vizsgálja és értékeli.
(2) Az államháztartási belső ellenőrzés (1) bekezdésben szereplő jogszabályi kötelezettségét és jogosultságát, a követendő eljárási szabályokat a vonatkozó fejezetszintű és helyi szabályok részleteiben meghatározzák.
(3) Az (1) és (2) bekezdések szerinti ellenőrzéseket a fejezeten belüli szervek részéről végzett más típusú ellenőrzések nem váltják ki.
A honvédelmi szervek FEUVE ellenőrzése
13. § (1) A koordinációs, valamint fejlesztési feladatok maradéktalan, teljes körű, eredményes és hatékony végrehajtása érdekében – a 2. számú melléklet VIII. fejezete szerint – a HM KPÜ FEUVE ellenőrzéseket hajt végre a honvédelmi szerveknél a HM VTISZÁT irányításával.
(2) Az ellenőrzések az előírt szabályzók betartásának, okmányok kidolgozásának helyzetére terjednek ki, vizsgálva az adott szervezetnél, a megelőző időszakban végrehajtott külső (az ÁSZ által végrehajtott), belső (a KEHI által végrehajtott), valamint fejezetszintű, elöljárói felügyeleti, vagy belső (intézményi) ellenőrzések tapasztalatainak beépítését a rendszerfejlesztés érdekében.
(3) Az ellenőrzéseket a HM éves ellenőrzési tervében kell megtervezni annak érdekében, hogy összhangban legyenek a honvédelmi szervek tevékenységével, valamint más fejezetszintű, elöljárói felügyeleti, vagy belső ellenőrzések végrehajtásával.
14. § (1) A honvédelmi szervek vezetői a FEUVE rendszer szabályzatainak kialakítása, felülvizsgálata, illetve aktualizálása során figyelembe veszik a honvédelmi szervet érintő külső (az ÁSZ által végrehajtott), belső (a KEHI által végrehajtott), valamint fejezetszintű, elöljárói felügyeleti, vagy belső (intézményi) ellenőrzések FEUVE rendszer kialakítására, működtetésére vonatkozó megállapításait, a kapcsolódóan meghozott intézkedések eredményeit.
(2) Az (1) bekezdésben meghatározott ellenőrzések megállapításait figyelembe véve a FEUVE rendszer működtetését és kialakítottságát – a foganatosításra kiadott intézkedési tervben rögzített időpontig – felül kell vizsgálni a jelzett hiányosságok pótlása, kiegészítése révén a FEUVE rendszer gazdaságos, hatékony, eredményes működésének biztosítása érdekében.
15. § Ez az utasítás a közzétételét követő 3. napon lép hatályba, egyidejűleg a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszer kialakításával kapcsolatos feladatokról szóló 114/2005. (HK 1/2006.) HM utasítás hatályát veszti.
16. § A honvédelmi szerveknek jelen utasítás előírásait, a hatálybalépést követő 60 napon belül, át kell vezetniük FEUVE rendszereiken a kapcsolódó okmányok aktualizálásával, módosításával.
Dr. Szekeres Imre s. k.,
honvédelmi miniszter
a Honvédelmi Minisztérium fejezet központi és intézményi gazdálkodásának rendjéről szóló 102/2007. (HK 18.) HM utasítás 33. §-ában foglalt, a honvédelmi szervet érintő, hatáskörömbe tartozó pénzügyi-, számviteli feladatok maradéktalan, jogszabályokban előírt végrehajtásáról.
...........................................................................
B) Az A) pontban meghatározott nyilatkozatot az alábbiak miatt nem áll módomban megtenni:
...........................................................................
a honvédelmi szervek folyamatba épített
előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszerének kialakításához, működtetéséhez
A folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (a továbbiakban: FEUVE) fogalomköre hazánkban az államháztartási belső pénzügyi ellenőrzés (ÁBPE) rendszerének 2003–2004. évi EU-konform átalakítása óta ismert. A FEUVE fogalma ugyanis ekkor került beépítésre a magyar szabályzókba, így az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvénybe, az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendeletbe, valamint ekkor került kiadásra a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet is.
Valójában mit is takar ez a leginkább mozaikszó alakjában emlegetett ellenőrzési forma, mi a jelentése és tartalma?
Erre próbálunk választ adni az alábbiakban.
A FEUVE az államháztartási belső pénzügyi ellenőrzés (a továbbiakban: ÁBPE) részeként jelenik meg az államháztartási törvényben. Olyan irányítási és ellenőrzési rendszert jelent, melynek segítségével a honvédelmi szerv érvényesíti a feladatai ellátásához szükséges előirányzatokkal, létszámmal és vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit.
Az államháztartási belső pénzügyi ellenőrzés másik fő pillére az államháztartási belső ellenőrzés (a továbbiakban: ÁBE).
Az ÁBPE rendszer további (harmadik) elemeként definiálja az Áht. a Pénzügyminisztérium e területen végzett központi harmonizációs és koordinációs tevékenységét. Ez lényegében az ÁBPE folyamatos EU-konform hazai szabályozását, illetve az államháztartás alrendszerei által végzett operatív tevékenységnek a koordinációját (tervezés, végrehajtás, beszámolás rendjének meghatározása az adott időszakra vonatkozóan, módszertani útmutatók kidolgozása, oktatásszervezés stb.) jelenti. Természetesen a két elsőként említett ellenőrzési rendszer (FEUVE, ÁBE) egymástól elkülönítetten ugyan, de tulajdonképpen egyazon cél megvalósításáért – tágabb értelemben az összes közpénz, szűkebben egy adott költségvetési szerv rendelkezésére álló erőforrások szabályos, hatékony és gazdaságos felhasználásának biztosításáért – működik. Mindkét ellenőrzési rendszerre igaz, hogy a korábban meglévő gazdasági ellenőrzési formák alapjaira építkezik, lényegében azok fogalmi és tartalmi egységesítéséről, az ellenőrzés metodikájának bizonyos keretek közé szorításáról, az ellenőrzési feladatok, a kapcsolódó hatás- és jogkörök pontosításáról, azaz némiképpen a korábbi rendszerek tovább- és újragondolásáról van szó.
A két ellenőrzési rendszer közötti döntő különbség viszont az, hogy míg a belső ellenőrzés alapvetően a múltban bekövetkezett gazdasági események szabályszerűségét, gazdaságosságát, eredményességét, hatékonyságát utólagosan vizsgálja, addig a FEUVE már a gazdasági események végrehajtása során – folyamatba építve – teljesíti ugyanezt.
Egy honvédelmi szervezet napi tevékenysége, alaprendeltetésből adódó feladatai ellátása során mindig is voltak folyamatba építetten olyan ellenőrzési pontok, amelyek a szabályos, hatékony, gazdaságos és eredményes működést szolgálták. Nem is tudnánk olyan területet említeni, melyhez kapcsolódóan ne találnánk a végzett tevékenység folyamatba épített, szabályozott ellenőrzését jelentő mozzanatot. A pénzügyi szakterületen maradva a legmarkánsabb példa lehet egy érvényesítési vagy egy ellenjegyzési feladat, de számtalan további apróbb példát említhetnénk, akár egy feladási lista utólagos ellenőrzését, vagy a pénztárszolgálat működésének rendszeres vezetői ellenőrzését.
A FEUVE ellenőrzések legfontosabb szerepe tehát, hogy már a tevékenység végzése során vagy közvetlenül utána felderítse azon hibákat, mulasztásokat, szabálytalanságokat, melyek a folyamat kimenetelét negatívan befolyásolhatják, csökkenthetik a már említett gazdaságosságot, hatékonyságot, eredményességet.
A felderítést követően – alapvetően előre meghatározott – vezetői intézkedésekkel még időben korrigálhatóak lehetnek a hibák, de akár a jövőbeni felmerülés lehetősége is kiküszöbölésre kerülhet (kockázatelemzés, kockázatkezelés).
Mindezek alapján is a FEUVE rendszert első szintű és elsődleges ellenőrzésnek nevezzük, mert megelőzi akár a belső ellenőrzést, akár a fejezetszintű ellenőrzéseket, illetve a fejezeten kívülről érkező ellenőrzéseket is. Ennek jelentőségét szükségtelen magyarázni.
Azonban a jellegekből adódóan egyértelmű, hogy a „FEUVE-n kívüli” ellenőrzések a FEUVE rendszer működésének hatékonyságát is vizsgálják, feltárva a rendszer kialakításának hiányosságait, hézagait, s lehetővé téve a korrigálást. Ezen eredmények miatt is előírás a rendszeren kívüli ellenőrzések tapasztalatainak felhasználása az értékelés és a fejlesztés érdekében.
A bevezetőből kitűnik, hogy a FEUVE rendszereink kialakításával, működtetésével egy olyan tevékenységsorozat végrehajtását határozzuk meg, amely átláthatóbbá, gördülékenyebbé és elsősorban hatékonyabbá teszi az adott szervezet működését és megfelelő információval szolgál minden egyes szint részére, elősegítve az egyes kapcsolódási pontok feltárását, szélesítve az intézmény tevékenységének megismerését, mely valljuk be, egy többszörösen összetett, bonyolult folyamat, melyet létrehozni nem könnyű, azonban, ha működik, jelentősen megkönnyítheti munkánkat.
Ezen irányelvek létrehozása a fenti szándékot, célt hivatott támogatni, „tevékenységközelivé” téve a rendszerrel kapcsolatos követelményeket.
A jelen ÚTMUTATÓ kidolgozásának célja, a fenti elvárások és célkitűzések alapján, hogy:
– mintát nyújtson a „folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszer működtetésének általános szabályai” szabályzó elkészítéséhez,
– definiálja a folyamatlista, illetve az ellenőrzési nyomvonal fogalmát, ismertesse célját, hátterét és tartalmát, valamint iránymutatást adjon az elkészítésükhöz, formai kialakításukhoz,
– segítséget nyújtson a honvédelmi szervek kockázatkezelési rendszerének kialakításához, működtetéséhez,
– mintául szolgáljon a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjének kialakításához,
– és nem utolsó sorban áttekintő, gyakorlati, alkalmazható képet nyújtson a FEUVE rendszer kialakításáról, működtetéséről.
A továbbiakban fejezetenként kerülnek bemutatásra a FEUVE rendszer kialakításának és működtetésének tárcán belüli előírásai, hivatkozva a jogszabályi, szabályzói háttérre, kifejtve a kialakítandó okmányok körét, a végrehajtási metódusokat, követendő elveket, alkalmazandó formákat.
Itt fontos megjegyezni, hogy az Útmutató által, az egyes kialakítandó szabályzatokra elkészített minták javaslatként kezelendők, ugyanis az adott okmányra vonatkozóan a minimálisan elvárt tartalmi követelmények kialakításának irányait mutatják.
A szabályzatokat minden esetben az adott honvédelmi szerv sajátosságait figyelembe véve kell megalkotni – kibővítve, átalakítva a minták tartalmát, de követve az utasítás tevékenységre vonatkozó előírásait – lefedve az adott tevékenység minden, szabályzatban rögzítendő részletét.
97. § (1) A költségvetési szerv vezetője felelős a feladatai ellátásához a költségvetési szerv vagyonkezelésébe, használatába adott vagyon rendeltetésszerű igénybevételéért, az alapító okiratban előírt tevékenységek jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő ellátásáért, a költségvetési szerv gazdálkodásában a szakmai hatékonyság és a gazdaságosság követelményeinek érvényesítéséért, a tervezési, beszámolási, információszolgáltatási kötelezettség teljesítéséért, annak teljességéért és hitelességéért, a gazdálkodási lehetőségek és a kötelezettségek összhangjáért, az intézményi számviteli rendért, a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés, valamint a belső ellenőrzés megszervezéséért és hatékony működéséért. (2) A költségvetési szerv vezetője az éves költségvetési beszámoló keretében beszámol a költségvetési szerv folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzésének, valamint belső ellenőrzésének működtetéséről.
121. § (1) A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés a szervezeten belül a gazdálkodásért felelős szervezeti egység által folytatott első szintű pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszer, amelynek létrehozásáért, működtetéséért és fejlesztéséért a költségvetési szerv vezetője felelős az államháztartásért felelős miniszter által közzétett irányelvek figyelembevételével. A költségvetési szerv vezetője köteles olyan szabályzatokat kiadni, folyamatokat kialakítani és működtetni a szervezeten belül, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. A pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok magukban foglalják: a) a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítését (ideértve a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerződések, a kifizetések, a szabálytalanság miatti visszafizettetések dokumentumait is),
b) az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzést, a pénzügyi döntések szabályszerűségi és szabályozottsági szempontból történő jóváhagyását, illetve ellenjegyzését,
c) a gazdasági események elszámolását (a hatályos jogszabályoknak megfelelő könyvvezetés és beszámolás).
(3) A pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszernek biztosítania kell, hogy
a) a költségvetési szerv valamennyi, gazdálkodással kapcsolatos tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel;
b) az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra;
c) megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a költségvetési szerv gazdálkodásával kapcsolatosan;
d) a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés harmonizációjára és összehangolására vonatkozó irányelvek végrehajtásra kerüljenek;
e) a rendelkezésre álló eszközök és források a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel összhangban kerüljenek felhasználásra.
145/A. § (1) A költségvetési szerv vezetője a szerv gazdálkodásának folyamatára (tervezés, végrehajtás, beszámolás) és sajátosságaira tekintettel köteles kialakítani, működtetni és fejleszteni a FEUVE rendszerét. (2) A FEUVE rendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályzatokat, melyek alapján a költségvetési szerv érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit.
(3) A FEUVE rendszer kialakítása és működtetése során a költségvetési szerv vezetőjének figyelembe kell vennie a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutatókban foglaltakat.
(4) A FEUVE fejlesztése során figyelembe kell venni az államháztartási külső pénzügyi ellenőrzést és belső ellenőrzést végző szervek által megfogalmazott ajánlásokat és javaslatokat.
(5) A költségvetési szerv vezetője köteles szabályozni a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét, amely – a minisztériumok, a Miniszterelnöki Hivatal és a kormányhivatalok kivételével – e rendelet 10. §-ának (4) bekezdésében foglalt szervezeti és működési szabályzat mellékletét képezi. 145/B. § (1) A költségvetési szerv vezetője köteles elkészíteni a költségvetési szerv ellenőrzési nyomvonalát, amely a költségvetési szerv tervezési, pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési folyamatainak szöveges vagy táblázatba foglalt vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása, amely tartalmazza különösen a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, továbbá irányítási és ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomon követését és utólagos ellenőrzését. 145/C. § (1) A költségvetési szerv vezetője köteles a kockázati tényezők figyelembevételével kockázatelemzést végezni, és kockázatkezelési rendszert működtetni. (2) A kockázatelemzés során fel kell mérni és meg kell állapítani a költségvetési szerv tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat.
(3) A kockázatkezelés rendjének kialakítása során meg kell határozni azon intézkedéseket és megtételük módját, melyek csökkentik, illetve megszüntetik a kockázatokat.
(4) A FEUVE rendszerben rejlő kockázatos területek kiválasztására objektív kockázatelemzési módszert kell alkalmazni a pénzügyminiszter által kiadott módszertani útmutatók alapján.
149. § (1) Az elemi költségvetés készítésére kötelezett az előirányzatok felhasználásáról és a gazdálkodásáról a költségvetési szervek beszámolási és könyvvezetési kötelezettségéről szóló kormányrendelet előírásai szerint évközi (féléves) és éves beszámolót készít. (2) A költségvetési szerv felügyeleti szerve a költségvetési szervei részére
c) előírja, hogy az Áht. 97. § (2) bekezdésében meghatározott kötelezettségnek megfelelően e rendelet 23. számú melléklete szerint értékelje a belső kontrollok működését, és az éves költségvetési beszámolóval együttesen küldje meg a felügyeleti szervnek; (10) Amennyiben a (2) bekezdés c) pontjával érintett költségvetési szervnél év közben változás történik a szerv vezetője személyében (továbbá, ha a szerv átalakul vagy megszűnik), a távozó vezető (átalakuló vagy megszűnő szerv vezetője) köteles a 23. számú mellékletet az addig eltelt időszak vonatkozásában kitölteni és az új vezetőnek (jogutódnak) átadni, aki köteles azt saját nyilatkozatához mellékelni. A jogszabályi előírásokon túlmenően az utasítás értelmében nem csak a gazdasági, pénzügyi folyamatok „vesznek” részt a rendszer kialakításában, hiszen a kapcsolódó, kialakítandó okmányok, az elemzések ki kell, hogy térjenek a szervezet teljes működésére.
Az adott honvédelmi szerv működésének teljes vertikumát le kell fedni („védeni”) a FEUVE rendszer kialakításával a kitűzött eredményességi és hatékonysági célok elérése érdekében.
A FEUVE rendszer működtetésének alapját a honvédelmi szerv ellenőrzési nyomvonala, folyamatlistája, kockázatkezelési rendszere, valamint a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje jelenti.
FEUVE általános szabályzat
Az utasítás meghatározza, hogy a honvédelmi szervek a FEUVE rendszer működtetése érdekében elkészítik a FEUVE rendszer működtetésének általános szabályait és előírásait tartalmazó FEUVE általános szabályzatot, mely a rendszer alapkövetelményein túl részletesen és egyértelműen tartalmazza az adott honvédelmi szerv a FEUVE rendszer kialakításával összefüggő sajátosságait, a feladat-, hatás-, és jogköröket.
Ellenőrzési nyomvonal, folyamatlista
Az ellenőrzési nyomvonal a honvédelmi szervnél megvalósuló, a szervezetre jellemző, folyamatokat, tevékenységeket tartalmazó tervezési, pénzügyi bonyolítási, és ellenőrzési folyamatok táblázatba foglalt – a pontosabb végrehajtás érdekében, szükség szerint szöveges magyarázattal, vagy folyamatábrával kiegészített – leírása, amely tartalmazza a folyamatok leírását, a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat (a folyamatlistán keresztül a folyamatgazdák azonosításával is), továbbá az irányítási, valamint ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomon követését és utólagos ellenőrzését.
Az ellenőrzési nyomvonalban a honvédelmi szerv tevékenységére jellemző összes folyamatot fel kell tüntetni, amit oly mértékben kell részfolyamatokra, tevékenységekre bontani, hogy az alapul szolgáljon a kockázati tényezők felmérésére és a kockázatok elemzésére, kezelésére is.
Kockázatkezelési rendszer
A honvédelmi szerv vezetője köteles a kockázati tényezők figyelembevételével kockázatelemzést végezni és kockázatkezelési rendszert működtetni.
A kockázatelemzés során fel kell mérni és meg kell állapítani a honvédelmi szerv tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat.
A kockázatkezelés rendjének kialakítása során meg kell határozni azon intézkedéseket és megtételük módját, melyek csökkentik, illetve megszüntetik a kockázatokat.
A kockázatkezelési rendszer szorosan összefügg az ellenőrzési nyomvonal, folyamatlista kialakításával a tevékenységek kockázati értékelése okán is.
Szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje
A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje a honvédelmi szerv működési rendjében, a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az egyes műveletekben előforduló, valamely normától, belső rendelkezéstől, felettesi utasítástól, elöljárói parancstól való eltérés esetén a vezetők, illetve a beosztott állomány által alkalmazandó – a hatályos jogszabályokban, az állami irányítás egyéb jogi eszközeiben előírtakon alapuló – eljárási rendet és szabályokat rögzíti.
A fentiekből kitűnik, hogy a FEUVE rendszer egy olyan átfogóan kialakítandó tevékenységek sorozata, összetett ellenőrzési eljárás, amely lefedi és számba veszi az adott honvédelmi szerv működési folyamatainak teljes vertikumát a kialakítandó okmányok, szabályzatok kialakításával annak érdekében, hogy a rendszer egyik alapvető célja – a kockázatfelmérés, kockázatelemzés, kockázatkezelés – hatékonyan és eredményesen megvalósulhasson.
A FEUVE rendszer követelményeit számba véve a 2. számú függelék alapján is láthatjuk, hogy a tevékenység egyértelműen a szabályozottság és ezen keresztül a szabályosság alapjain nyugszik, melyek megteremtése minden esetben a vezető feladata és egyben célja is. Az intézményi célok elérése – gazdaságosság, hatékonyság, eredményesség – a szabályozottság és a szabályosság realizálására támaszkodik.
A célok mérése, elemzése szintén mindennapi folyamat kell, hogy legyen egyes bizonyítási metódusokon keresztül (pl.: költségvetési elemzések: előirányzat – felhasználás – maradvány, a végrehajtott feladatok, elvárások tükrében; vagy elemző, szöveges beszámolók egyes folyamatok végrehajtását követően).
A tevékenység során nem a bonyolultság a vezérlő elv, épp ellenkezőleg az egyszerű, áttekinthető értékelések, viszonyítva a rendelkezésre álló alapokat, a végrehajtást és az eredményt, kimutatva a célkitűzések megvalósulását (gazdaságos, eredményes, hatékony).
Az eredményességi, hatékonysági számítások, elemzések, értékelések tapasztalatainak, megállapításainak teljes körű, visszaellenőrizhető, követhető felhasználása érdekében minden esetben a nyilvántartási rendszeren át kell vezetni a létrehozott dokumentumokat.
Alapvetően ez nem jelent plusz ráfordítást a napi munkavégzés vonatkozásában, hiszen az egyes feladatok végrehajtását követően, vagy az előirányzat-gazdálkodás helyzetével kapcsolatos, a vezető felé szolgáltatandó információk biztosítása minden alkalommal meg kell, hogy történjen az adott felelős végrehajtásában.
Kijelenthetjük, hogy a fogalmak egyértelműen és világosan meghatározzák a teljes FEUVE rendszer kialakításának, működtetésének és fejlesztésének célját a követendő metódusokon keresztül a végső célkitűzések (gazdaságosság, eredményesség, hatékonyság) eléréséig.
Nagyon fontos a rendszer fejlesztése érdekében a honvédelmi szervnél végrehajtott külső és belső ellenőrzések, valamint a honvédelmi szervek intézményi ellenőrzései által megszerzett ellenőrzési tapasztalatok adaptálása a FEUVE rendszer minden egyes érintett területének tevékenységébe.
Itt azonban fontos megjegyezni, hogy pontosan az ellenőrzési jogosultág, valamint kötelezettségek okán a (belső)ellenőrzést végző személyek nem jelölhetők ki a FEUVE rendszer kialakításának, működtetésének feladataira.
III. A kidolgozandó alapokmányok
1. FEUVE általános szabályzat
A honvédelmi szerv FEUVE általános szabályzata kialakítását az utasítás értelmében kell végrehajtani az adott honvédelmi szervre vonatkozóan, előírva, hogy a rendszer kialakítása, működtetése, valamint fejlesztése során milyen alapvető feladatok jelentkeznek, meghatározva a szaktevékenységgel összefüggő alapvetéseket, jogszabályi hátteret, a kialakítandó okmányok körét, az azokkal szemben támasztott követelményeket.
Ki kell térni a FEUVE rendszer működtetésével kapcsolatos feladat-, és hatáskörökre, a felelősségi viszonyokra, követendő munkafolyamatokra, az utaltsági rendeknek megfelelő tevékenység meghatározására.
A FEUVE szabályzat kialakítására szolgáló „MINTA”-t az 1. számú függelék tartalmazza.
Az ellenőrzési nyomvonal előkészítésének, kialakításának (aktualizálásának) keretében el kell készíteni (aktualizálni) a honvédelmi szerv alaprendeltetési és működési feladatait tartalmazó folyamatlistát, mely az ellenőrzési nyomvonal létrehozásának alapjául és a folyamatgazdák azonosításául szolgál.
A folyamatlistában a honvédelmi szerv tevékenységére, működésére jellemző összes fő folyamatot fel kell tüntetni, és ezeket kell részfolyamatokra bontatni. A folyamatlista kialakítása a szervezet teljes tevékenységének vertikumát lefedi, a szervezet struktúráját jellemző működési folyamatokkal, illetve az azokat működtető folyamatgazdákkal együtt – az így determinált szintig –, akik a szervezeten belül elsődlegesen felelősek az adott folyamat végrehajtásáért, felügyeletéért.
A folyamatlista felülvizsgálatát, pontosítását, kiegészítését évente legalább két alkalommal – az utasítás 8. § (1) bekezdés szerint -, illetve a honvédelmi szerv feladatainak változásakor el kell végezni.
A folyamatlista a FEUVE általános szabályzat mellékletét képezi.
3. Az ellenőrzési nyomvonal
A II. fejezetben meghatározottakon túlmenően: az ellenőrzési nyomvonal olyan eszköz, amelynek segítségével meghatározható a szervezet teljes vezetési és ellenőrzési rendszere. Ezért az ellenőrzési nyomvonal a rendszerellenőrzés eszköze is, mert ennek segítségével a vezető pontosan elemezheti a rendszert, meghatározhatja annak gyenge pontjait, kockázatos területeit, melyek további vizsgálatot igényelhetnek annak érdekében, hogy meggyőződjön a rendszer megbízhatóságáról. A következetesen kialakított ellenőrzési nyomvonal felhasználásával a költségvetési szervek működési folyamataiban rejlő kockázatok minimalizálhatók, ezért fontos, hogy az ellenőrzési nyomvonal a honvédelmi szerv teljes működését lefedje, a feladatellátás egészére kiterjedjen.
A jogszabályi meghatározáson kívül azonban figyelembe kell venni azt is, hogy a fogalom definiálása az alábbi többoldalú tartalmi megközelítésben értelmezendő:
– Az ellenőrzési nyomvonal tartalmazza a belső kontrollokat és mindazon dokumentumokat, amelyeken a munkafolyamat egyes lépései lebonyolódnak.
– Az ellenőrzési nyomvonal úgy is felfogható, mint a követelményeket (jogszabályi követelmények, megbízható pénzügyi irányítás, pénzügyi érdekek védelme stb.) teljesítő vezetési és irányítási rendszer megfelelő leírása.
– Az ellenőrzési nyomvonal mindenekelőtt az adott tevékenységgel foglalkozók számára biztosít olyan szakmai irányítást, hogy mit és hogyan kell elvégezni, illetve annak ellenőrzésére ad lehetőséget, hogy az általuk végzett munkafolyamat megfelel-e a jogszabályi előírásoknak, belső utasításoknak, valamint a folyamatos, hatékony és célszerű munkavégzés követelményeinek. A munkavégzés során szerzett tapasztalatok nyomán határozhatók meg azok a belső kontroll pontok ahol az ellenőrzéseket dokumentáltan végre kell hajtani.
– Az ellenőrzési nyomvonal a rendszerellenőrzés egyik eszköze, melynek segítségével a vezető (felelős) gyorsan elemezheti a rendszert, és meghatározhatja annak gyenge pontjait, kockázatos területeit, melyek további vizsgálatot igényelhetnek annak érdekében, hogy meggyőződjön az alkalmazott rendszer magbízhatóságáról, stabilitásáról.
– A nyomvonal tulajdonképpen egy navigációs térkép, mely keresztül vezet a szervezet teljes vezetési és ellenőrzési rendszerének különböző szintjein.
Összességében elmondható, hogy az ellenőrzési nyomvonal a honvédelmi szerv folyamataira vonatkozó egyes tevékenységek, a tevékenységek jogi alapjának (külső és belső jogforrásának), a felelősöknek, a tevékenységek ellenőrzésének, nyomon követésének, a kapcsolódó dokumentumoknak az együttes meghatározása.
3.2. Az ellenőrzési nyomvonal jellemzői
Az ellenőrzési nyomvonal a folyamatokra vonatkozó egyes tevékenységeket, a tevékenységek jogi alapját, felelősét, ellenőrzését, nyomon követését, a kapcsolódó dokumentumokat öleli fel.
Az ellenőrzési nyomvonal bemutatja a honvédelmi szervezet működésének, egyes tevékenységeinek egymásra épülő eljárásrendjeinek egységes folyamatát.
Az ellenőrzési nyomvonal általános jellemzői:
– a szervezet működését egységes folyamatként mutatja,
– kialakításával a szervezetre jellemző valamennyi tevékenység, valamennyi „szereplő”, funkció együttes koordinálására kerül sor,
– valamennyi résztvevő számára írott és átlátható formában válik (követendő eljárásként) feladattá az eljárások és módszerek betartása,
– segít az új dolgozók betanításában, munkaköri leírások definícióiban, hatásköri szabályozások elkészítésében,
– segít a követendő eljárásoktól való eltérések feltárásában és a felelősség megállapításában,
– a pénz-, és információáramlások és a munkafolyamatok áttekinthető és rendszerezett dokumentálása révén hozzásegíti az ellenőrzést végzőket a rendszer-, illetve véletlenszerű kockázatok azonosításához,
– megmutatja a szervezet folyamatba épített ellenőrzési rendszerének hiányosságait, könnyen és gyorsan beazonosítva a hibás működést és a hozzá tartozó felelősöket.
Az ellenőrzési nyomvonal speciális jellemzői:
a) A felelősségi szintek terén:
– az ellenőrzési nyomvonal mindazon egymásra épülő, egymáshoz kapcsolódó eljárások együttesét jelenti, amelyek alapján meghatározhatók valamennyi folyamatban a felelősök, kontroll/ellenőrzési pontok,
– a megfelelően kialakított, pontos és teljes körű ellenőrzési nyomvonal segítségével könnyen és gyorsan azonosítható a hibás működés, a hozzá tartozó felelős,
– az ellenőrzési nyomvonal megmutatja, hogy annak ellenére, hogy a kialakításáért a költségvetési szerv vezetője a felelős – a teljes folyamat minősége azonban az egyes résztevékenységekért felelős közreműködőkön is múlik.
b) A szervezeten belüli együttműködés erősítése terén:
– a különböző szervezeti egységek kapcsolatában nagyobb rugalmasság, jobb együttműködés, koordináció várható az ellenőrzési nyomvonal kialakításától, amennyiben a folyamatleírásokban foglaltakat elfogadják, ismertté teszik, és az adott szervezeti egységekben dolgozók követendő eljárásként alkalmazzák,
– az ellenőrzési nyomvonal eljárások, és a tevékenységek folyamatába (a munkafolyamatokba) épített ellenőrzések együttesét jelenti, ami a költségvetési szerv teljes működését lefedi, a teljes feladatellátására kiterjed, vagyis a működtetés jobbításának fontos eszköze.
c) A szervezeti működés terén:
– a megbízható ellenőrzési nyomvonal kialakításának jelentősége abban áll, hogy segítségével feltérképezhető a szervezet összes folyamatában rejlő működési kockázat,
– a szervezet vezetőjének a szakmai és gazdasági folyamatok olyan megszervezéséről kell gondoskodnia, amelyben a soron következő művelet addig nem végezhető el, amíg nem történt meg a megelőző művelet kifogástalan elvégzése. Ez egyben azt jelenti, hogy a tevékenység ilyen megszervezésekor a munka folytatatása megköveteli az előző művelet ellenőrzését. Azonban az ellenőrzési nyomvonal elkészítésekor ügyelni kell arra is, hogy az esetleges túlszabályozás, a folyamatok túlzott részletezése nehézkes működést eredményezhet, egyben veszélyeztetheti a határidők betartását.
– a hibásan kialakított ellenőrzési nyomvonal gátolhatja a szervezet folyamatainak pontos ismeretét, így a működtetését; az ellenőrzési pontok elégtelensége vagy az átfedések kialakulása a működési zavarokhoz vezethet.
3.3. Az ellenőrzési nyomvonal elkészítése
A szervezet működési folyamatai a célkitűzéseinek elérése érdekében kerülnek kialakításra és ennek (a működési folyamatoknak) megfelelően kell a szervezetet működtetni. Az ellenőrzési nyomvonalat ezekhez a metódusokhoz kell hozzárendelni.
Az ellenőrzési nyomvonal készítésének kötelezettsége felöleli a honvédelmi szerv tevékenységét jellemző összes folyamatot. A megfelelő irányítási szinteken folyó szabályozott tevékenységek részletes információkat nyújtanak a honvédelmi szerv tevékenységéről, az egyes vonatkozó gazdasági eseményekről, műveletekről, a műveletekben résztvevőkről és felelősségeikről, a pénzügyi tranzakciókról, a folyamatot kísérő dokumentumokról. A szabályszerűen vezetett és dokumentált folyamatok megmutatják a művelettel kapcsolatos információkat, a művelet időpontját és időtartamát a feladat ellátásának módját, az alátámasztó (beérkező és kimenő) dokumentumokat.
Az ellenőrzési nyomvonal kialakítása során előírt a szervezeti és működési rendszer áttekintése. Ehhez az alábbi dokumentumokat célszerű felhasználni:
– releváns belső szabályzatok (gazdálkodási intézkedés stb.).
Az ellenőrzési nyomvonalban a folyamatlistában szereplő, a működésére jellemző összes folyamatot fel kell tüntetni. Ezeket a folyamatokat oly mértékben kell részfolyamatokra, tevékenységekre bontani, hogy a kockázati tényezők felmérésére és kezelésére alapul szolgáljon.
A honvédelmi szerv ellenőrzési nyomvonala az egyes részfolyamatok táblarendszerben történő – a pontosabb végrehajtás érdekében, szükség szerint szöveges magyarázattal, vagy folyamatábrával kiegészített – leírásával kerül kialakításra, és a FEUVE általános szabályzat mellékletét képezi.
Az ellenőrzési nyomvonal részletességét minden esetben az adott szakterület felelőse kell, hogy meghatározza, ismerve, felmérve a tevékenységben rejlő esetleges kockázatokat, az adott részfeladat szervezetre gyakorolt hatását, fontosságát. Azonban ügyelni kell, hogy a honvédelmi szerven belül a különböző (de azonos szakterületi) szervezeti egységek által a részfolyamatok felmérése megközelítőleg azonos mélységig történjen.
Az ellátást biztosító honvédelmi szervek vezetői szervezetüket illetően kötelesek intézkedni az utalt honvédelmi szervek FEUVE rendszere kidolgozásában történő, ellenőrizhető, dokumentált szakmai együttműködésre, a kapcsolódó tevékenységek, illetve a kötelező egyeztetések meghatározása, a kockázatok felmérése, értékelése és kezelése terén jelentkező feladatok, a kapcsolódási pontok, hatáskörök egyértelmű, összehangolt szerepeltetése érdekében.
Itt fontos kiemelni, hogy a szervezeti elkülönülés okán jelentkező, az ellátói jogosultságból, kötelezettségből fakadó folyamatok szabály-, és előírásszerű végrehajtásáért az ellátó honvédelmi szerv vezetője, az ellátott honvédelmi szerv FEUVE rendszerbe történő beépítéséért az ellátott honvédelmi szerv vezetője a felelős.
A tevékenységek mélységét, részletességét kizárólag az ellátott honvédelmi szerv kapcsolódó szakfeladataival összhangban kell meghatározni.
Az ellenőrzési nyomvonalat ki kell egészíteni a hivatkozott jogszabályok, belső szabályzatok, ügyrendek, utasítások, adatbázisok (részletes hivatkozási számokkal ellátott) jegyzékével, amely nyilvántartás, a felkereshetőség érdekében, az érintettek részére megfelelő adattartalommal szerepelteti a hivatkozott szabályzók listáját.
3.4. Ellenőrzési nyomvonal felülvizsgálata
Az utasítás 8. § (1) bekezdés előírásainak megfelelően az ellenőrzési nyomvonal felülvizsgálatát, pontosítását, kiegészítését évenként legalább kétszer, illetve a szervezet feladatainak változásakor el kell végezni.
A felülvizsgálat, aktualizálás során át kell tekinteni:
– a szervezet fő-, és részfolyamatait, tevékenységeit,
– az esetleges feladatváltozásokat,
– a jogszabályi, szabályzói változásokat,
– az egyes folyamatok koordinációs követelményeit,
– a felelősségi köröket, megjelöléseket,
– ellenőrzési követelményeket.
Az ellenőrzési nyomvonal kialakítása (aktualizálása) során a fentieken túl figyelembe kell még venni a külső (ÁSZ), belső (KEHI), a fejezetszintű, elöljárói felügyeleti ellenőrzések, valamint a honvédelmi szervek intézményi ellenőrzései során tett javaslatokat, hiszen, mint azt a Bevezető is említi, az ellenőrzések nem csak egy adott szaktevékenység során esetlegesen jelentkező szabálytalanságokat, hibákat tárják fel, hanem rávilágítanak az elvárt eredmények (gazdaságosság, eredményesség, hatékonyság) realizálását hátráltató körülményekre, a FEUVE rendszer kialakítottságának, működtetésének hiányosságaira, melyek a tapasztalatok értékelése után megszűntethetőkké, kiküszöbölhetőkké válnak.
1. Kockázatkezelési rendszer
A cél egy olyan kockázatkezelési rendszer kialakítása, amely:
– tartalmazza az ellenőrzési nyomvonal folyamatrészletezésével összhangban az egyes tevékenységeket befolyásoló kockázatokat (beleértve a több folyamatgazda tevékenységének kapcsolódási pontjait),
– alkalmas a kockázatok értékelésére, priorizálására,
– a kockázatértékelés eredményei alapján lehetőséget ad intézkedések megfogalmazására,
– mindezek érdekében a honvédelmi szerv ellenőrzési nyomvonala, illetve folyamatlistája alapján meg kell határozni a felelősségi, kockázatkezelési szinteket, a kockázatkezelésért felelősöket (vezetőket).
A szervezet vezetésének feladata, hogy a kockázatokra, amelyek lényegi befolyással lehetnek a szervezet célkitűzéseire, képes legyen válaszolni a szervezet oly módon, hogy lehetőség szerint elősegítse az eredeti célok elérhetőségének, teljesítésének valószínűségét, s ezzel egy időben minimálisra csökkentse az ezt veszélyeztető tényezők bekövetkeztének esélyét, lehetséges hatását. Ezt a kockázatkezeléssel érheti el a szervezet, amely tömören magába foglalja a kockázati tényezők meghatározását, azok bekövetkezéséből eredő hatások felbecsülését, majd végül a kockázati tényezőre történő reagálást.
A kockázatkezelés rendjének kialakítása során meg kell határozni azon intézkedéseket és megtételük módját, amelyek csökkentik, illetve megszüntetik a kockázatokat.
A kockázati tényezők felmérése során az ellenőrzési nyomvonalból kell kiindulni, az abban részletezett részfolyamatokat – tevékenységeket kell alapul venni.
A kockázatkezelés 4 fő lépésből áll, melyek szorosan összekapcsolódnak és ciklikus folyamatot alkotnak.
2. Kockázatkezelési rendszer – folyamatok
Fogalom: Kockázatnak minősülnek a honvédelmi szerv tevékenységének tekintetében mindazon elemek és események bekövetkezésének valószínűsége, amelyek hátrányosan érinthetik a szervezet működését.
A kockázatkezelés folyamata az alábbi 4 fő lépést tartalmazza:
2.1. A kockázatok azonosítása
Az első lépés az ellenőrzési nyomvonalban definiált azon tevékenységek, feladatok kockázati tényezőinek feltérképezése és azonosítása, amelyek a működés során felmerülhetnek, beazonosítva a folyamatokat működtető folyamatgazdákat.
A kockázat azonosításának eszköze a kockázati önértékelés. A kockázati önértékelés során a szervezet valamennyi területén dolgozó munkatárs részt vesz a tevékenységek kockázati szempontú vizsgálatában, amely történhet kérdőívek segítségével, vagy tapasztalt szakértők által levezényelt munkamegbeszélések során, illetve az egyes szintek vezetői által elvégzett minősítési eljárással, szükség esetén a végrehajtó állomány bevonásával.
Fontos, hogy a kockázatok azonosításánál nem a kockázat hatását, hanem magát a kockázatot kell meghatározni, vagyis minden olyan tevékenységet, eseményt, amely megakadályozhatja a szervezetet a céljai elérésében és az adott munkafolyamat végrehajtása során merülhet fel.
A beazonosított kockázatok nem függetlenek egymástól, hanem azok különböző csoportokba, kategóriákba sorolhatók.
A honvédelmi szerv vezetője a Kockázatkezelési Szabályzatban megjelölheti az adott honvédelmi szervnél tipikusan előforduló, felmerülő kockázattípusokat, annak érdekében, hogy iránymutatást adjon a rendszert működtető érintettek részére az egységes, átlátható végrehajtás érdekében.
A lehetséges kockázat típusokat és tipikus kockázati tényezőket a 6. számú függelék tartalmazza. Az adott folyamathoz tartozó kockázatok típusait a hozzájuk rendelt kockázati értékekkel együtt meg kell határozni, és külön-külön fel kell tüntetni a kockázat nyilvántartásban.
2.2. A kockázatok értékelése
A legtöbb kockázat esetében csak szubjektív értékelésre lehet támaszkodni, hiszen egy adott szervezeten belül egyértelműen a folyamatgazda rendelkezik a legmegalapozottabb ismerettel, tapasztalattal a valóságos értékeléshez.
Az értékelés alkalmazandó formája a 3×3-as kockázatkezelési kritérium mátrix. Ebben a beazonosított kockázati tényezőket azok felmerülésének, bekövetkezésének valószínűsége (vízszintes tengely), illetve a bekövetkezésének a szervezetre gyakorolt hatása (függőleges tengely) szerint kell értékelni.
A kockázat bekövetkezésének hatása a szervezetre
nagy (3) |
3 |
6 |
9 |
közepes (2) |
2 |
4 |
6 |
kicsi (1) |
1 |
2 |
3 |
|
alacsony(1) |
közepes (2) |
magas (3) |
A kockázat bekövetkezésének valószínűsége
A) a kockázat bekövetkezésének a valószínűsége:
– alacsony (1), ha nem valószínű, vagy (pl.) 30%-nál kisebb az esély a bekövetkezésre (alacsony hatás: A folyamat a honvédelmi szervre gyakorolt hatása kicsi, nem, vagy csak elhanyagolható szinten befolyásolhatja a rendeltetésből adódó fő célkitűzések, feladatok végrehajtását),
– közepes (2), ha 30–50% a bekövetkezés esélye (A rendeltetésből adódó feladatok, célkitűzések vonatkozásában hatással van a szervezet működésére. Befolyásolja a célok elérését, valószínűsíthető kockázat bekövetkezésekor zavart okozhat a rendszer működésében, nehezítő tényezőként jelentkezhet),
– magas (3), ha a bekövetkezés valószínűsége nagyon magas, vagy rendszeresen be is következik (valószínűsíthető kockázat bekövetkezésekor a folyamat jelentős hatással van a honvédelmi szerv rendeltetéséből adódó feladataira, súlyosan nehezíti, vagy meggátolja a célok, célkitűzések elérését),
B) a bekövetkezés hatása a szervezetre: ebben az esetben az adott kockázati tényező elemzési kritériumait kell meghatározni, hogy a kockázati tényező állapota alapján a kockázat bekövetkezésének a hatása kicsi (1), közepes (2), vagy nagy (3). (Például szakember hiány kockázati tényező esetén:
– kicsi a kockázat, ha a létszám hiány a szervezet/szervezeti egység létszámához viszonyítottan 15%-nál kevesebb,
– közepes, ha ez az arány 15-30% közé esik,
– nagy, ha a hiány 30%-nál magasabb.)
A fentiek alapján az értékelések eredményei lehetnek:
a) nagy hatású, magas kockázati valószínűségű folyamat (érték: 9) (a fenti példánál maradva: 30% hatásfokú az adott terület szakemberhiánya a szervezetre és ez egy 65%-os bekövetkezési valószínűséggel párosul)
b) magas hatású, közepes kockázati valószínűségű folyamat (érték: 6)
c) magas hatású, alacsony kockázati valószínűségű folyamat (érték: 3)
d) közepes hatású, magas kockázati valószínűségű folyamat (érték: 6)
e) közepes hatású, közepes kockázati valószínűségű folyamat (érték: 4)
f) közepes hatású, alacsony kockázati valószínűségű folyamat (érték: 2)
g) alacsony hatású, magas kockázati valószínűségű folyamat (érték: 3)
h )alacsony hatású, közepes kockázati valószínűségű folyamat (érték: 2)
i) alacsony hatású, alacsony kockázati valószínűségű folyamat (érték: 1)
A kockázatkezelés tulajdonképpen a kockázat bekövetkezésének valószínűségét, (bizonyos esetekben) annak a szervezetre gyakorolt hatását hivatott csökkenteni.
2.3. Kockázati reakciók, a kockázatokra adott válaszok (kockázat kezelési stratégiák
Az azonosított és értékelt kockázatok tulajdonképpen a kockázatok tényleges kezelésének az előkészítését jelentik.
A kockázatkezelés négy alapvető stratégiája:
a) Kockázat elviselése (E): amikor a napi működési rend során a felmerülő kockázat minden beavatkozás nélkül kezelésre kerül, vagy az is előfordulhat, hogy a szervezet a kockázatot felmérte, azonosította, azonban nincs lehetősége annak kezelésére.
b) Kockázat kezelése (K): a legtöbb kockázat során ez a stratégia kerül alkalmazásra. A cél a kockázat csökkentése, ami azt jelenti, hogy a kockázat kezelés során a bekövetkezés valószínűségét csökkentjük, vagyis a mátrixban jobbról balra toljuk. Ebben az esetben a kockázat bekövetkezésének valószínűségét csökkentjük, mialatt a bekövetkezésének a hatása nem változik. Ez a módszer nem szünteti meg teljesen a kockázatot, csak a bekövetkezés valószínűsége kerül csökkentésre.
Természetesen ezen eredmény eléréséhez a kockázati tényező átfogó elemzése szükséges, melynek folyományaként a felelős vezetőnek olyan intézkedéseket kell hozni, hogy azok a kívánt cél – vagyis a kockázati érték csökkentését, vagy megszüntetését – elérését szolgálják.
c) Kockázat átadása (Á): amikor a kockázat bekövetkezésének a valószínűsége nem csökken, csak a kockázatviselő személye módosul. Példa erre a biztosítás kötése, illetve a tevékenység olyan szervezetnek/szervezeti egységnek történő átadása, aki felkészült a kockázat kezelésére.
Ezen stratégia a honvédelmi szervek szintjén nem jellemző, hiszen a biztosítások megkötése központosított eljárás keretében valósul meg.
d) Kockázatos tevékenység befejezése (B): amikor is a kockázat nem csökkenthető elfogadható szintre, csak megszüntethető az adott tevékenység befejezésével. (Erre nemigen van lehetőség.).
e) Kihasználni a lehetőséget: Ez a fentiekkel ellentétben nem egy alternatíva a kockázatok kezelésére, hanem sokkal inkább egy lehetőség, amelyet érdemes figyelembe venni akár elfogadjuk, áthárítjuk vagy kezeljük a kockázatot. Két aspektusa a kockázatmérséklés pozitív hatásainak és a kedvező körülményeknek a kiaknázása. Például az újonnan felmerülő kockázatnak lehetnek szervezeti megújulási lehetőséget feltáró mozzanatai.
A honvédelmi szerv (a Kockázatkezelési Szabályzatában) az alábbiak szerint meghatározza, hogy az azonosított és értékelt kockázathoz – az értéke alapján – mely kockázatkezelési stratégiát rendeli (a kockázati tűréshatárok, vagyis az elfogadható kockázati szint meghatározása, mely azt az értékét jelöli, ami felett a honvédelmi szerv az adott folyamatokat a meghatározott kockázati kategóriákban rejlő kockázati valószínűségek és hatások alapján felül kell vizsgálnia, válaszintézkedéseket, reakciókat kell tenni):
– Külső kockázati tényező esetében, illetve ha a kockázati tényező felmerülési valószínűsége és hatása értékeinek szorzata 1-3 közé esik további intézkedés nem szükséges (nincs reakció), akkor a szervezet a kockázat elviselését (E) alkalmazza.
– Amennyiben ez a szorzat 4–9 érték közé esik, a szervezetnek a kockázat kezelése (K) stratégiát kell alkalmaznia. Ebben az esetben a kockázatkezelésért felelős vezetőknek olyat intézkedéseket kell hozniuk, amelyek a kockázati szint csökkenését eredményezik.
– Ha a szorzat 9-es értékű, javasolt a kockázatos tevékenység befejezése (B). Amennyiben nincs lehetőség a tevékenység megszüntetésére, intézkedés szükséges a tevékenység fokozott ellenőrzésére, beszámoltatására, illetve a szervezet vezetője felkérheti a belső ellenőrt annak vizsgálatára.
Kockázat kezelés (K) módjai:
– Megelőző (preventív) kontrollok alkalmazása, amelyek korlátozzák egy nem kívánt következménnyel járó kockázat bekövetkezésének lehetőségét. A működő belső kontrollok többsége ehhez a kategóriához tartozik. (Példa lehet az ilyen jellegű kontrollra bizonyos feladatok szétválasztása, {például: kötelezettségvállalás és annak ellenjegyzése, utalványozás, és annak ellenjegyzése} vagy egyes tevékenységek ellátására csak meghatározott személyek felhatalmazása.),
– Korrekciós (korrektív) kontrollok, amelyek a realizálódott, nem kívánt kockázat következményeit korrigálják, úgy, hogy kisegítő megoldást nyújtanak a kár vagy veszteség csökkentésére. (Például olyan szerződési feltételek kikötése, amelyek védik a feleket esetleges veszteség esetén – túlfizetés visszaszerezhetősége, vis major, vagy a biztosítás),
– Iránymutató (direktív) kontrollok, amelyek egy bizonyos, kívánt következmény elérését biztosítják. Általában egy tevékenység vagy tevékenységcsoport konkrét lépéseit, végrehajtását tartalmazzák: munkavédelem (Például különböző eljárásrendek, előírások, vezetői utasítások készítése – védőruha kötelező viselése, kötelező oktatás),
– Felderítő (detektív) kontrollok azt a célt szolgálják, hogy fényt derítsenek olyan esetekre, amikor nem kívánt események következtek be. Mivel csak az esemény bekövetkezése után fejtik ki hatásukat, ezért csak abban az esetben használhatók, amennyiben lehetőség van a kockázat hatásának az elfogadására. (Például különböző ellenőrzések – leltározás, könyvelési tételek egyeztetése).
A leghatékonyabban a különböző módok együttes alkalmazásával lehet, kell az egyes kockázati lehetőségek bekövetkezésének valószínűségét csökkenteni, vagy megszüntetni.
Ezért a honvédelmi szerv vezetője meghatározza a kontrollok vezetési, végrehajtási szintek általi kialakítását, működtetését (Kockázatkezelési Szabályzat).
Nagyon fontos felismerni, hogy a kockázatkezelés folyamata egy állandóan végrehajtandó tevékenység, amelyet a felelős vezető a beosztott munkatársak ezirányú napi tevékenysége során végez.
Minden munkatárs kötelessége a kialakított kockázat nyilvántartáson alapulva a beazonosított, valamint az újonnan felmerülő kockázati tényezőket kezelni, fokozott figyelemmel végezve napi tevékenységüket (ismerve a beazonosítások mértékét), külön kiemelve a folyamatos önellenőrzés keretében a magasabb kockázati értékű folyamatokat.
A vezető kötelessége, hogy az adott folyamatok végrehajtóit beszámoltassa a kockázatkezelés és kockázatelemzés érdekében tett, a napi munkavégzés során alkalmazott, FEUVE rendszer keretein belüli tevékenységükről, s azok eredményéről.
Ezen beszámoltatási feladatok eredményeképpen a vezető képes lesz átfogóan felmérni szervezete kockázati, kockázatkezelési, elemzési helyzetét, s szükség esetén az előírtaknak megfelelően be tud avatkozni, valamint kezdeményezni tudja a szükséges módosításokat és információval szolgálhat a honvédelmi szerv vezetője, vagy a Kockázatkezelő Bizottság részére.
2.4. Kockázatok felülvizsgálata
A kockázatok felülvizsgálata során fel kell mérni, hogy:
– a korábban beazonosított kockázati tényezők még mindig fennállnak-e,
– merült-e fel újabb kockázati tényező,
– változott-e azok bekövetkezésének a valószínűsége, és a tevékenységre gyakorolt hatása,
– a szervezeten belül működő kontroll tevékenységek megfelelően tudják-e csökkenteni a felmerülő kockázatok hatását, bekövetkezésük valószínűségét,
– szükség van-e új kontroll tevékenységek bevezetésére, a meglévők kibővítésére, az esetlegesen feleslegessé váltak kiszűrésére.
A kockázatkezelési tevékenység időtartama átfogja a teljes éves ciklust, (azt a tervezés elején kell megkezdeni és az év folyamán folyamatosan nyomon kell követni, a megtett intézkedések hatásait ellenőrizni kell).
A honvédelmi szerv tevékenységeinek, folyamatainak kockázatelemzését az ellenőrzési nyomvonal felülvizsgálatával, pontosításával összhangban, de – az utasítás 8. § (2) bekezdés szerint – évenként legalább kétszer kell végrehajtani. A szükséges változásokat a kockázat nyilvántartásban át kell vezetni. A kockázatkezelési feladatok összehangolása, a tevékenység eredményes végrehajtása érdekében végzett koordináció a Kockázatkezelő Bizottság (KKB) feladata.
2.5. A kockázatok nyilvántartása
A honvédelmi szerv működésében, tevékenységében rejlő kockázatokról (magáról a kockázatról, nem pedig annak hatásáról) a kockázatkezelésért felelős vezetőknek nyilvántartást kell vezetni, akik adatot szolgáltatnak a KKB, vagy a honvédelmi szerv vezetője részére a Fő-kockázat nyilvántartás elkészítéséhez.
A honvédelmi szervtevékenysége, működése során bekövetkezett kockázatokról a kockázatkezelésért felelős vezetők a KKB ülések alkalmával, de legalább évente két alkalommal adatot szolgáltatnak (nyilvántartás) a KKB/vagy a honvédelmi szerv vezetője részére.
A bekövetkezett kockázatok körülményeit, okait meg kell vizsgálni a felelős által, s a felülvizsgálat eredményét [új kockázat(ok) felmerülése, hozott intézkedések, az eredeti kockázat újraértékelése stb.] át kell vezetni a kockázat nyilvántartáson, valamint a Fő-kockázat nyilvántartáson.
A fentiekben meghatározott nyilvántartások formáját, valamint a kapcsolódó kitöltési útmutatót a 7. és 8. számú függelékek tartalmazzák.
A kockázat nyilvántartás szerkezetéből, tartalmából következik, hogy alapvetően az úgynevezett eredendő (beazonosított, értékelt) kockázatok felmérésére és a szándékolt reakciók dokumentálására szolgál. Azonban tovább menve felkészíti a vezetőt arra a helyzetre is, mely akkor merülhet fel, amennyiben a kockázatok csökkentésére, vagy megszűntetésére hozott intézkedések nem érik el a céljukat, tehát ún. maradvány kockázat keletkezik.
Ezen tényezők kezelésére a nyilvántartás 11. pontja előre meghatározza a vezető/felelős hatékony válaszlépéseit, amelyek az eredeti célkitűzés felé mozdítják a tevékenységet.
Összességében elmondható, hogy a folyamatlista, ellenőrzési nyomvonal elkészítése és a kockázatkezelés – a sorrendnek megfelelően – egymásra épülő folyamatok.
Ennek értelmében a kockázatelemzést, kockázatkezelést az ellenőrzési nyomvonal szerinti folyamatok vonatkozásában kell végrehajtani, melyet a kialakítandó Kockázat nyilvántartáson kell átvezetni, valamint dokumentálni.
3. Kockázatkezelési szabályzat
Mindezek alapján a honvédelmi szervezetnek a kockázatkezelési eljárásának meghatározására (kockázat azonosítása, elemzése, mérése és kezelése) a vonatkozó szabályzói előírásoknak megfelelően kockázatkezelési szabályzatot kell készíteniük.
A kockázatkezelési szabályzat kialakításának követelményeit az 5. számú függelék tartalmazza.
V. Szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje
A honvédelmi szerv vezetője köteles a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét kialakítani, azt szabályzatban rögzíteni.
Az eljárásrend tartalmazza a szervezet működési rendjében, a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az egyes műveletekben előforduló, valamely normától, belső rendelkezéstől, felettesi utasítástól, elöljárói parancstól való eltérés esetén a vezetők, illetve a beosztott állomány által alkalmazandó eljárási rendet és szabályokat.
A szabálytalanság valamely létező szabálytól (törvény, rendelet, utasítás, szabályzat, stb.) való eltérést jelent, amely az államháztartás működési rendjében, a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az állami feladatellátás bármely tevékenységében az egyes műveletekben fordulhat elő.
Szabálytalanságok alapesetei lehetnek:
1. a szándékosan okozott szabálytalanságok (félrevezetés, csalás, sikkasztás, megvesztegetés, szándékosan okozott szabálytalan kifizetés stb.),
2. a nem szándékosan okozott szabálytalanságok (figyelmetlenségből, hanyag magatartásból, helytelenül vezetett nyilvántartásból, stb. származó szabálytalanság).
Szabálytalanság lehet továbbá:
2. rendszeresen ismétlődő.
A szabálytalanságok megelőzésével kapcsolatosan a honvédelmi szerv vezetőjének felelőssége, hogy:
– a jogszabályoknak megfelelő szabályzatok alapján működjön a szervezet,
– a szabályozottságot, illetve a szabályok betartását folyamatosan kísérje figyelemmel a vezető,
– szabálytalanság esetén hatékony intézkedés szülessék, a szabálytalanság korrigálásra kerüljön annak a mértéknek megfelelően, amilyen mértéket képviselt a szabálytalanság.
A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések általános célja, hogy:
– hozzájáruljon a különböző jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott előírások sérülésének, megszegésének, szabálytalanság kialakulásának megakadályozásához (megelőzés),
– keretet biztosítson ahhoz, hogy az előírások sérülése, megsértése esetén a megfelelő állapot helyreállításra kerüljön, a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, a felelősség megállapítása, az intézkedések foganatosítása megtörténjen,
– a szabálytalansággal érintett területeken szerzett tapasztalatok beépítésre kerüljenek a FEUVE rendszerbe.
Az Áht.-ban meghatározott kötelezettség a honvédelmi szerv vezetőjének feladata, amely a szervezeti struktúrában meghatározott egységek vezetői hatáskörének, felelősségének és beszámoltathatóságának szabályozottságán keresztül valósul meg. A honvédelmi szervek munkavállalóinak konkrét feladatát, hatáskörét, felelősségét, beszámoltathatóságát a munkaköri leírások szabályozzák, a közszolgálati jogviszonyból, illetve munkaviszonyból származó kötelezettségeiket a jogszabályoknak megfelelően kell teljesíteniük.
A szabályozottság biztosítása, a szabálytalanságok megakadályozása elsődlegesen a honvédelmi szerv vezetőjének felelőssége.
A szabálytalanságok kezelése rendszerének kialakítása, működtetése (az eljárási rend, a szükséges intézkedések meghozatala, a kapcsolódó nyomon követés, a keletkezett iratanyagok elkülönített nyilvántartása) a honvédelmi szervezet vezetőjének a feladata.
Az egyes, kapcsolódó feladatokat a honvédelmi szerv vezetője a kialakított munkaköri, hatásköri, felelősségi és elszámoltathatósági rendnek megfelelően az egyes szervezeti egységek vezetőire, vagy szabálytalansági felelősre, illetve bizonyos esetekben akár szabálytalansági felelős csoportra a „Szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje” szabályzatban ruházhatja át.
Fontos kitétel, hogy az esetlegesen kijelölt szabálytalansági felelős nem kezelheti a felmerült szabálytalanságokat, vagyis nem bízható meg a szabálytalanság kivizsgálásával, valamint a kapcsolódó döntések, intézkedések meghozatalával.
Ezen részfolyamatok kezelése az adott terület, vagy a honvédelmi szerv vezetőjének a kötelessége.
A szabálytalansági felelős megbízható a szabálytalanságok észlelésének, jelentésének, a kapcsolódó intézkedések nyilvántartásával, dokumentálásával, a működtetés koordinálásával. Ebben az esetben a szabálytalansági felelős munkaköri leírása tartalmazza a feladatot, a jelentési kötelezettségeket.
A szabálytalanságok észlelése a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés rendszerében történhet a munkatárs és a vezető részéről egyaránt. Ezen kívül az észlelés származhat mind belső, mind külső ellenőrzéstől, valamint egyéb külső személytől is.
A szabálytalanság gyanújának szervezeten belüli észlelése esetén a szabálytalanság gyanúját alátámasztó adatok, bizonylatok, információk csatolása a tájékoztatás kötelező eleme.
A tájékoztatási kötelezettséget a szervezeti sajátosságokat is figyelembe véve, minden esetben a szolgálati (jelentési) út betartásával kell teljesíteni.
Amennyiben az adott szervezet vezetője érintett a feltárt szabálytalanságban, úgy a vezető elöljárója felé kell a jelentési kötelezettséget végrehajtani.
Az ellátási, utaltsági rendekből fakadó elkülönülések okán a feltárt szabálytalanságok kezelését – amennyiben azok egyaránt kihatással, kapcsolódással bírnak az utaltsági rendbe bevont honvédelmi szervekre – a honvédelmi szervek összehangoltan, de az utalt és az ellátó honvédelmi szerv külön eljárásrendben vizsgálja ki, s hozza meg a kapcsolódó döntéseket, intézkedéseket.
A megállapítások, valamint a meghozott döntések, intézkedések eredményéről – kizárólag a közreműködő honvédelmi szervre vonatkozólag – az érintett honvédelmi szervek tájékoztatást adnak egymás részére.
Az adott szervezetre vonatkozó, megalapozott megállapításokkal kapcsolatban ezen fejezet előírásai szerint kell eljárni, azokat be kell vonni a szabálytalanságok kezelésének rendszerébe.
Szabálytalanság elkövetéséhez alapvetően szervezeti (nem megfelelő eljárások, kontrollok) és személyi (felkészültség, tapasztalat hiánya, alacsony elismertség) tényezők vezethetnek. A FEUVE rendszernek folyamatosan vizsgálnia kell a szabálytalanságok ezen feltételrendszerének alakulását, valamint a megelőzés érdekében a szabálytalanság kivizsgálásakor is ki kell térni a feltételrendszer elemzésére.
2. A szabálytalanságkezelési eljárás
Az eljárásrend kialakításakor alapvető követelmény, hogy minden szervezeti egység vezetője felelős a feladatkörébe tartozó szakterületen észlelt szakmai és gazdálkodási szabálytalanságok megelőzéséért, feltárásáért, nyomon követéséért, dokumentálásáért, a felelősségre vonásért, valamint a hiányosságok megszüntetésével kapcsolatos intézkedések kezdeményezéséért és megvalósításuk ellenőrzéséért.
A szabálytalanság jelentésekor ki kell térni arra, hogy:
– mi a szabálytalanság pontos tartalma;
– milyen normától való eltérésről van szó;
– elévülési időn belül észlelték-e a szabálytalanságot;
– a szabálytalanság mely területet érinti;
– van-e enyhítő körülmény (pl. a határidő túllépését váratlan, elháríthatatlan külső akadály fellépése okozta, a hibás elszámolást informatikai hiba okozta, stb.);
– a szabálytalanság gyanúja dokumentumokon alapuló vagy helyszíni ellenőrzés következtében merült fel;
– korrigálható-e a szabálytalanság;
– pénzbeli juttatást érintő szabálytalanság esetén van-e reális lehetőség a visszakövetelésre, amennyiben igen, megtörténtek-e az ahhoz szükséges intézkedések;
– amennyiben kártérítési igény merül fel, foganatosították-e az ahhoz szükséges intézkedéseket.
Amennyiben nem a folyamatba épített ellenőrzés során észlelnek egy szabálytalanságot, azt is meg kell vizsgálni, hogy a folyamatba épített ellenőrzés miért nem tárta fel a hiányosságot – különböző ellenőrzések tapasztalatainak, megállapításainak adaptálása. Ennek oka lehet pl.: a kontroll tevékenységek nem megfelelő szervezése, végrehajtásának hiányossága, emberi mulasztás, rendszerhiba, előírások be nem tartása, stb.
3. A szabálytalansági vizsgálat lefolytatása
A honvédelmi szerv vezetője dönt a szabálytalanság kivizsgálásáról, illetve annak formájáról, valamint szükség esetén a szabálytalansági felelős-csoport tagjairól.
A honvédelmi szerv vezetője illetékesség, vagy hatáskör hiányában dönt a szabálytalansági gyanú kivizsgálására vonatkozó javaslat és a kapcsolódó dokumentumoknak az érintett szervezet részére történő átadásáról.
A jogkövetkezményekről való döntés nem kiemelt jelentőségű szabálytalanság esetén a szervezeti egység vezetőjének, a többi esetben az intézmény vezetőjének a kötelezettsége.
A vizsgálat eredménye lehet:
a) annak megállapítása, hogy nem történt szabálytalanság, valamint a szabálytalansági eljárás intézkedés nélküli megszüntetése (pl. hibás észlelés, jelentéktelen szabálytalanság stb.),
b) szabálytalanság megtörténtét megállapító és intézkedést elrendelő döntés,
c) további vizsgálat elrendelése – erre többnyire akkor kerül sor, ha a szabálytalanság megállapítását követően a felelősség eldöntéséhez és/vagy a hasonló esetek megelőzése érdekében szükséges intézkedések meghatározásához nem elég a rendelkezésre álló információ.
A szabálytalansági felelős a döntések meghozatalában nem vehet részt.
A szabálytalansági vizsgálat maximális időtartamát a belső szabályzatban rögzíteni kell.
A honvédelmi szerv vezetője felelős a szükséges intézkedések végrehajtásáért. Az intézkedések végrehajtására határidőt kell szabni.
Az intézkedést elrendelő vezető, illetve a szabálytalansági felelős is köteles nyomon követni a végrehajtást.
A honvédelmi szerv vezetője eljárásrendet ad ki a szabálytalanságok kezelésével kapcsolatosan (Szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje), amely az alábbi elemeket tartalmazza:
– a szabálytalanság fogalma,
– a szabálytalanság észlelése (útvonala),
– intézkedések, eljárások meghatározása,
– intézkedések, eljárások nyomon követése,
– a szabálytalanság/intézkedés nyilvántartása.
A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje a honvédelmi szerv szervezeti és működési szabályzatának a mellékletét képezi – amennyiben a jogszabály azt megköveteli.
A „Szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje” kidolgozásának iránymutató követelményeit a 9. számú függelék tartalmazza.
A szabálytalanságkezelés szervezeti struktúrában való elhelyezése szempontjából fontos, hogy olyan szintre kell telepíteni a munkakört, hogy a szervezet legfelső vezetőjén kívül más ne befolyásolhassa az általa vizsgált és kezelt ügyekről alkotott objektív bizonyítékokon alapuló véleményét.
A szabálytalansági felelős csak főállású jogviszony keretében láthatja el feladatát, de nem szükséges, hogy kizárólag szabálytalanságok kezelésével foglalkozzon. Belső ellenőrzési feladatokat ellátó személy nem jelölhető ki szabálytalansági felelősnek.
4. A honvédelmi szerv vezetőjének feladata a szabálytalansággal kapcsolatos eljárás (intézkedés) nyilvántartása során
– gondoskodik a szabálytalanságokkal kapcsolatban keletkezett iratanyagok (jogszabály szabályozza) nyilvántartásának naprakész és pontos vezetéséről;
– egy elkülönített, a szabálytalanságokkal kapcsolatos nyilvántartásban iktatja a kapcsolódó írásos dokumentumokat [vezetve, megőrizve az eljárás lefolytatásával megbízott személynél (pl.: jogi tiszt)];
– nyilvántartja a megtett intézkedéseket, az azokhoz kapcsolódó határidőket.
A felmerült szabálytalanságok nyilvántartásának mintáját a 13. számú függeléke szerinti formában kell elkészíteni és – hivatkozva a háttéranyagok fellelhetőségére – gyűjtőzni.
Az egyes szabálytalansági eljárások dokumentumainak gyűjtőzése a honvédelmi szerv vezetője által kijelölt, az eljárást lefolytató személy (jogi tiszt) feladata akkor is, ha a feltárás a FEUVE rendszer működése során történt és a kijelölt felelős nem azonos a szabálytalansági felelős személyével, elkerülendő a felesleges duplikációt, irat-, és dokumentumhalmozást.
Ebben az esetben a szabálytalansági felelős feladata a koordináció, a FEUVE rendszer ezirányú előírásainak végrehajtása érdekében: a 13. számú függelék vezetése, folyamatos naprakész információk biztosítása a vezető felé, a nyomon követés, úgy, hogy a háttéranyagok fellelhetőségére a hivatkozott nyilvántartásban utal.
Összességében elmondható, hogy a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje az adott honvédelmi szervnél, mint a FEUVE rendszer része, alapvető eleme a működtetésnek, s az eredményességi, hatékonysági célok elérésének, hiszen minden egyes feltárt és dokumentált szabálytalanság és körülményei értékelése a fejlesztést szolgálja.
VI. Intézkedések nyilvántartása
„(1) Az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetője – a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutató figyelembevételével – éves bontásban nyilvántartást vezet, amellyel a belső és külső ellenőrzési jelentésekben tett megállapítások, javaslatok hasznosulását és végrehajtását nyomon követi.
(2) A nyilvántartás tartalmazza az intézkedési terv alapján az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység által végrehajtott intézkedések rövid leírását, és a végre nem hajtott intézkedések okát.
(3) A belső és külső ellenőrzési jelentés megállapításai, javaslatai alapján végrehajtott intézkedésekről, a végre nem hajtott intézkedésekről és azok indokáról az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetője beszámolót készít.
(4) Az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetője a beszámolót a tárgyévet követő év január 31-ig megküldi a költségvetési szerv belső ellenőrzési vezetője és a fejezet felügyeletét ellátó szerv vezetője (önkormányzati költségvetési szerv esetén a jegyző, többcélú kistérségi társulás költségvetési szerve esetén a munkaszervezet vezetője) részére.
(5) A fejezet felügyeletét ellátó szerv vezetője a fejezetére vonatkozó összefoglaló beszámolót, valamint a saját szervezetére vonatkozó beszámolót megküldi a fejezet felügyeletét ellátó szerv belső ellenőrzési vezetőjének és a pénzügyminiszternek minden év április 30-ig. A pénzügyminiszter az intézkedési tervekben foglaltak megvalósításáról éves jelentésében tájékoztatja a Kormányt.”
Továbbá a HM fejezet államháztartási belső ellenőrzési rendjének szabályairól, és a HM fejezet egységes államháztartási belső ellenőrzési kézikönyvének kiadásáról szóló 81/2007. (HK 15.) HM utasítás 11. § alábbi bekezdései értelmében:
„(24) Az ellenőrzési megállapítások hasznosításáért, az intézkedési tervben foglalt feladatok végrehajtásáért és a megvalósulás nyomon követéséért a Ber. 29. § (5) bekezdésében foglaltakkal összhangban az ellenőrzött honvédelmi szerv vezetője a felelős, aki az intézkedési terv végrehajtásáról az államháztartási belső ellenőrzési vezetőt a Ber. 12. § n) pontjában előírt nyomon követés érdekében köteles tájékoztatni. (25) A belső és a külső ellenőrzési jelentésekben tett megállapítások, javaslatok hasznosulásának, a tett intézkedések végrehajtásának nyomon követése érdekében az ellenőrzött honvédelmi szerv, illetve szervezeti egység a Ber. 29/A. §-ában előírt, a pénzügyminiszter által kiadásra kerülő módszertani útmutatóban meghatározottak figyelembevételével nyilvántartást vezet. A tárgyévben végrehajtott intézkedésekről, a végre nem hajtott intézkedésekről és azok indokáról az ellenőrzött honvédelmi szervek, szervezeti egységek éves szinten beszámolót készítenek, amelyet a honvédelmi szerv vezetője a tárgyévet követő év január 31-ig egy-egy példányban átad a honvédelmi szerv államháztartási belső ellenőre részére, megküld a HM KEHH főigazgató részére, illetve a HM kabinetfőnök útján felterjeszt a honvédelmi miniszter részére. A HM szervek vezetői (főosztályvezetők, titkárságvezetők) beszámolójukat közvetlenül küldik meg a HM KEHH főigazgató, illetve a HM kabinetfőnök részére. (26) A HM kabinetfőnök kijelöli a fejezetre vonatkozó éves szintű összefoglaló beszámoló, valamint a Honvédelmi Minisztériumra vonatkozó éves szintű beszámoló összeállításáért felelős vezetőt. Az érintett jelentések kidolgozására olyan ütemezéssel intézkedik, hogy azok a pénzügyminiszter részére április 30-ig megküldésre kerülhessenek, illetve azok egyidejűleg a HM KEHH részére rendelkezésre álljanak a pénzügyminiszter részére május 31-ig megküldésre határidőzött éves fejezetszintű államháztartási belső ellenőrzési és a HM fejezet éves összefoglaló államháztartási belső ellenőrzési jelentésekhez történő feldolgozás érdekében.”
A fentiek értelmében az ellenőrzött szervezetnek éves bontásban nyilvántartást kell vezetnie, amely segítségével nyomon követi az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1198. (XII. 30.) Korm. rendelet 2. § 10. pontja szerinti külső és belső ellenőrzési jelentés(ek)ben tett megállapítások, javaslatok alapján tett intézkedések végrehajtását, illetve a végre nem hajtott intézkedések okát is feltünteti.
A intézkedések nyilvántartására szolgáló táblázat kitöltése az ellenőrzött szerv vezetőjének {illetve az általa kijelölt személy (pl.: szabálytalansági felelős)/szervezeti egység} a feladata, mely segítséget nyújt a végrehajtott, illetve a még végre nem hajtott intézkedések nyomon követésében mind a szervezet, mind a belső ellenőrzést végzők számára.
A nyilvántartás áttekinthető képet ad az ellenőrzések kapcsán az ellenőrzési jelentésben megfogalmazott javaslathoz kapcsolódó intézkedések végrehajtásának helyzetéről, intézkedésenként.
A nyilvántartásban a tárgyévben jóváhagyott intézkedési tervet kell szerepeltetni. A tárgyévben végre nem hajtott intézkedéseket a következő évi nyilvántartásba kell átvezetni.
A nyilvántartás formáját és a kapcsolódó kitöltési útmutatót a 14. sz. függelék tartalmazza.
VII. Beszámolási kötelezettség
1. A honvédelmi szerv vezetőjének kötelezettsége
1. Az Ámr. a költségvetési szerv vezetője részére nyilatkozattételi kötelezettséget ír elő a 23. számú melléklete – a minta a 15. számú függelékben található – szerinti formában és tartalommal a belső kontrollok működtetésének értékelésére vonatkozóan. (A nyilatkozat kitöltése a vonatkozó kérdéslista alapján történik, melynek felhasználását a felelős vezetők részéről is meg kell követelni.)
2. A honvédelmi szerv vezetője a költségvetési beszámoló szöveges értékelésében, az adott költségvetési évre vonatkozóan részletezi a FEUVE rendszer kialakítottságának, működtetésének tapasztalatait, a feltárt, az intézmény működésével kapcsolatos hibákat, a kockázatelemzés, kockázatkezelés eredményeit, a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje keretében kialakult eredményeket, valamint a honvédelmi szervet érintő külső (ÁSZ), belső (KEHI), valamint fejezetszintű, elöljárói felügyeleti, vagy intézményi ellenőrzések FEUVE rendszer kialakítására, működtetésére vonatkozó megállapításait, a kapcsolódóan meghozott intézkedések eredményeit.
2. A HM Közgazdasági és Pénzügyi Ügynökség kötelezettsége
Ezen utasítás 9. § (11) pontjában foglaltaknak megfelelően (az utasítás 1. számú melléklete szerinti tartalommal) a honvédelmi szerv pénzügyi és számviteli ellátásáért felelős, illetékes gazdasági vezető köteles nyilatkozni kinyilvánítva, hogy a hatáskörébe tartozó, a költségvetési szervet érintő pénzügyi-, számviteli feladatokat maradéktalanul, a jogszabályokban előírt módon hajtotta végre.
A meghatározott koordinációs, valamint fejlesztési feladatok maradéktalan, teljes körű, eredményes és hatékony végrehajtása érdekében a HM KPÜ FEUVE ellenőrzéseket hajt végre a honvédelmi szerveknél a HM VTISZÁT szakirányításával és jóváhagyásával.
Az ellenőrzések az előírt szabályzók, okmányok megköveteltek szerinti formában való meglétére, kialakítottságára, vezetettségére irányulnak, vizsgálva az adott szervezetnél a megelőző időszakban végrehajtott külső (az ÁSZ által végrehajtott), belső (a KEHI által végrehajtott), valamint fejezetszintű, elöljárói felügyeleti, vagy belső (intézményi) ellenőrzések tapasztalatait, azok beépítését a FEUVE rendszer fejlesztése során.
2. Az ellenőrzések tervezésének, végrehajtásának rendje
A HM KPÜ köteles a FEUVE ellenőrzéseket kiemelt figyelemmel tervezni annak érdekében, hogy összhangban legyen a honvédelmi szervek tevékenységével, valamint más fejezetszintű, elöljárói felügyeleti, vagy belső ellenőrzések végrehajtásával.
Az ellenőrzéseket, egyeztetetten, a HM éves ellenőrzési tervében kell megtervezni.
Az ellenőrzések tervezését, előkészítését és végrehajtását a honvédelmi tárca ellenőrzési rendjéről szóló 52/2007. (HK 11.) HM utasítás előírásai alapján kell realizálni. Az ellenőrzések vizsgálati területe kiterjed az ezen utasításban meghatározott elvek, szabályok érvényesülésére, így különösen:
a) a FEUVE általános belső szabályainak kialakítottságára, illetve megjelenítésére a vonatkozó helyi vezetési, irányítási intézkedésekben, egyéb okmányokban (SZMSZ, gazdálkodási intézkedés, hatásköri-, kiadmányozási jegyzék, munkaköri leírások);
b) az ellenőrzési nyomvonal, illetve a kapcsolódó folyamatlista kidolgozottságára, felülvizsgálataira a honvédelmi szerv alaprendeltetési és működtetési feladatrendszerének teljes körű lefedettségére;
c) a kockázatkezelési rendszer megfelelő kidolgozottságára és a kockázatkezelési tevékenység szervezettségére, a kockázat-nyilvántartás megalapozott, ellenőrzési nyomvonal szerinti, összehangolt kialakítására, felülvizsgálataira;
d) a szabálytalanságok kezelésével összefüggő helyi eljárásrend kialakítottságára, valós alkalmazhatóságára és alkalmazására;
e) a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 27.) Korm. rendelet 29/A. paragrafusa értelmében a belső és külső ellenőrzési jelentésekben tett megállapítások, javaslatok hasznosulásának és végrehajtásának nyomon követésére, az intézkedések nyilvántartására; f) az esetlegesen meglévő utaltsági rendeknek megfelelő bedolgozások, adatszolgáltatások végrehajtására;
g) a vonatkozó helyi előírásokra;
h) a kijelölt FEUVE bizottságok működésének szabályozottságára.
Az ellenőrzések célja, hogy átfogó képet adjon a FEUVE rendszer működtetéséből adódó feladatok végrehajtási szintjeiről, tapasztalatairól, és nem az adott honvédelmi szerv ellenőrzési, vagy egyéb tevékenységének minősítését szolgálja.
A vizsgálatok eredményeinek elemzését követően a tárca szintű koordinációért, harmonizációért felelős szerv (HM KPÜ) képes lesz arra, hogy a rendszer továbbfejlesztési elvárásainak eleget tudjon tenni, segítve a különböző szerveket FEUVE tevékenységük végrehajtásában, a gyakorlati alkalmazás racionálisabbá, hatékonyabbá és eredményesebbé tétele érdekében.
Az elmúlt pár éves időszak során egyértelművé vált, hogy a közpénzek felhasználásának kontrollját, kontrolljait fejleszteni kellett, kell abba az irányba, ahol az esetlegesen felmerülő hibák, szabálytalanságok, netán visszaélések keletkezésük pillanatában, vagy továbbmenve, az előtt kiszűrhetőek és kezelhetőek lesznek.
Ehhez a leghatékonyabb eszköznek a FEUVE rendszer kialakítása, valamint működtetése bizonyult, hiszen olyan ellenőrzési pontokat, s a pontokhoz olyan végrehajtandó tevékenységeket határoz meg – azon résztvevők részére, akik valóban ismerik szervezeteik legapróbb részfolyamatait, azok keletkezését, végrehajtását, eredményét –, melyek alkalmasak az említett célok elérésére, a jogszabályi alapokon nyugvó, akár hiba nélküli szakmai, gazdálkodási tevékenység realizálására.
Bízunk benne, hogy ezen irányelvek kialakításával elértük, elérjük azt a kívánt (és elvárt) rendszerműködtetési szintet, amely mellett ez a hasznos, hatékony ellenőrzési rendszer ténylegesen eredményeket ér el a honvédelem tevékenysége során, az elvártaknak megfelelően növelve hatékonyságát.
Minimális követelmények és minta a
„FEUVE ÁLTALÁNOS SZABÁLYZAT”
Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 121. § (1) bekezdésében, valamint az államháztartás működési rendjéről szóló többször módosított 217/1998. (XII. 30.) Kormányrendelet 145/A-C. §-ában meghatározott kötelezettségeknek megfelelően, a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszer kialakításával kapcsolatos feladatokról szóló ………..HM utasításban foglalt előírások alapján a HM/MH szervezet Folyamatba Épített Előzetes és Utólagos Vezetői Ellenőrzési (továbbiakban: FEUVE) rendszerének kialakítását és működtetését az alábbiak szerint Meghatározni a HM/MH szerv rendszerének kialakításával, és működtetésével kapcsolatos alapvető feladatokat, tevékenységi köröket annak érdekében, hogy a rendszer működése az elvártaknak megfelelően valósuljon meg a meghatározott felelősségi szinteken.
Jelen FEUVE Általános Szabályzat (továbbiakban: Szabályzat) hatálya kiterjed HM/MH szervre.
3. Jogszabályi, valamint az állami irányítás egyéb jogi eszközében szereplő előírások
„97. § (1) A költségvetési szerv vezetője felelős a feladatai ellátásához a költségvetési szerv vagyonkezelésébe, használatába adott vagyon rendeltetésszerű igénybevételéért, az alapító okiratban előírt tevékenységek jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő ellátásáért, a költségvetési szerv gazdálkodásában a szakmai hatékonyság és a gazdaságosság követelményeinek érvényesítéséért, a tervezési, beszámolási, információszolgáltatási kötelezettség teljesítéséért, annak teljességéért és hitelességéért, a gazdálkodási lehetőségek és a kötelezettségek összhangjáért, az intézményi számviteli rendért, a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés, valamint a belső ellenőrzés megszervezéséért és hatékony működéséért. (2) A költségvetési szerv vezetője az éves költségvetési beszámoló keretében beszámol a költségvetési szerv folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzésének, valamint belső ellenőrzésének működtetéséről.”
„121. § (1) A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés a szervezeten belül a gazdálkodásért felelős szervezeti egység által folytatott első szintű pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszer, amelynek létrehozásáért, működtetéséért és fejlesztéséért a költségvetési szerv vezetője felelős az államháztartásért felelős miniszter által közzétett irányelvek figyelembevételével. A költségvetési szerv vezetője köteles olyan szabályzatokat kiadni, folyamatokat kialakítani és működtetni a szervezeten belül, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. A pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok magukban foglalják: a) a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítését (ideértve a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerződések, a kifizetések, a szabálytalanság miatti visszafizettetések dokumentumait is),
b) az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzést, a pénzügyi döntések szabályszerűségi és szabályozottsági szempontból történő jóváhagyását, illetve ellenjegyzését,
c) a gazdasági események elszámolását (a hatályos jogszabályoknak megfelelő könyvvezetés és beszámolás).
(3) A pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszernek biztosítania kell, hogy
a) a költségvetési szerv valamennyi, gazdálkodással kapcsolatos tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel;
b) az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra;
c) megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a költségvetési szerv gazdálkodásával kapcsolatosan;
d) a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés harmonizációjára és összehangolására vonatkozó irányelvek végrehajtásra kerüljenek;
e) a rendelkezésre álló eszközök és források a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel összhangban kerüljenek felhasználásra.”
„145/A. § (1) A költségvetési szerv vezetője a szerv gazdálkodásának folyamatára (tervezés, végrehajtás, beszámolás) és sajátosságaira tekintettel köteles kialakítani, működtetni és fejleszteni a FEUVE rendszerét. (2) A FEUVE rendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályzatokat, melyek alapján a költségvetési szerv érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit.
(3) A FEUVE rendszer kialakítása és működtetése során a költségvetési szerv vezetőjének figyelembe kell vennie a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutatókban foglaltakat.
(4) A FEUVE fejlesztése során figyelembe kell venni az államháztartási külső pénzügyi ellenőrzést és belső ellenőrzést végző szervek által megfogalmazott ajánlásokat és javaslatokat.
(5) A költségvetési szerv vezetője köteles szabályozni a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét, amely – a minisztériumok, a miniszterelnöki hivatal és a kormányhivatalok kivételével – e rendelet 10. §-ának (4) bekezdésében foglalt szervezeti és működési szabályzat mellékletét képezi.
145/B. § (1) A költségvetési szerv vezetője köteles elkészíteni a költségvetési szerv ellenőrzési nyomvonalát, amely a költségvetési szerv tervezési, pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési folyamatainak szöveges vagy táblázatba foglalt, vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása, amely tartalmazza különösen a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, továbbá irányítási és ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomon követését és utólagos ellenőrzését.
145/C. § (1) A költségvetési szerv vezetője köteles a kockázati tényezők figyelembevételével kockázatelemzést végezni, és kockázatkezelési rendszert működtetni. (2) A kockázatelemzés során fel kell mérni és meg kell állapítani a költségvetési szerv tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat.
(3) A kockázatkezelés rendjének kialakítása során meg kell határozni azon intézkedéseket és megtételük módját, melyek csökkentik, illetve megszüntetik a kockázatokat.
(4) A FEUVE rendszerben rejlő kockázatos területek kiválasztására objektív kockázatelemzési módszert kell alkalmazni a pénzügyminiszter által kiadott módszertani útmutatók alapján.”
„149. § (1) Az elemi költségvetés készítésére kötelezett az előirányzatok felhasználásáról és a gazdálkodásáról a költségvetési szervek beszámolási és könyvvezetési kötelezettségéről szóló kormányrendelet előírásai szerint évközi (féléves) és éves beszámolót készít. (2) A költségvetési szerv felügyeleti szerve a költségvetési szervei részére
c) előírja, hogy az Áht. 97. § (2) bekezdésében meghatározott kötelezettségnek megfelelően e rendelet 23. számú melléklete szerint értékelje a belső kontrollok működését, és az éves költségvetési beszámolóval együttesen küldje meg a felügyeleti szervnek; (10) Amennyiben a (2) bekezdés c) pontjával érintett költségvetési szervnél év közben változás történik a szerv vezetője személyében (továbbá, ha a szerv átalakul vagy megszűnik), a távozó vezető (átalakuló vagy megszűnő szerv vezetője) köteles a 23. számú mellékletet az addig eltelt időszak vonatkozásában kitölteni, és az új vezetőnek (jogutódnak) átadni, aki köteles azt saját nyilatkozatához mellékelni.” „(1) Az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetője – a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutató figyelembevételével – éves bontásban nyilvántartást vezet, amellyel a belső és külső ellenőrzési jelentésekben tett megállapítások, javaslatok hasznosulását és végrehajtását nyomon követi.
(2) A nyilvántartás tartalmazza az intézkedési terv alapján az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység által végrehajtott intézkedések rövid leírását, és a végre nem hajtott intézkedések okát.
(3) A belső és külső ellenőrzési jelentés megállapításai, javaslatai alapján végrehajtott intézkedésekről, a végre nem hajtott intézkedésekről és azok indokáról az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetője beszámolót készít.
(4) Az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetője a beszámolót a tárgyévet követő év január 31-ig megküldi a költségvetési szerv belső ellenőrzési vezetője és a fejezet felügyeletét ellátó szerv vezetője (önkormányzati költségvetési szerv esetén a jegyző, többcélú kistérségi társulás költségvetési szerve esetén a munkaszervezet vezetője) részére.”
3.4. A HM fejezet államháztartási belső ellenőrzési rendjének szabályairól, és a HM fejezet egységes államháztartási belső ellenőrzési kézikönyvének kiadásáról szóló 81/2007. (HK 15.) HM utasítás alapján: „(24) Az ellenőrzési megállapítások hasznosításáért, az intézkedési tervben foglalt feladatok végrehajtásáért és a megvalósulás nyomon követéséért a Ber. 29. § (5) bekezdésében foglaltakkal összhangban az ellenőrzött honvédelmi szerv vezetője a felelős, aki az intézkedési terv végrehajtásáról az államháztartási belső ellenőrzési vezetőt a Ber. 12. § n) pontjában előírt nyomon követés érdekében köteles tájékoztatni. (25) A belső és a külső ellenőrzési jelentésekben tett megállapítások, javaslatok hasznosulásának, a tett intézkedések végrehajtásának nyomon követése érdekében az ellenőrzött honvédelmi szerv, illetve szervezeti egység a Ber. 29/A. §-ában előírt, a pénzügyminiszter által kiadásra kerülő módszertani útmutatóban meghatározottak figyelembevételével nyilvántartást vezet. A tárgyévben végrehajtott intézkedésekről, a végre nem hajtott intézkedésekről és azok indokáról az ellenőrzött honvédelmi szervek, szervezeti egységek éves szinten beszámolót készítenek, amelyet a honvédelmi szerv vezetője a tárgyévet követő év január 31-ig egy-egy példányban átad a honvédelmi szerv államháztartási belső ellenőre részére, megküld a HM KEHH főigazgató részére, illetve a HM kabinetfőnök útján felterjeszt a honvédelmi miniszter részére. A HM szervek vezetői (főosztályvezetők, titkárságvezetők) beszámolójukat közvetlenül küldik meg a HM KEHH főigazgató, illetve a HM kabinetfőnök részére. (26) A HM kabinetfőnök kijelöli a fejezetre vonatkozó éves szintű összefoglaló beszámoló, valamint a Honvédelmi Minisztériumra vonatkozó éves szintű beszámoló összeállításáért felelős vezetőt. Az érintett jelentések kidolgozására olyan ütemezéssel intézkedik, hogy azok a pénzügyminiszter részére április 30-ig megküldésre kerülhessenek, illetve azok egyidejűleg a HM KEHH részére rendelkezésre álljanak a pénzügyminiszter részére május 31-éig megküldésre határidőzött éves fejezetszintű államháztartási belső ellenőrzési és a HM fejezet éves összefoglaló államháztartási belső ellenőrzési jelentésekhez történő feldolgozás érdekében.”
3.5. 86/2008. (HK 17.) HM utasítás a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszer kialakításával kapcsolatos feladatokról – a továbbiakban: utasítás
Az utasítás a tárca működésének sajátosságait figyelembe véve határozza meg a FEUVE rendszer kialakításával, működtetésével, valamint fejlesztésével kapcsolatos feladatokat, hatás-, és jogköröket, melynek előírásait a HM/MH szervezet FEUVE rendszerének kialakításakor és működtetésével kapcsolatban maradéktalanul alkalmazni kell.
A HM/MH szerv FEUVE rendszerét a hivatkozott jogszabályi, szabályzói (kiemelten az utasítás) előírásokkal összhangban, a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutatókban foglaltak figyelembevételével működteti.
A HM/MH szerv FEUVE rendszerével kapcsolatos, az alábbi alapvetéseken létrehozott követelményeket a 2. számú függelék foglalja össze.
A FEUVE rendszer kialakítása, működtetése és fejlesztése érdekében meghatározott alapelvárások, célok:
Szabályosság: a szervezet, szervezeti egység működése megfelel a vonatkozó szabályoknak, előírásoknak.
Szabályozottság: a szervezet, szervezeti egység működése, tevékenysége, illetve valamely tevékenységi folyamata, részfolyamata, alaptevékenységi körébe tartozó szakfeladata megfelelően szabályozott-e, a hatályos jogszabályoknak, fejezetszintű belső rendelkezéseknek megfelelnek-e.
Gazdaságosság: a tevékenység ellátásához felhasznált erőforrások költségének optimalizálását jelenti a megfelelő minőség mellett.
Hatékonyság: a tevékenység során előállított termékek, szolgáltatások, egyéb eredmények, valamint az előállításukhoz felhasznált források közötti kapcsolat.
Eredményesség: a tevékenység céljai megvalósításának mértéke, a tevékenység szándékolt és tényleges hatása közötti kapcsolat.
2. FEUVE okmányok kialakítása
A HM/MH szerv tevékenységének teljes vertikumát le kell fedni („védeni”) a FEUVE rendszer okmányainak kialakításával a kitűzött eredményességi és hatékonysági célok elérése érdekében.
A jogszabályi, szabályzói előírásoknak megfelelően kötelező kialakítani:
a) a FEUVE rendszer kialakításának és működtetésének általános szabályai, előírásait tartalmazó FEUVE általános szabályzatot,
b) a HM/MH szervezet ellenőrzési nyomvonalát, folyamatlistáját,
c) a kockázatok kezelésének szabályzatát,
d) és a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét.
2.1. Ellenőrzési nyomvonal, folyamatlista
Az ellenőrzési nyomvonal a honvédelmi szervnél megvalósuló, a szervezetre jellemző, folyamatokat, tevékenységeket tartalmazó tervezési, pénzügyi bonyolítási, és ellenőrzési folyamatok táblázatba foglalt – a pontosabb végrehajtás érdekében, szükség szerint szöveges magyarázattal, vagy folyamatábrával kiegészített – leírása, amely tartalmazza a folyamatok leírását, a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, továbbá az irányítási, valamint ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomon követését és utólagos ellenőrzését.
Az ellenőrzési nyomvonalban a honvédelmi szerv tevékenységére jellemző összes folyamatot fel kell tüntetni, amit oly mértékben kell részfolyamatokra – tevékenységekre bontani, hogy az alapul szolgáljon a kockázati tényezők felmérésére és a kockázatok elemzésére, kezelésére is.
Az ellenőrzési nyomvonal előkészítésének, kialakításának (aktualizálásának) keretében el kell készíteni (aktualizálni) a honvédelmi szerv alaprendeltetési és működési feladatait tartalmazó folyamatlistát, mely az ellenőrzési nyomvonal létrehozásának alapjául és a folyamatgazdák azonosításául szolgál.
Az ellenőrzési nyomvonal, folyamatlista felülvizsgálatát, pontosítását, kiegészítését évente legalább két alkalommal (tárgyév 04. 15. és 10. 15-ig) az utasítás alapján (a kockázatkezeléssel összhangban), illetve a honvédelmi szervezet feladatainak változásakor el kell végezni.
A HM/MH szerv – a jogszabályi előírásnak megfelelően – a folyamatlistáját és az ellenőrzési nyomvonalát a meghatározottak alapján jelen szabályzat mellékleteként készíti el.
2.2. Kockázatkezelési rendszer
A cél egy olyan kockázatkezelési rendszer kialakítása, amely:
– tartalmazza az ellenőrzési nyomvonalba bevont folyamatok esetében a tevékenységeket, illetve a befolyásoló kockázatokat,
– alkalmas a kockázatok értékelésére, priorizálására,
– a kockázatértékelés eredményei alapján lehetőséget ad intézkedések megfogalmazására.
A kockázatelemzési, kockázatkezelési rendszerrel kapcsolatos részletes követelmények a Kockázatkezelési Szabályzatban kerülnek meghatározásra, melynek előírásait a tevékenység során maradéktalanul alkalmazni kell.
2.3. Szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje
A HM/MH szerv – a jogszabályi előírásnak megfelelően – a szabálytalanságokkal kapcsolatos eljárásrendjét az SZMSZ mellékleteként készíti el.
Az eljárásrend tartalmazza a szervezet működési rendjében, a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az egyes műveletekben előforduló, valamely normától, belső rendelkezéstől, felettesi utasítástól, elöljárói parancstól való eltérés esetén a vezetők, illetve a beosztott állomány által alkalmazandó eljárási rendet és szabályokat.
2.4. Beszámolási kötelezettség
A HM/MH szerv vezetője ezen pontban határozza meg a korábban említett jogszabályi előírásoknak megfelelő, valamint az utasításban meghatározott beszámolási kötelezettség követelményeit.
1. Az Ámr. a költségvetési szerv vezetője részére nyilatkozattételi kötelezettséget ír elő a 23. számú melléklete szerinti formában és tartalommal a belső kontrollok működtetésének értékelésére vonatkozóan. Ennek vonatkozásában a honvédelmi szerv vezetője meghatározza azon felelősségi szinteket, melyek esetében az utasítás 15. számú függeléke szerinti formában alkalmazni kell az említett nyilatkozatot alátámasztó kérdéslistát, mint az önellenőrzés eszközét a nevesített felelősök (vezetők) szintjén.
2. Az utasítás értelmében a honvédelmi szerv vezetője a költségvetési beszámoló szöveges értékelésében az adott költségvetési évre vonatkozóan részletezi a FEUVE rendszer kialakítottságának, működtetésének tapasztalatait, a szabálytalanságok kezelésével kapcsolatosan feltárt, az intézmény működésével kapcsolatos hibákat, szabálytalanságokat, a kockázatelemzés, kockázatkezelés eredményeit, valamint a nyilvántartási, jelentési kötelezettség értékelését, eredményeit, tapasztalatait.
2.5. Intézkedések nyilvántartása
A jogszabályi, szabályzói előírások értelmében a HM/MH szerv éves bontásban nyilvántartást vezet, amely segítségével nyomon követi az ellenőrzési jelentés(ek)ben tett megállapítások, javaslatok végrehajtását, foganatosítását, illetve a végre nem hajtott intézkedések okát is feltünteti.
A nyilvántartás áttekinthető képet ad az ellenőrzések kapcsán az ellenőrzési jelentésben megfogalmazott javaslathoz kapcsolódó intézkedések végrehajtásának helyzetéről.
A nyilvántartásban a tárgyévben jóváhagyott intézkedési tervet kell szerepeltetni. A tárgyévben végre nem hajtott intézkedéseket a következő évi nyilvántartásba kell átvezetni.
A HM/MH szerv FEUVE tevékenységét a szervezeti egység/beosztás koordinálja.
A koordináció magába foglalja a rendszer kialakításának, működtetésének és fejlesztésének irányítását, a szervezet (Fő)folyamatlistájának, (Fő)ellenőrzési nyomvonalának, valamint a Fő-kockázat nyilvántartásának az elkészítését, aktualizálását.
Jelen Szabályzat az aláírás napján lép hatályba.*
Minta „A HM/MH szerv FEUVE rendszerével kapcsolatos követelmények”
|
HM/MH |
1. számú melléklet a ….HM/MH szám
FEUVE Általános Szabályzathoz |
A HM/MH szervezet FEUVE rendszerével kapcsolatos követelmények
1. A FEUVE rendszer és a szabályozottság
A szervezet vezetője gondoskodik arról, hogy
– a szervezet elsőszintű pénzügyi és ellenőrzési feladatainak megfelelő szabályozása érdekében a hatályos jogszabályokról kellő tájékozottság legyen;
– a belső szabályozásnál figyelembevételre kerüljenek az alapító, illetve a fenntartó által meghatározott követelmények, célkitűzések, elvárások;
– a hatályos jogszabályok alapján előírt belső szabályozók kialakítása megtörténjen, azok megismertetése biztosítva legyen;
– a helyi sajátosságok miatt szabályozandó területek feltárásra kerüljenek.
A megfelelő szabályozottság biztosítása érdekében:
– meg kell határozni azokat a területeket, amelyek szabályozásáról a központi előírások következtében helyileg kell gondoskodni;
– objektív kockázatelemzés segítségével fel kell tárni azokat a területeket, amelyek
= szabályozása központi előírás nélkül, a szervezet működése, szervezete és az ellátott feladatok sajátossága miatt szükséges;
= jelentős kockázati területet jelentenek, így a szabályokat gyakran felül kell vizsgálni;
= az intézmény működése szempontjából meghatározóak, így a szabályozását előtérbe kell helyezni;
– új belső szabályozás esetén a folyamatgazdával előzetes konzultációt kell folytatni, illetve a kidolgozott belső szabályozót véglegesítés előtt ismét egyeztetni kell az érintettekkel;
– a szervezeti szintű szabályozottság megfelelő minősége érdekében az érvényben lévő belső szabályokat rendszeres időközönként felül kell vizsgálni, amelynél figyelembe kell venni a munkafolyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés tapasztalatait, a független belső ellenőrzés megállapításait, valamint a külső ellenőrzések észrevételeit, javaslatait.
A belső szabályzatok főbb csoportjai:
– a szervezeti működési szabályzat annak mellékleteivel;
– a szakmai tevékenységgel, a működéssel, a munkavállalók jogállásával kapcsolatos szabályozók;
– a különféle tervek, megállapodások;
– a pénzügyi és gazdálkodási szabályozók.
A szükséges belső szabályozókról az aktuális jegyzéket a szabályozók felülvizsgálati időszakainak és határnapjainak, valamint a felülvizsgálatért felelős beosztások megnevezésének feltüntetésével a szervezet kijelölt egysége tartja nyilván.
2. A FEUVE rendszer és a szabályosság
A szervezet vezetője a szabályosság betartása érdekében biztosítja a személyi állomány részére
– a jogszabályok és más kötelező szabályok megismerhetőségét;
– a belső szabályokhoz való hozzáférhetőséget.
A szabályosság biztosítása érdekében gondoskodik
– a szervezet mindennapi tevékenységében alkalmazásra kerülő jogszabályhoz való könnyű hozzáférhetőségről;
– azok megfelelő alkalmazását elősegítő továbbképzéseken, értekezleteken, konzultációkon való részvételről, egyéb szakmai anyagok (szakkönyvek, folyóiratok stb.) beszerzéséről, az internet-honlapokon lévő anyagokhoz való hozzáférésről;
– a belső szabályzatokhoz való könnyű hozzáférhetőségről;
– a nagy kockázatot rejtő feladatok ellátását végző személyi állomány, a folyamatgazdák figyelmét fel kell hívni a szabályzatok előírásainak betartására.
A szabályok betartását az előzetes vezetői ellenőrzés, az egymásra épülő, egymást ellenőrző folyamatrend, az utólagos vezetői ellenőrzés, valamint a független belső ellenőrzés eszközeivel kell elősegíteni.
3. A FEUVE rendszer és a gazdaságosság
A szervezet vezetője biztosítja, hogy a feladatok ellátására szolgáló erőforrások a gazdaságosság követelményeit szem előtt tartva kerüljenek beszerzésre és felhasználásra.
A gazdaságosság követelménye, hogy az adott feladat, tevékenység ellátásához felhasznált erőforrások költségei - a minőség fenntartása mellett - optimalizálva legyenek.
A gazdaságosság biztosítása érdekében
– az objektív kockázatelemzés eszközét felhasználva meg kell állapítani a gazdaságosság tekintetében legnagyobb kockázatot rejtő költségvetési előirányzatok körét;
– a gazdaságosság növelése érdekében számításokkal alátámasztott módszereket, eljárásokat kell javasolni;
– a vagyongazdálkodás gazdaságosságát rendszeresen vizsgálni kell.
A FEUVE rendszer gazdaságossággal kapcsolatosan kiemelt területei:
– a készletbeszerzéssel, szolgáltatás igénybevétellel kapcsolatos tevékenység,
– az engedélyezett létszám és a személyi juttatások előirányzatai és felhasználásuk.
A gazdaságosság szem előtt tartása érdekében folyamatosan vizsgálni kell a kiemelt területeket.
4. A FEUVE rendszer és a hatékonyság
A szervezet vezetője biztosítja, hogy a hatékonyság követelményeit szem előtt tartva történjen
– a kiadási előirányzatokkal,
– az engedélyezett létszámmal, valamint
– a használatra, rendelkezésre bocsátott vagyonnal való gazdálkodás.
A hatékonyság követelménye, hogy adott feladat ellátása és a felhasznált források között optimális legyen a kapcsolat.
A feladatellátás akkor hatékony, ha a lehető legkevesebb tárgyi és munkaerő felhasználással a lehető legtöbb és legjobb minőségű feladatvégzés történik.
A hatékonyság biztosítása érdekében
– hatékonysági számításokat kell végezni a kiadási előirányzatok megállapítása és felhasználása, az engedélyezett létszám alkalmazása, valamint a vagyonhasználat tekintetében;
– az objektív kockázatelemzés eszközét felhasználva meg kell keresni a költségvetési előirányzatok felhasználása körében a hatékonyság tekintetében legnagyobb kockázatot rejtő előirányzatokat;
– a hatékonyság javítása érdekében számításokkal alátámasztott javaslatokat kell megfogalmazni;
– vagyongazdálkodás hatékonyságát rendszeresen vizsgálni kell.
A FEUVE rendszer hatékonysággal kapcsolatosan kiemelt területei:
– a szervezeti felépítés, ezzel összefüggésben az SZMSZ,
– a szakmai működésre vonatkozó szakmai előírások.
A hatékonysági számítások adott szinten való elvégzéséért az alaprendeltetési feladatellátásra irányulóan a szervezeti egységvezetők a felelősök.
5. A FEUVE rendszer és az eredményesség
Az eredményesség a célok megvalósításának mértéke, vagyis a feladatellátás és a szervezeti célok megvalósítása közötti kapcsolat.
Az eredményesség azt mutatja, hogy a feladatellátás, szolgáltatás nyújtás hozzájárul-e a célok megvalósításához.
A feladatellátás akkor eredményes, ha a kitűzött cél elérését szolgálja.
Az eredményesség biztosítása érdekében
– az objektív kockázatelemzés eszközét felhasználva meg kell keresni az eredményesség tekintetében legnagyobb kockázatot rejtő tevékenységeket;
– az eredményesség javítása érdekében számításokkal, felmérésekkel alátámasztott javaslatokat kell megfogalmazni.
Az eredményességi számítások adott szinten való elvégzéséért az alaprendeltetési feladatellátásra irányulóan a szervezeti egységvezetők a felelősök.
Minta a honvédelmi szerv „folyamatlistája” kialakításához
|
HM/MH |
3. számú melléklet a ….HM/MH szám
FEUVE Általános Szabályzathoz |
A HM/MH szerv tevékenységének folyamatlistája
|
Fsz. |
Főfolyamat |
Sorszám |
Részfolyamat |
Folyamatgazda |
|
Szervezeti egység |
|
I. |
|
1. |
|
|
|
|
|
2. |
|
|
|
II. |
|
1. |
|
|
|
|
|
2. |
|
|
– „Főfolyamat”: a szervezetre jellemző, a működését meghatározó folyamatok (például az SZMSZ-ben meghatározott feladatok).
– „Részfolyamat”: a főfolyamaton belül jellemző, meghatározó részfolyamatok.
– „Folyamatgazda”: a részfolyamatért felelős(ök) megnevezése
Minta a honvédelmi szerv „Ellenőrzési nyomvonal”-a kidolgozásához
|
HM/MH |
2. számú melléklet a ….HM/MH szám
FEUVE Általános Szabályzathoz |
A HM/MH szerv ellenőrzési nyomvonala
|
Sor-
szám |
Tevékenység/
feladat |
Jogszabály,
utasítás, intézkedés |
Előkészítő, koordináló, javaslat-
készítő |
Keletkező dokumentum |
Jóváhagyó (J) Felelős (F), Kötelezettség vállaló (K) |
Határidő |
Ellenőrzés (E), Érvényesítés (É) |
Utalványozás (U), Ellenjegyzés (E) |
Pénzügyi teljesítés |
Könyv- vezetésben
megjelenés |
|
Szervezeti egység |
|
I. |
Főfolyamat |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1. |
Részfolyamat |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. |
Részfolyamat |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
II. |
Főfolyamat |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1. |
Részfolyamat |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. |
Részfolyamat |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Az ellenőrzési nyomvonal szerkezeti tartalma:
(1.) Sorszám: a tevékenységek sorrendiségére utal.
(2.) Tevékenység/feladat: a tevékenység, feladat pontos tárgya, tartalmának, céljainak leírása.
(3.) Jogszabály, utasítás, intézkedés: a tevékenységek jogi alapja (külső és belső jogforrások), amelyet a feladat elvégzése során kötelezően figyelembe kell venni.
(4.) Előkészítő, koordináló, javaslatkészítő: azon személy/szervezeti egység megnevezése, aki az adott feladat előkészítését végzi.
(5.) Keletkező dokumentum: a tevékenység során keletkező dokumentum, illetve adat, amelyet a Felelős (F) rovatban megjelölt személy kiadmányoz, ellenjegyez, vagy egyéb módon jóváhagy.
(6.) Jóváhagyó, Felelős, Kötelezettségvállaló: a tevékenység elvégzését jóváhagyó, az ellátásáért felelős személy/szervezeti egység, illetve pénzügyi folyamat esetén a kötelezettségvállaló személy.
(7.) Határidő: a tevékenység elvégzésének pontos határideje, ismétlődő tevékenység esetén rendszeressége.
(8.) Ellenőrzés, érvényesítés: a tevékenység előkészítésének, végrehajtásának ellenőrzését végző személy/szervezeti egység (esetleg az ellenőrzési feladatok rövid, tömör megfogalmazása), pénzügyi folyamat esetén az érvényesítő személy.
(9.) Utalványozás, ellenjegyzés: pénzügyi kifizetéssel járó tevékenység esetén az utalványozó, ellenjegyző megjelölése.
(10.) Pénzügyi teljesítés: a pénzügyi teljesítéssel kapcsolatos bármilyen megjegyzés.
(11.) Könyvvezetésben megjelenés: ez jelentheti konkrétan csak a könyvviteli elszámolásban való megjelenést (HM KGIR, Eszközprogram), illetve jelentheti azon nyilvántartások megjelölését, amelyben a feladat végrehajtás során keletkezett adat, dokumentum megjelenik (eredményességi, hatékonysági elemzések is).
(Azoknál a tevékenység/feladatoknál, ahol nem értelmezhető a táblázat valamennyi rovata, csak a vonatkozó rovatokat kell kitölteni, a nem jellemző rovatba a nem értelmezhető {né} megjegyzést kell tenni.)
Minimális követelmények és minta a
„KOCKÁZATKEZELÉSI SZABÁLYZAT”
elkészítéséhez
– a kockázatelemzés során felmérni és megállapítani a honvédelmi szerv tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat.
– a kockázatkezelés rendjének kialakítása során meghatározni azon intézkedéseket és megtételük módját, amelyek csökkentik, illetve megszüntetik a kockázatokat, másrészt megelőzik a szervezetre gyakorolt negatív hatások bekövetkeztét.
Kockázat: a honvédelmi szerv gazdálkodása tekintetében mindazon elemek és események bekövetkeztének a valószínűsége, amelyek hátrányosan érinthetik a honvédelmi szerv működését.
A kockázat lehet véletlenszerű esemény, hiányos ismeret, vagy információ.
Eredendő kockázat: a szabálytalanságok vagy a megvalósítás során fellépő hibák előfordulásának kockázata.
Maradvány kockázat: a kockázat csökkentésére tett azonnali válaszlépések (szervezeten belül működő belső kontroll) után még fennálló kockázat.
3. A kockázatkezelési hatókör:
A honvédelmi szerv kockázatkezelésért felelős vezetőjének (vagy vezetőinek) felelőssége és kötelessége az éves költségvetési és feladatterv kialakítása, végrehajtása, és folyamatba épített ellenőrzése, illetve a tevékenységek tervezése során a kockázati tényezők és elemek azonosítása, a kockázatok bekövetkezésének valószínűsítése, a kockázati hatás mérése és lehetőség szerinti semlegesítése.
A kockázatelemzésnek fel kell ölelnie a honvédelmi szerv valamennyi tevékenységi területét, melyet az ellenőrzési nyomvonal alapján állapít meg.
E tekintetben meg kell határozni a pénzügyi és számviteli, az infrastrukturális és elhelyezési, valamint a logisztikai ellátási utaltság tekintetében illetékes honvédelmi szervekkel való együttműködési feladatokat. A felmerülő felelősségi és hatásköri átfedéseket egyeztetni szükséges.
4. A kockázatkezelésért felelős vezető(k) kijelölése:
A honvédelmi szervezet feladatainak, tevékenységeinek tekintetében a belső szabályzatok kialakítása során meg kell határozni, hogy ki a felelős, ki végzi a kockázatkezelés feladatát. Szabályozni kell, hogy a felelősöknek milyen döntéseket lehet és kell hozniuk a kockázatok csökkentésének, esetleges megszüntetésének módjáról.
A kockázatkezelésért felelős vezető(k):
– az éves feladatterv(ek) készítése során elkészítik a szakterületük célkitűzéseinek végrehajtását akadályozó kockázatok elemzését (azonosítás, értékelés), meghatározzák annak kezelési módját,
– felmérik, hogy mi jelenthet kockázatot az adott területen és a kockázat mekkora valószínűséggel léphet fel (1–3), és milyen hatással lehet a honvédelmi szerv tevékenységére (1–3), továbbá
– eldöntik, hogy a meghatározott kockázati nagyság alapján milyen intézkedéseket kell meghozni.
Kockázatkezelési bizottság kijelölése:
A kockázatkezelési feladatok összehangolása, a tevékenység eredményes végrehajtása a Kockázatkezelési Bizottság (KKB) feladata.
A bizottság vezetőből (a honvédelmi szervezet vezetője által kijelölt személy) és tagokból (kockázatkezelésért felelős vezetők) áll.
II. A végrehajtás szabályai
1. Kockázat azonosítása, az azonosítás kereteinek meghatározása:
A kockázatazonosítás célja annak megállapítása, hogy melyek a honvédelmi szerv célkitűzéseit veszélyeztető fő kockázatok.
Az azonosítás meghatározó eleme a tevékenység jellege. A kockázatok azonosítását a szervezeti egység vezetője – felelős – végezi. A vezető alkalmazhatja az önértékelés módszertanát, illetve az e célra életre hívott testületi munkában is azonosíthatja a kockázatokat. Az azonosítás eredménye táblázat, mátrix, és leíró formában is meghatározható.
A kockázatok azonosítását az önértékelés módszertanával a szakterületük vonatkozásában a kockázatkezelésért felelős vezetők végzik az ellenőrzési nyomvonalban rögzített feladatok/folyamatok, tevékenységek rendszeres elemzésével és vizsgálatával.
A honvédelmi szerv vezetője a Kockázatkezelési Szabályzatban megjelölheti az adott honvédelmi szervnél tipikusan előforduló, felmerülő kockázattípusokat, annak érdekében, hogy iránymutatást adjon a rendszert működtető érintettek részére az egységes, átlátható végrehajtás érdekében.
A kockázatok értékelésének célja annak megállapítása, hogy a beazonosított kockázatok milyen mértékben befolyásolják a költségvetési szerv fő célkitűzéseit.
A beazonosított kockázati tényezőket azok felmerülésének valószínűsége és a tevékenységre gyakorolt hatása alapján tevékenységenként az alábbi táblázat szerint kell értékelni.
Az értékelés alkalmazandó formája a 3x3-as kockázatkezelési kritérium mátrix. Ebben a beazonosított kockázati tényezőket azok felmerülésének, bekövetkezésének valószínűsége (vízszintes tengely), illetve a bekövetkezésének a szervezetre gyakorolt hatása (függőleges tengely) szerint kell értékelni.
A kockázat bekövetkezésének hatása a szervezetre
nagy (3) |
3 |
6 |
9 |
közepes (2) |
2 |
4 |
6 |
kicsi (1) |
1 |
2 |
3 |
|
alacsony(1) |
közepes (2) |
magas (3) |
A kockázat bekövetkezésének valószínűsége
A) a kockázat bekövetkezésének a valószínűsége:
– alacsony (1), ha nem valószínű, vagy (pl.) 30%-nál kisebb az esély a bekövetkezésre,
– közepes (2), ha 50% a bekövetkezés esélye,
– magas (3), ha a bekövetkezés valószínűsége nagyon magas, vagy rendszeresen be is következik,
B) a bekövetkezés hatása a szervezetre: ebben az esetben az adott kockázati tényező elemzési kritériumait kell meghatározni, hogy a kockázati tényező állapota alapján a kockázat bekövetkezésének a hatása kicsi (1), közepes (2), vagy nagy (3). (Például szakember hiány kockázati tényező esetén:
– kicsi a kockázat, ha a létszám hiány a szervezet/szervezeti egység létszámához viszonyítottan 15%-nál kevesebb,
– közepes, ha ez az arány 15–30% közé esik,
– nagy, ha a hiány 30%-nál magasabb.)
A fentiek alapján az értékelések eredményei lehetnek:
a) nagy hatású, magas kockázati valószínűségű folyamat (érték: 9) (a fenti példánál maradva: 30% hatásfokú az adott terület szakemberhiánya a szervezetre és ez egy 65%-os bekövetkezési valószínűséggel párosul)
a) magas hatású, közepes kockázati valószínűségű folyamat (érték: 6)
b) magas hatású, alacsony kockázati valószínűségű folyamat (érték: 3)
c) közepes hatású, magas kockázati valószínűségű folyamat (érték: 6)
d) közepes hatású, közepes kockázati valószínűségű folyamat (érték: 4)
e) közepes hatású, alacsony kockázati valószínűségű folyamat (érték: 2)
f) alacsony hatású, magas kockázati valószínűségű folyamat (érték: 3)
g) alacsony hatású, közepes kockázati valószínűségű folyamat (érték: 2)
h) alacsony hatású, alacsony kockázati valószínűségű folyamat (érték: 1)
A honvédelmi szerv tevékenységeinek kockázatelemzését félévente, a feladatok tervezésekor, illetve nem tervezett feladatok esetén év közben a feladatok felmerülésekor ismételten végre kell hajtani.
3. Kockázatkezelés, a kockázatokra adott válaszok meghatározása:
A kockázatkezelésért a kijelölt vezető a felelős, aki tevékenységében támaszkodik a belső ellenőrzés ajánlásaira, javaslataira.
A fő kockázati prioritások meghatározásához figyelembe kell venni a költségvetési szerv adott kockázattal szembeni tűrőképességét, vagyis az elfogadható kockázati szintet, amely azt az értékét jelöli, mely felett a honvédelmi szerv az adott folyamatokat a meghatározott kockázati kategóriákban rejlő kockázati valószínűségek és hatások alapján felül kell vizsgálnia, válaszintézkedéseket, reakciókat kell tenni.
A feltárt kockázatok ismeretében meg kell határozni, hogy a következő stratégiák közül melyiket kell alkalmazni:
1. kockázat átadása (Á) – biztosítás kötésével;
2. kockázat elviselése (E) – nincs reakció;
3. kockázat kezelése (K) – célja a kockázatok elfogadható szintre csökkentése;
4. kockázatos tevékenység befejezése (B) – ha erre lehetőség van.
5. kihasználni a lehetőséget: ez a fentiekkel ellentétben nem egy alternatíva a kockázatok kezelésére, hanem sokkal inkább egy lehetőség, amelyet érdemes figyelembe venni akár elfogadjuk, áthárítjuk vagy kezeljük a kockázatot. Két aspektusa a kockázatmérséklés pozitív hatásainak kiaknázása és a kedvező körülmények kiaknázása. Például az újonnan felmerülő kockázatnak lehetnek szervezeti megújulási/új piaci lehetőséget feltáró mozzanatai.
A választott intézkedés, a kockázatkezelés hatását is szükséges felmérni. A felmérés eredményét szükséges összevetni az adott művelettel, tevékenységgel kapcsolatos eredetileg tervezett végeredménnyel.
A kockázatkezelésért felelős vezetők a szakterületük vonatkozásában gondoskodnak a választott intézkedések kockázatkezelési folyamatba történő beépítéséről figyelembe véve a kockázatkezelő kontrollok (megelőző, korrekciós, iránymutató, felderítő kontrollok) alkalmazásának a következők szerinti jellemzőit:
Megelőző (preventív) kontrollok: korlátozzák egy nem kívánt következménnyel járó kockázat bekövetkezésének lehetőségét. A működő belső kontrollok többsége ehhez a kategóriához tartozik. (Példa az ilyen jellegű kontrollra bizonyos feladatok szétválasztása {például: kötelezettségvállalás és annak ellenjegyzése, utalványozás, és annak ellenjegyzése}, vagy egyes tevékenységek ellátására csak meghatározott személyek felhatalmazása.)
Korrekciós (korrektív) kontrollok: a realizálódott, nem kívánt kockázat következményeit korrigálják, úgy, hogy kisegítő megoldást nyújtanak a kár vagy veszteség csökkentésére. (Például olyan szerződési feltételek kikötése, amelyek védik a feleket esetleges veszteség esetén.)
Iránymutató (direktív) kontrollok: egy bizonyos, kívánt következmény elérését biztosítják. Általában egy tevékenység vagy tevékenységcsoport konkrét lépéseit, végrehajtását tartalmazzák. (Például különböző eljárásrendek, előírások, vezetői utasítások készítése.)
Felderítő (detektív) kontrollok: azt a célt szolgálják, hogy fényt derítsenek olyan esetekre, amikor nem kívánt események következtek be. Mivel csak az esemény bekövetkezése után fejtik ki hatásukat, ezért csak abban az esetben használhatók, amennyiben lehetőség van a kockázat hatásának az elfogadására. (Például különböző ellenőrzések– leltározás, könyvelési tételek egyeztetése.)
A leghatékonyabban a különböző módok együttes alkalmazásával lehet, illetve kell az egyes kockázati lehetőségek bekövetkezésének valószínűségét csökkenteni, vagy megszüntetni.
A kiemelten nagy kockázatú tevékenységek esetében a honvédelmi szerv vezetője intézkedik a legmagasabb kockázatú terület/tevékenység ellenőrzésére (preventív ellenőrzés), folyamatos jelentést, beszámolót kér vagy helyszíni vizsgálatot tart, illetőleg felkéri a belső ellenőrt a vizsgálat elvégzésére.
4. Kockázatkezelés időtartama, a kockázatok felülvizsgálata:
A kockázatkezelési tevékenység átfogja a teljes költségvetési ciklust, azt a költségvetési tervezés elején kell megkezdeni és a költségvetési év során folyamatosan „nyomon” kell követni a folyamatokat, frissíteni a megállapításokat, illetve ellenőrizni a megtett intézkedések hatásait.
A kockázatok felülvizsgálata során:
– Fel kell mérni, hogy a korábban beazonosított kockázati tényezők még mindig fennállnak-e, esetleg merültek-e fel új kockázati tényezők, változott-e az egyes kockázatok bekövetkezésének valószínűsége, illetve szervezetre gyakorolt hatása. Ezek alapján szükség lehet új kockázati prioritások meghatározására, a szervezet kockázati tűrőképességének megváltoztatására.
– Meg kell vizsgálni, hogy a honvédelmi szervezeten belül működő kontroll tevékenységek megfelelően tudják-e csökkenteni a felmerülő kockázatok hatását, bekövetkezésük valószínűségét, szükség van-e új kontroll tevékenységek bevezetésére, a meglévők kibővítésére, az esetlegesen feleslegessé váltak kiszűrésére.
5. Kockázatok és intézkedések nyilvántartása:
A honvédelmi szerv intézményi kockázat nyilvántartást készít, amelynek kezeléséért a honvédelmi szerv vezetője által meghatározott személy a felelős. A nyilvántartás tevékenységenként/feladatonként minden kockázati tényezőre nézve tartalmazza:
– a kockázat bekövetkezésének valószínűségét és a szervezetre gyakorolt hatása nagyságát;
– a kockázat kezelésére javasolt intézkedést;
– a felelős megnevezését;
– a kockázatkezelés hatékonyságát ellenőrző eljárás leírását;
– nem megfelelő hatékonyságú kockázatkezelés esetén az alkalmazandó eljárás leírását.
A kockázatelemzés a szaktevékenységek végzése során folyamatosan jelentkező feladat, melynek során a kockázatkezelési felelősök a központi kockázat-nyilvántartás vezetéséhez félévente (április 15-ig, illetve október 15-ig) az utasítás 7. sz. függeléke szerinti formában (Kockázat-nyilvántartás a Fő kockázat-nyilvántartás vezetéséhez), adatokat szolgáltatnak a Kockázatkezelési Bizottság/vagy a honvédelmi szerv vezetője részére. A honvédelmi szerv tevékenysége, működése során bekövetkezett kockázatokról a kockázatkezelésért felelős vezetők szintén félévente az utasítás 8. számú függeléke szerinti formában (Kockázat-nyilvántartás a bekövetkezett kockázatokról) adatot szolgáltatnak a Kockázatkezelési Bizottság/vagy a honvédelmi szerv vezetője részére. Kockázattípusok és tipikus kockázati tényezők
(ajánlás)
Kockázat típusa |
Leírása |
Konkrét kockázati tényezők |
Kezelési lehetőségek |
1. Külső kockázatok |
Gazdasági |
infláció magasabb a tervezettnél |
a költségvetési források szűkösnek bizonyulnak |
takarékos gazdálkodás |
Infrastrukturális |
az infrastruktúra hiányosságai, vagy hibái |
szolgáltatás időszakos kimaradása (gáz, villany, víz) |
tartalék kapacitás biztosítása |
Jogi és
szabályozási |
Jogszabályok, vagy egyéb szabályozók hibái, hiánya, bonyolultsága, egymásnak ellentmondó jogszabályok, törvény végrehajtási rendeletének hiánya, időbeli csúszása |
szabályozatlan területek, jogszabályváltozás |
jogszabály/szabályozó alkotás, ill. annak kezdeményezése |
Politikai |
kormányváltás, a szervezet tevékenységének politikai megítélése változik |
politikai ellenállás a szervezet tevékenységével kapcsolatban |
lobbi tevékenység |
Elemi csapások |
„vis major” események |
tűz, árvíz, belvíz stb. kedvezőtlen időjárás |
katasztrófavédelmi terv készítése, tevékenység más időpontra helyezése, felkészülés a tervezéskor |
2. Pénzügyi kockázatok |
Költségvetési |
a feladat ellátásához elégtelen a rendelkezésre álló forrás |
költségvetési elvonás |
prioritások kijelölése, feladatelhagyás kezdeményezése |
Csalás vagy
lopás |
szándékos magatartással történő károkozás |
eszközvesztés, leltárhiány |
őrzés-védelem ellenőrzésének megszervezése, belső ellenőrzés, nyilvántartások fegyelmi eljárás |
Felelősség-
vállalási |
ellenjegyzési eljárási hibák, szabálytalan kötelezettségvállalás |
ellenjegyzés elmaradása, jogtalan kifizetések |
belső (vezetői) ellenőrzés |
3. Tevékenységi kockázatok |
Működési |
elérhetetlen célkitűzések, csak részben megvalósuló feladatok működési folyamatok nem hatékony kialakítása ellátási hibák (szakágak szerint), jogszabályok megsértése |
erőforrások pazarló felhasználása épületek, úthálózat rossz állapota kevés/rossz minőségű a rendelkezésre álló anyag |
hatékonysági számítások, ellenőrzés outsourcing felújítás |
Információs |
információhiány, megalapozatlan döntések |
előzmények ismeretének hiánya, elmaradt feladatok, elégtelen információáramlás |
döntés kizárólag az előzmények (korábbi anyagok) ismeretében információs csatornák kiépítése |
Technológiai |
csökkenő hatékonyság az elavult technika miatt, rendszerhiba |
tűz-, robbanás- stb. veszélyes anyagok használata, számítástechnikai háttér hiányosságai, elavult eszközök, balesetveszély, károkozás harmadik személyeknek |
felkészítés, munkavédelmi oktatás, a balesetekre való előzetes felkészülés, beruházás ellenőrzés, átvizsgálás gyakoriságának emelése, beszerzés kezdeményezése |
Döntési |
hosszú döntési lánc, kompetenciák nem egyértelműek, hatáskörök átfedik egymást, egyes területeknek nincs gazdája, rövid határidő szabása |
későn meghozott döntések „egymásra mutogatás” |
döntési lánc pontosítása, szabályozók változtatása, döntési hatáskörök alacsonyabb szintre szállítása |
4. Emberi erőforrás kockázatok |
Személyzeti |
a szükséges számú, megfelelő képzettségű személyi állomány hiánya |
szakemberhiány |
állománytábla módosítás kezdeményezése, toborzás |
Munkahelyi
környezet |
egészséges és biztonságos munkahelyek hiánya |
betegség miatti hiányzás, rossz munkahelyi hangulat, balesetek |
munkahelyi körülmények javítása, vagy kompenzáció (pihenőidő, külön juttatás) ösztönzés, közös programok szervezése |
Emberi |
túlzott leterheltség, nem megfelelő hozzáállás ismeretek, rutin hiánya |
határidők be nem tartása, téves kifizetések, könyveléstechnikai hibák |
vezetői ellenőrzés (pl. határidős munkák nyilvántartása személyenként) oktatás, továbbképzés szervezése |
(A fenti táblázat az alapvetően felmerülhető kockázati típusokat tartalmazza. Azonban egy adott szervezet működésében bármilyen más – itt nem szereplő – alapvetésű tényező is jelentkezhet {pl.: egészségi}. Ezen beazonosított kockázati típusokkal ki kell bővíteni a honvédelmi szerv kockázatelemzési, kockázatkezelési rendszerét.)
MINTA a honvédelmi szerv „KOCKÁZAT-NYILVÁNTARTÁS (Fő kockázat-nyilvántartás)”
elkészítéséhez
|
Ssz. |
Tevékenység/feladat
megnevezése |
Kockázati tényezők |
Bekövet-
kezés valószínűsége |
Tevékenységre gyakorolt hatás |
Kockázat
értéke |
Besorolás |
Javasolt intézkedés |
Felelős |
Ellenőrzési eljárás |
Eljárás
eredmény-
telenség
esetén |
|
I. |
Szervezeti egység |
|
1. |
(Pl.:) Javaslatok összeállítása a költségvetési előirányzatok módosítására |
Külső: év közben felmerült, nem tervezett váratlan feladat(ok) |
2 |
3 |
6 |
K |
Körültekintő, átgondolt átcsoportosítás, |
Log. Főn. |
Felhasználások előtti folyamatos ellenőrzés |
Előirányzatok újbóli módosítása |
|
2. |
|
Pénzügyi: a feladat ellátáshoz nem megfelelő összegű intézményi költségvetés |
1 |
3 |
3 |
E |
Takarékos, hatékony gazdálkodás, naprakész nyilvántartás vezetése |
Log. Főn |
Felhasználások ellenőrzése |
Költségvetési tartalék aktiválása, módosítási javaslat |
|
3. |
|
Működési: nem megfelelő bontásban, arányban javasolt módosítás |
2 |
2 |
4 |
K |
Felhasználási tervek készítése, feladatok átütemezése, előirányzat átcsoportosítás |
Log. Főn |
Felhasználások ellenőrzése, felhasználá-
si tervek készítése |
Előirányzat módosítási javaslat |
|
4. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
A Kockázat nyilvántartás szerkezeti tartalma:
1. Sorszám: tevékenységek sorrendiségére utal.
2. Tevékenység/feladat megnevezése: az ellenőrzési nyomvonalban nevesített tevékenység.
3. Kockázati tényezők: itt kell elvégezni a kockázatok azonosítását, vagyis a tevékenység során, melyek azok a tényezők (pl.: személyzeti: megfelelő képzettségű személyi állomány hiánya, külső: nem megfelelő megoszlásban jóváhagyott költségvetés), melyek meggátolhatják a szervezetet a céljainak, az alaprendeltetési feladatainak az elérésében.
4. Bekövetkezés valószínűsége: A kockázat értékelése során itt kell meghatározni a kockázat bekövetkezés valószínűségének az értékét (1, 2, 3 értékek közül).
5. Tevékenységre gyakorolt hatás: A kockázat értékelése során itt kell meghatározni a kockázat bekövetkezése esetén a tevékenységre gyakorolt hatás értékét (1, 2, 3 értékek közül).
6. Kockázat értéke: A bekövetkezés valószínűsége és a tevékenységre gyakorolt hatás értékének a szorzata.
7. Besorolás: Itt kerül meghatározásra, hogy a kockázati tényezőkre adott válaszok (kockázatkezelési stratégiák) közül melyiket választja a szervezet.
8. Javasolt intézkedés: A kockázat felmerülése esetén, mely az az eljárás, intézkedés, amellyel a kockázat újbóli bekövetkezésének a valószínűsége csökkenthető.
9. Ellenőrzési eljárás: Ellenőrzési eljárás, módszer, amellyel ellenőrizhető, nyomon követhető a kockázat kezelésére hozott intézkedés.
10. Felelős: A tevékenység, feladat végrehajtásáért felelős személy megnevezése.
11. Eljárás eredménytelenség esetén: A kockázat csökkentésére tett intézkedés után még fennálló kockázat megszüntetését szolgáló intézkedések.
Minta a „Nyilvántartás a bekövetkezett kockázatokról” elkészítéséhez
|
Ssz. |
Beazonosítás a kockázat nyt. alapján |
Tevékenység/feladat megnevezése |
Kockázati tényezők |
Bekövetkezés
valószínűsége |
Tevékenységre
gyakorolt hatás |
Kockázat
értéke |
Beso-
rolás |
Javasolt/hozott
intézkedés |
Felelős |
Ellenőrzési
eljárás |
Eljárás
eredménytelenség
esetén |
|
Szervezeti egység |
|
1. |
I/1 |
(Pl.:) Javaslatok összeállítása,
a költségvetési előirányzatok módosítására |
Külső: év közben felmerült, nem tervezett váratlan feladat (feladat megnevezése) |
2 |
3 |
6 |
K |
Körültekintő, átgondolt átcsoportosítás |
Log. Főn. |
Felhasználások előtti folyamatos ellenőrzés |
Előirányzatok újbóli módosítása |
|
2. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
(A bekövetkezett kockázatok értékelése megváltozik, hiszen a bekövetkezés valószínűsége magasabb lesz. A korrekciót a kockázat nyilvántartásban kell átvezetni a meghatározott új értékekkel.)
A Kockázat nyilvántartás szerkezeti tartalma:
1. Sorszám: tevékenységek sorrendiségére utal.
2. Tevékenység/feladat megnevezése: az ellenőrzési nyomvonalban nevesített tevékenység.
3. Kockázati tényezők: itt kell elvégezni a kockázatok azonosítását, vagyis a tevékenység során melyek azok a tényezők (pl.: személyzeti: megfelelő képzettségű személyi állomány hiánya, külső: nem megfelelő megoszlásban jóváhagyott költségvetés), melyek meggátolhatják a szervezetet a céljainak, az alaprendeltetési feladatainak az elérésében.
4. Bekövetkezés valószínűsége: A kockázat értékelése során itt kell meghatározni a kockázat bekövetkezés valószínűségének az értékét (1, 2, 3 értékek közül).
5. Tevékenységre gyakorolt hatás: A kockázat értékelése során itt kell meghatározni a kockázat bekövetkezése esetén a tevékenységre gyakorolt hatás értékét (1, 2, 3 értékek közül).
6. Kockázat értéke: A bekövetkezés valószínűsége és a tevékenységre gyakorolt hatás értékének a szorzata.
7. Besorolás: Itt kerül meghatározásra, hogy a kockázati tényezőkre adott válaszok (kockázatkezelési stratégiák) közül melyiket választja a szervezet.
8. Javasolt intézkedés: A kockázat felmerülése esetén melyik az az eljárás, intézkedés, amellyel a kockázat újbóli bekövetkezésének a valószínűsége csökkenthető.
9. Ellenőrzési eljárás: Melyik az ellenőrzési eljárás, módszer, amellyel ellenőrizhető, nyomon követhető a kockázat kezelésére hozott intézkedés.
10. Felelős: A tevékenység, feladat végrehajtásáért felelős személy megnevezése.
11. Eljárás eredménytelenség esetén: A kockázat csökkentésére tett intézkedés után még fennálló kockázat megszüntetését szolgáló intézkedések.
Minimális követelmények és minta a honvédelmi szerv
„SZABÁLYTALANSÁGOK KEZELÉSÉNEK ELJÁRÁSRENDJE” kidolgozásához
A SZABÁLYTALANSÁGOK KEZELÉSE
Az Ámr. 145/A. § (5) bekezdésében foglaltaknak megfelelően a HM/MH szerv működése során előforduló szabálytalanságok kezelésére a jelen szabályzatban meghatározott eljárásrendet kell alkalmazni.
1. A szabálytalanság fogalma
A szabálytalanság valamely normától (törvény, rendelet), belső rendelkezéstől (vezetői intézkedés, határozat), valamint felettesi utasítástól, vagy elöljárói parancstól való eltérést jelent, amely az államháztartás működési rendjében a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az egyes műveletekben előfordulhat.
A szabálytalanságok fogalomköre széles, a korrigálható mulasztások, vagy hiányosságok, illetve a fegyelmi-, büntető-, szabálysértési-, vagy kártérítési eljárás megindítására okot adó cselekmények egyaránt beletartoznak.
A szabálytalanságok alapesetei:
– a nem szándékosan okozott szabálytalanság (figyelmetlenségből, hanyag magatartásból, helytelenül vezetett nyilvántartásból stb. származó szabálytalanság);
– a szándékosan okozott szabálytalanság (félrevezetés, csalás, sikkasztás, megvesztegetés, szándékosan okozott szabálytalan kifizetés stb.).
A szabálytalanságok kialakulásának megelőzését szolgálja:
– a szervezet jogszabályoknak megfelelő szabályozók alapján történő működtetése;
– a szabályozottság és a szabályok betartásának folyamatos figyelemmel kísérése;
– a szabálytalanságok esetén születő intézkedések hatékonysága.
A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések általános célja:
– a szabálytalanságok kialakulásának megakadályozása (megelőzés);
– a megfelelő állapot helyreállítása (a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása);
– a felelősség megállapítása.
A HM/MH szerv hivatásos, szerződéses és köztisztviselői, illetve közalkalmazotti állománya – saját munkakörét és személyét illetően – a jogszabályokat, a belső rendelkezéseket a szervezetnél, illetve szervezeti elemeknél biztosított közlönyök feldolgozásával, illetve a helyi belső rendelkezések tanulmányozásával köteles ismerni és betartani.
A legfontosabb jogszabályok, fejezetszintű, illetve helyi belső rendelkezések kiadásakor, illetve jelentősebb módosításuk esetén azok feldolgozását az egységes értelmezés és alkalmazás elősegítése érdekében, témakörétől függően a HM/MH szervezet szintű továbbképzéseken (állománygyűléseken), illetve az érintett szervezeti egységek vezetői részéről saját hatáskörben kell ütemezni.
A HM/MH szerv működésével kapcsolatosan a vonatkozó jogszabályokkal, illetve fejezetszintű belső rendelkezésekkel összhangban kiadott alapvető helyi belső rendelkezések jegyzékét a 10. számú függelék tartalmazza.
2. A szabálytalanság észlelése (útvonala)
A szabálytalanságok észlelése a FEUVE rendszerében történhet a HM/MH szervezet beosztott személyi állománya, a HM/MH szervezet egyes szervezeti egységeinek vezetői, valamint a HM/MH szervezet vezetője (parancsnoka) részéről egyaránt, továbbá a belső, illetve a külső ellenőrzés által.
2.1. A FEUVE rendszerében észlelt szabálytalanság kezelése
2.1.1. A HM/MH szervezet beosztott állománya részéről észlelt szabálytalanság kezelése
a) Amennyiben a szabálytalanságot a beosztott személyi állomány tagja észleli, köteles arról értesíteni a HM/MH szervezet állományilletékes szervezeti egységének vezetőjét (parancsnokát).
b) Amennyiben az állományilletékes szervezeti egység vezetője (parancsnoka) az adott ügyben érintett, a beosztott személyi állomány tagja a szolgálati szabályzatban, illetve a munkaköri leírásban rögzített szabályok szerint köteles eljárni.
c) Amennyiben az a) pontban értesített szervezeti egység vezetője megalapozottnak találja a szabálytalanságot, a feladat- és hatásköri, illetve felelősségi rendnek megfelelően intézkedik a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére, illetve hatáskör hiányában az ügyet köteles jelenteni a HM/MH szervezet vezetője részére.
d) A HM/MH szervezet vezetője gondoskodik a megfelelő intézkedések megtételéről, illetve indokolt esetben a szükséges eljárások megindításáról.
2.1.2. A HM/MH szervezet szervezeti egységeinek vezetői részéről észlelt szabálytalanság kezelése
a) Amennyiben a szabálytalanságot a HM/MH szervezet szervezeti egységének vezetője (parancsnoka) észleli, a feladat- és hatásköri, illetve felelősségi rendnek megfelelően köteles intézkedni a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére, illetve hatáskör hiányában köteles az ügyet jelenteni közvetlen felettese (elöljárója) részére.
b) Amennyiben a közvetlen felettes (elöljáró) az ügyben érintett, annak felettesét (elöljáróját) kell értesíteni.
c) A HM/MH szervezet vezetője a részére jelentett esetekben gondoskodik a megfelelő intézkedések megtételéről, illetve indokolt esetben a szükséges eljárások megindításáról.
2.1.3. A HM/MH szervezet vezetője (parancsnoka) által észlelt szabálytalanság kezelése
A HM/MH szervezet vezetője a közvetlenül észlelt szabálytalanság alapján, annak megalapozottsága esetén megteszi az ügyben érintett vezetője felé a szükséges lépéseket, illetve a hatáskörébe tartozóan intézkedést hoz. Indokolt esetben gondoskodik a szükséges eljárás megindításáról.
2.2. A HM/MH szervezet belső ellenőre, illetve belső ellenőrzési vezető részéről észlelt szabálytalanság kezelése
A HM/MH szervezet belső ellenőrzési tevékenysége során észlelt szabálytalanság esetén a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ber.), valamint a 81/2007. (HK 15.) HM utasítás rendelkezéseiben előírtakra figyelemmel a HM/MH szervezet belső ellenőrzési kézikönyvében foglaltaknak megfelelően köteles eljárni.
Az államháztartási belső ellenőr, illetve a saját maga által észlelt szabálytalanság gyanúja esetén az államháztartási belső ellenőrzési vezető az Áht. 121/A. § (9) bekezdése, illetve a Ber. 12. § f) pontjában foglaltak alapján köteles a honvédelmi szerv vezetőjét, a honvédelmi szerv vezetőjének érintettsége esetén a felügyeleti szerv vezetőjét haladéktalanul tájékoztatni, a megfelelő eljárások megindítására javaslatot tenni.
A honvédelmi szerv vezetőjének (illetve a honvédelmi szerv vezetőjének érintettsége esetén a felügyeleti szerv vezetőjének) a Ber. 2. § g) pontja értelmében kötelessége gondoskodni a megfelelő intézkedések meghozataláról, illetve az eljárások megindításáról, ez azonban az államháztartási belső ellenőrzés lezárását nem befolyásolja.
Az ellenőrzési jelentésben foglalt szabálytalanságok megszüntetése érdekében a HM/MH szervezet vezetője által jóváhagyásra kerülő intézkedési terv alapján kell az érintetteknek az elrendelt feladatot teljesíteni annak érdekében, hogy a belső ellenőrzés megállapításai alapján feltárt szabálytalanság megszüntetésre kerüljön.
2.3. A külső ellenőrző szerv részéről észlelt szabálytalanság kezelése
A más ellenőrző szervek megállapításait, a szabálytalanságok megszüntetésére vonatkozó javaslatait az érintett külső ellenőrző szerv vezetője által lezárt ellenőrzési jelentés tartalmazza.
A büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az ellenőrző szerv a működését szabályozó törvény, rendelet alapján jár el.
A külső ellenőrzés tárgya, hatóköre, illetve a szabálytalanságra vonatkozó megállapításainak jellegének függvényében a fejezet szintjén a felettes (elöljáró), vagy a HM/MH szervezet vezető hatáskörben jóváhagyott intézkedési terv alapján kerül sor a külső ellenőrzés által felvetett szabálytalanságok megszüntetésére.
A főbb külső ellenőrzéseket megalapozó jogszabályok:
– az Állami Számvevőszékről szóló 1989. évi XXXVIII. törvény;
– a Kormányzati Ellenőrzési Hivatalról szóló 312/2006. (XII. 23.) Korm. rendelet;
– az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény;
– az állami vagyonnal való gazdálkodásról szóló 254/2007. (X. 4.) Korm. rendelet.
3. A szükséges intézkedések, eljárások meghatározása
A HM/MH szervezet vezetője (parancsnok, igazgató, főigazgató stb.) részéről kiadásra kerülő belső rendelkezések a szabálytalanság okainak feltárására, a szabályos működés helyreállítására, illetve az érintett szervezeti egység vezetője által közvetlenül megszabott utasítások a szabálytalan működés megszüntetésére irányulnak.
Amennyiben az okok feltárása szélesebb körű vizsgálatot igényel, a HM/MH szervezet vezetője (parancsnoka) vizsgálót, vagy vizsgáló bizottságot jelöl ki a feladataik megszabásával.
A szabályos működés helyreállítását az okok feltárása után a HM/MH szervezet vezetője (parancsnoka) rendeli el a belső szabályok (működést szabályozó okmányok) szükséges módosításával.
A szabálytalan működés megszüntetésére az illetékes szervezeti egység vezetője (parancsnoka) közvetlenül utasítja az érintett beosztású személy(eke)t.
Amennyiben vélelmezhető, hogy a szabálytalanságot fegyelmi vétség, károkozás, szabálysértés vagy bűncselekmény okozta, a szükséges eljárás megindítása, illetőleg annak kezdeményezése a HM/MH szervezet vezetőjének hatásköre.
A fegyelmi, illetőleg káreljárás lefolytatására a HM/MH szervezet vezetője közvetlenül intézkedik. Az eljárás rendjét a vonatkozó eljárási, illetve jogállási törvények határozzák meg.
Szabálysértési, illetőleg büntetőeljárást a vezető feljelentéssel kezdeményezi az ügyészségnél, vagy az illetékes nyomozóhatóságnál.
A HM/MH szervezet személyi állománya tekintetében az egyes eljárásokra irányadó jogszabályok főbb előírásait a 11. számú függelék, a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét megalapozó jogszabályok jegyzékét a 12. számú függelék tartalmazza.
4. A tett intézkedések, eljárások nyomon követése
A HM/MH szervezet vezetője nyomon követi az elrendelt vizsgálatokat, az általa meghozott döntések alapján tett intézkedéseket, megindított eljárások helyzetét, a kijelölt vizsgáló, illetőleg vizsgáló bizottság működését. Figyelemmel kíséri az általa elrendelt intézkedések, illetve a vizsgálatok során tett javaslatok végrehajtását.
A HM/MH szervezet vezetője a tapasztalatokat összegezve más hasonló szabálytalanságok megelőzésének érdekében intézkedik:
– az érintett szervezeti egység vezetője felé a vezetési tevékenység elősegítése, illetőleg;
– a belső ellenőr felé az ellenőrző tevékenység megfelelő irányú kiterjesztése érdekében, valamint szükség szerint elrendeli a személyi állomány oktatását az adott témában.
5. A feltárt szabálytalanságok és a tett intézkedések nyilvántartása, elemzése
A HM/MH szervezet tekintetében a szabálytalansági felelősi teendőket feladatkörébe tartozóan a honvédelmi szervezet vezetője által kijelölt személy látja el.
A szabálytalansági felelős feladatkörébe tartozik a feltárt szabálytalanságokhoz kapcsolódó intézkedések koordinálása, a feltárt szabálytalanságokról a naprakész pontos nyilvántartás vezetésének megszervezése, biztosítása. A vezetendő nyilvántartás formáját a 13. számú függelék tartalmazza.
A szabálytalanságokkal kapcsolatosan köteles biztosítani minden írásos dokumentum – különösen a feltárást rögzítő, az intézkedések végrehajtását, illetőleg az eljárások lefolytatását bizonyító iratok – nyilvántartását és megőrzését, a vezető részére a nyomon követést célzó összegző jelentések elkészítését.
Azokat az eljárási iratokat, amelyek személyeket érintenek, a vonatkozó szabályok szerint a személyügyi szervnél kell nyilvántartani és megőrizni.
A szabálytalansági felelős részletes feladatait, a HM/MH szervezet vezetője részére történő jelentési kötelezettséget a munkaköri leírása tartalmazza.
6. A szabálytalanságok megelőzése érdekében végzett értékelés
A HM/MH szervezet vezetője a szabálytalanságok megakadályozása érdekében legalább évente egy alkalommal értékeli az egyes főfolyamatok és azok részfolyamatai működését. Az értékelésbe más személyeket, különösen a folyamatgazdákat is bevonhatja.
Az értékelés során áttekintésre kerül az, hogy
– a feladatellátásnál mennyire tudatos a FEUVE tevékenység;
– a FEUVE rendszer fejlesztése, javítása megfelelő ütemben történik-e, kellő eredményességgel történik-e a feltárt szabálytalanságok kezelése;
– az ellenőrzési tapasztalatok nem utalnak-e olyan területekre, ahol a FEUVE rendszer nem került kialakításra;
– a FEUVE rendszerhez kapcsolódóan megfelelőek-e a kialakított ellenőrzési nyomvonalak;
– a FEUVE szabályzatának betartására kellő figyelmet fordítanak-e.
A HM/MH szervezet vezetője a FEUVE rendszer működésének értékelésekor figyelembe veszi a belső ellenőr, valamint a külső ellenőrző szerv megállapításait is.
7. A FEUVE rendszerrel kapcsolatos jelentések
7.1. A HM/MH szervezet államháztartási belső ellenőrzési vezetője az éves államháztartási belső ellenőrzési jelentésben köteles számot adni a Ber. 31. § (3) bekezdés
– ad) alpontja alapján az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések számáról, továbbá
– ae) alpontja alapján a FEUVE rendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatairól.
– ba) alpontja értelmében az intézkedési tervek megvalósításáról szóló beszámolást, az ellenőrzési megállapítások és ajánlások hasznosulásának tapasztalatait a 29/A. § (3) bekezdésében foglalt beszámoló alapján.
Minta „a HM/MH szervezet működését meghatározó belső rendelkezések” jegyzékének elkészítéséhez
|
Fsz. |
Tárgy |
|
1. |
A honvédelmi szerv Szervezeti és Működési Szabályzata |
|
2. |
A szervezet költségvetési gazdálkodásának belső rendje |
|
3. |
A szervezet (köz)beszerzési szabályzata |
|
4. |
A szervezet kockázatkezelésének rendje (Kockázatkezelési Szabályzat) |
|
5. |
A szervezet államháztartási belső ellenőrzési kézikönyve (kiegészítések a HM fejezet egységes államháztartási belső ellenőrzési kézikönyvéhez) |
|
6. |
Minősítési és betekintési jogosultság megállapítása |
|
7. |
A kulcsdobozok tárolása |
|
8. |
A telefaxon érkező ügyiratok kezelési szabályai |
|
9. |
A sokszorosító eszközök, a számítógépek és a hordozható számítógépek használata |
|
10. |
A szervezet működéséhez biztosított szolgálati gépjárművek használata |
|
11. |
Munkaidő-nyilvántartás vezetésének szabályai |
|
12. |
A szervezet lakásügyi társadalmi bizottságának működése |
|
13. |
A szervezet Ügyeleti Szolgálatának vezénylése, ellátása |
|
14. |
A hivatal-ügyeletesi, illetve a baleseti készenléti szolgálat mobiltelefon használata |
|
15. |
A szervezet hivatásos állományú tagjai fizikai felkészítése |
|
16. |
A szervezet személyi állománya egészségének megóvása |
|
17. |
A szervezet működése során keletkezett veszélyes hulladékok kezelésének, tárolásának és nyilvántartásának rendje |
|
18. |
Tűzvédelmi szabályzat |
|
19. |
A nemdohányzók védelméről és a dohánytermékek fogyasztásának, forgalmazásának egyes szabályairól szóló törvény helyi végrehajtásának szabályozása |
|
20. |
A személyi állomány munka- és tűzvédelmi oktatása |
|
21. |
A munka- és tűzvédelmi bizottsági ellenőrzés |
|
22. |
Munkarend [a 3/2002. (I. 25.) HM rendelet 64. § (1) bekezdése alapján] |
|
23. |
Szervezeti Titokvédelmi Szabályzat (ez tartalmazza az 5-8. pontokat + a bélyegzők elosztásának és használatának szabályait) |
|
24. |
Szervezeti Munkavédelmi Szabályzat |
|
25. |
Az objektumon belüli rend és tevékenység szabályai, az elhelyezési körlet őrzésének, a be- és kilépések, az anyagszállítások rendjének előírásai |
|
26. |
Számítástechnikai Védelmi Szabályzat |
|
27. |
Éves és havi munka(feladat)tervek |
|
28. |
Vállalkozási Szabályzat |
|
29. |
Bizonylati Album és a bizonylatok útja |
|
30. |
Önköltségszámítási Szabályzat |
|
31. |
Közszolgálati Szabályzat |
|
32. |
Kollektív Szerződés |
Minta a honvédelmi szerv „Az egyes eljárások esetében irányadó
jogszabályok főbb rendelkezései”-nek kidolgozásához
Az egyes eljárások esetében irányadó jogszabályok főbb rendelkezései
(a hivatásos és szerződéses katona, valamint a közalkalmazotti állományt illetően)
A Büntető Törvénykönyvről szóló 1978. évi IV. törvény10. § (1) bekezdése szerint bűncselekmény az a szándékosan vagy – ha a törvény a gondatlan elkövetést is bünteti – a gondatlanságból elkövetett cselekmény, amely veszélyes a társadalomra, és amelyre a törvénybüntetés kiszabását rendeli. A büntetőeljárásról szóló 1998. évi XIX. törvény (a továbbiakban: Be.) 6. § (1) bekezdése kimondja, hogy a bíróságnak, az ügyésznek és a nyomozó hatóságnak kötelessége a törvényben foglalt feltételek megléte esetén büntetőeljárást megindítani. A Be. 171. § (2) bekezdése előírja, hogy a hatóság tagja, a hivatalos személy köteles a hatáskörében tudomására jutott bűncselekményt érintően feljelentést tenni. A feljelentést rendszerint az ügyészségnél vagy a nyomozó hatóságnál kell megtenni. Ha az állomány tagjával szemben büntetőeljárás indul, a szolgálati beosztásából az eljárás befejezéséig felfüggeszthető, ha az állomány tagja terhére rótt bűncselekmény a Magyar Honvédség tekintélyét súlyosan sérti vagy veszélyezteti, illetve a büntetőeljárás miatt az elkövetőnek a szolgálattól való távol tartása indokolt.
A szabálysértésekről szóló 1999. évi LXIX. Törvény (a továbbiakban: Sztv.) 1. § (1) bekezdése szerint szabálysértés az a jogellenes, tevékenységben vagy mulasztásban megnyilvánuló cselekmény, amelyet törvény, kormányrendelet vagy önkormányzati rendelet szabálysértésnek nyilvánít, s amelynek elkövetőit az e törvényben meghatározott joghátrány fenyeget. A törvény második része foglalkozik részletesen a szabálysértési eljárással, a 82. § (1) bekezdése kimondja, hogy szabálysértési eljárás feljelentés, illetőleg a szabálysértési hatóság részéről eljáró személy észlelése vagy tudomása alapján indulhat meg. A Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény (a továbbiakban: Ptk.) 339. § (1) bekezdése kimondja, hogy aki másnak jogellenesen kárt okoz, köteles azt megtéríteni. Mentesül a felelősség alól, ha bizonyítja, hogy úgy járt el, ahogy az adott helyzetben általában elvárható. A kártérítési eljárás megindítására a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény rendelkezései (elsősorban a XXIII. fejezet, a munkaviszonyból és a munkaviszony jellegű jogviszonyból származó perek) az irányadók. Kártérítési felelősség tekintetében irányadók továbbá:
– a Magyar Honvédség hivatásos és szerződéses állományú katonáinak jogállásáról szóló 2001. évi XCV. törvény (a továbbiakban: Hjt.), – a Magyar Honvédség hivatásos és szerződéses állományú katonái, valamint az önkéntes jelentkezés alapján tartalékos katonai szolgálatot teljesítők kártérítési felelősségének egyes szabályairól szóló 18/2006. (VI. 27.) HM rendelet, – a Magyar Honvédségnek a hivatásos és szerződéses állományú katonáival szemben fennálló kártérítési felelőssége egyes szabályairól szóló 18/2002. (IV. 5.) HM rendelet,
Az állomány tagja a szolgálati viszonyból eredő kötelességének vétkes (szándékos, vagy gondatlan) megszegésével okozott kárért kártérítési felelősséggel tartozik.
A károkozó vétkességét, a kár bekövetkeztét és mértékét, valamint az okozati összefüggést a Magyar Honvédségnek kell bizonyítania.
Gondatlan károkozás esetén a kártérítés mértéke – a következő kivételektől eltekintve – a károkozó 1 havi alapilletményének 50%-át nem haladhatja meg.
A károkozó a 3 havi alapilletményének erejéig felel, ha
– a Magyar Honvédség gazdálkodására, az anyagi-technikai eszközök kezelésére vonatkozó szabályok megsértésével,
– az ellenőrzési kötelezettsége elmulasztásával vagy hiányos teljesítésével,
– hatósági jogkörben eljárva a jogszabályok megsértésével okozta a kárt, vagy
– a kár olyan – jogszabályba ütköző – parancs, utasítás teljesítéséből keletkezett, amelynek következményeire az utasított előzőleg a figyelmet felhívta.
Szándékos károkozás esetén a károkozó a teljes kárt köteles megtéríteni.
Gondatlan károkozás esetén a közalkalmazott háromhavi illetménye erejéig felel, amennyiben
– a munkáltató gazdálkodására vonatkozó szabályok súlyos megsértésével,
– az ellenőrzési kötelezettség elmulasztásával, illetve hiányos teljesítésével okozta a kárt, vagy
– a kár olyan – jogszabályba ütköző – utasítása teljesítéséből keletkezett, amelynek várható következményeire az utasított közalkalmazott előzőleg a figyelmét felhívta.
A közalkalmazottak kártérítési felelősségét, annak mértékét és formáit döntően a Munka Törvénykönyve rendezi. A kártérítési felelősség célja kettős:
– biztosítja, hogy a közalkalmazott által a közalkalmazotti jogviszony keretében a munkáltatónak okozott kárt részben vagy egészben megtérítse, valamint
– kötelezi a közalkalmazottat gondos, pontos munkavégzésre.
Amennyiben a Kollektív Szerződés lehetővé teszi, hogy a munkáltató a közalkalmazottat közvetlenül kártérítésre kötelezze, a felelősség megállapítására a fegyelmi eljárás szabályait azzal az eltéréssel kell alkalmazni, hogy az eljárás megindítására az elévülésre vonatkozó rendelkezések az irányadók.
A köztisztviselő a közszolgálati jogviszonyából eredő kötelezettség vétkes megszegésével okozott kárért kártérítési felelősséggel tartozik.
Gondatlan elkövetés esetén a köztisztviselő háromhavi illetménye erejéig, a tartósan külföldön foglalkoztatott köztisztviselő – a külszolgálata alatt – háromhavi ellátmánya erejéig felel, amennyiben
– a közigazgatási szerv gazdálkodására vonatkozó szabályok súlyos megsértésével,
– az ellenőrzési kötelezettség elmulasztásával vagy hiányos teljesítésével,
– a hatósági intézkedés során a jogszabályok megsértésével kárt okozott, valamint
– a kár olyan – jogszabályba ütköző – utasítása teljesítéséből keletkezett, amelynek következményeire az utasított köztisztviselő előzőleg a figyelmét felhívta.
Az a köztisztviselő, akinek kinevezési okiratában rögzített munkaköri feladatai közé tartozik a részére szabályszerűen átadott és átvett anyag, áru (leltári készlet) kezelése, a keletkezett leltárhiányért vétkességére való tekintet nélkül felel.
A köztisztviselő kártérítési felelősségének megállapítására a Ktv. fegyelmi eljárásra vonatkozó szabályait kell alkalmazni azzal az eltéréssel, hogy az eljárás megindítására az elévülésre vonatkozó rendelkezések az irányadók. A leltárhiányért fennálló felelősséget a leltárfelvétel befejezését követő 60 napon belül el kell bírálni. Büntetőeljárás esetén a határidő a nyomozó hatóság, illetve a bíróság jogerős határozatának kézbesítését követő nappal kezdődik. A 60 nap eltelte után a leltárhiányért kinevezési okirata alapján felelős köztisztviselőt kártérítésre nem lehet kötelezni.
Fegyelmi eljárás, illetve felelősség tekintetében a Hjt., illetve a Kjt., vagy Ktv. rendelkezései az irányadók. A hivatásos és szerződéses állomány esetében a Hjt. szerint, ha az állomány tagja a szolgálati viszonyával kapcsolatos kötelezettségét vétkesen (szándékosan vagy gondatlanul) megszegi – amennyiben cselekménye vagy magatartása nem minősül bűncselekménynek, vagy szabálysértésnek – fegyelemsértést követ el.
Fegyelmi eljárás keretében kell elbírálni az állomány tagja által
– szolgálati helyén, illetőleg a szolgálattal összefüggésben elkövetett szabálysértést, valamint
– külföldi szolgálati ideje alatt külföldön elkövetett bármely szabálysértést, ha annak elbírálását nemzetközi szerződés lehetővé teszi.
Fegyelmi eljárás nem indítható, illetve a fegyelmi eljárást meg kell szüntetni, ha az állomány tagja:
– a cselekményt a Hjt. fegyelmi felelősségre vonatkozó szabályai szerint, illetve más törvényes eljárásban már elbírálták; – szolgálati viszonya a fenyítés jogerős kiszabása előtt megszűnt;
– a fegyelemsértés elévült.
A fegyelemsértés elévülése miatt nem indítható fegyelmi eljárás, ha
– a fegyelemsértés elkövetése óta 1 év, vagy a fegyelmi jogkört gyakorló vezetőnek a fegyelemsértésről való tudomásszerzésétől számítva 30 nap eltelt, a határidőket a külföldön elkövetett fegyelemsértés esetén az állomány tagja belföldre történő visszatérésétől kell számítani, ha azt belföldön bírálják el;
– az Sztv. szerint a szabálysértés elévülése bekövetkezett, illetve a fegyelmi jogkört gyakorló vezetőnek az arról történt tudomásszerzésétől számítva 30 nap eltelt.
A közalkalmazottak esetében a Kjt. szerint fegyelmi vétséget követ el a közalkalmazott, ha a közalkalmazotti jogviszonyból eredő lényeges kötelezettségét vétkesen megszegi.
Nem lehet fegyelmi eljárást indítani, ha
– a fegyelmi vétség elkövetésének alapos gyanújáról való tudomásszerzéstől egy hónap, vagy
– a fegyelmi vétség elkövetésétől egy év eltelt.
Ha a kötelezettségszegés miatt büntető- vagy szabálysértési eljárás indult és az nem végződött felmentéssel (az indítvány elutasításával), az egy hónapos határidő jogerős határozatnak a munkáltatóval történt közlésétől, az egyéves határidő az eljárás jogerős befejezésétől számít. Ha a fegyelmi eljárás megindítására a munkáltatón kívüli szerv vagy személy jogosult, a munkáltató a kézhezvételtől számított öt napon belül a jogerős határozatot köteles a fegyelmi eljárás megindítására jogosult részére megküldeni.
– magasabb vezető beosztású közalkalmazott esetében három évre,
– vezető beosztású közalkalmazott esetében két évre emelkedik.
Külföldön elkövetett kötelezettségszegés esetén a határidőket a közalkalmazott belföldre történő visszaérkezésétől kell számítani.
A köztisztviselők esetében a Ktv. szerint fegyelmi vétséget követ el a köztisztviselő, ha közszolgálati jogviszonyból eredő kötelezettségét vétkesen megszegi. A munkáltatói jogkör gyakorlója megrovás fegyelmi büntetést fegyelmi eljárás lefolytatása nélkül is kiszabhat, amennyiben a tényállás megítélése egyszerű és a kötelezettségszegést a köztisztviselő elismeri.
Meg kell szüntetni a fegyelmi eljárást, ha
– annak tartama alatt a közszolgálati jogviszony megszűnik,
– a fegyelmi eljárás megindítására a kötelezettségszegés felfedezése óta három hónap, illetőleg a fegyelmi vétség elkövetése óta három év eltelte után kerül sor,
– a köztisztviselő a terhére rótt fegyelmi vétséget nem követte el, vagy annak elkövetése nem bizonyítható, valamint
– a felelősségre vonást kizáró ok áll fenn.
Külföldön elkövetett kötelezettségszegés esetén a határidőket a belföldre történő visszaérkezéstől kell számítani.
A Magyar Honvédség katonai nyomozó hatóságairól és a bűncselekmények vezetői nyomozásáról szóló 19/2003. (V. 8.) HM-IM együttes rendelet határozza meg a szolgálati viszony tartama alatt elkövetett katonai vétség miatt a Magyar Honvédség tényleges katonai állományú tagja ellen indított büntetőeljárásban – ha a nyomozás nem tartozik a katonai ügyész kizárólagos hatáskörébe – a katonai nyomozó hatóságként eljáró illetékes vezető megnevezését, valamint hatáskörét és a vezetői nyomozás részletes szabályait. A vezető a nyomozó hatósági jogkörét a jogi és igazgatási főnök, valamint az e feladat ellátásával megbízott nyomozótiszt útján, vagy személyesen gyakorolja. Ha a vezető a nyomozás során észleli, hogy a gyanúsított bűncselekménye, vagy több bűncselekmény esetén azok valamelyike nem tartozik nyomozási hatáskörébe, a feljelentést, illetőleg az eljárás során keletkezett iratokat három napon belül – sürgős esetben haladéktalanul – a katonai ügyészhez terjeszti fel.
A kártérítési eljárásra vonatkozó rendelkezéseket a Magyar Honvédség hivatásos és szerződéses állományú katonái, valamint az önkéntes jelentkezés alapján tartalékos katonai szolgálatot teljesítők kártérítési felelősségének egyes szabályairól szóló 18/2006. (VI. 27.) HM rendelet, valamint a kártérítési felelősség körében meg nem térülő kár leírásának és törlésének egyes szabályairól szóló 19/2002. (IV. 5.) HM rendelet tartalmazza. Minta a honvédelmi szerv „A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét
megalapozó jogszabályok jegyzéke”-nek összeállításához
Jogszabályi háttér
(a hivatásos és a szerződéses katona,
valamint a közalkalmazotti állományt illetően)
14. a Magyar Honvédség hivatásos és szerződéses állományú katonáinak jogállásáról szóló 2001. évi XCV. törvény;
17. a Magyar Honvédség hivatásos és szerződéses állományú katonái, valamint az önkéntes jelentkezés alapján tartalékos katonai szolgálatot teljesítők kártérítési felelősségének egyes szabályairól szóló 18/2006. (VI. 27.) HM rendelet;
Minta a honvédelmi szerv „Szabálytalanságok nyilvántartása”-nak elkészítéséhez
Sorszám: |
A szabálytalanság típusa*: |
A keletkezett kár összege: |
A szabálytalanság leírása:
|
Az érintettek megnevezése, beosztása (munkaköre):
|
A lezárult eljárás eredménye:
|
A szabálytalanság kezelése érdekében tett intézkedések felsorolása:
|
A kapcsolódó dokumentáció nyilvántartási szám szerinti felsorolása:
|
A szabálytalanság kezelése érdekében tett intézkedések megvalósításának ellenőrzése, (nyomon követése):
|
Minta a honvédelm szerv „Ellenőrzésekhez kapcsolódó intézkedések nyilvántartása”-nak elkészítéséhez
|
HM/MH |
4. számú melléklet a ….HM/MH szám FEUVE Általános Szabályzathoz |
Ellenőrzésekhez kapcsolódó intézkedések nyilvántartása
………….év
|
1. |
2. |
3. |
4. |
5. |
6. |
7. |
8. |
9. |
10. |
11. |
12. |
13. |
14. |
15. |
|
Intézkedés sorszáma |
Ellenőrzési jelentés nyilvántartási száma |
Ellenőrzést végző szerv, illetve szervezeti egység megnevezése |
Ellenőrzési javaslat |
A javaslat alapján előírt intézkedés |
Az intézkedést tartalmazó intézkedési terv |
Az intézkedés |
Az intézkedés teljesítése (dátum / nem) |
Megtett intézkedések rövid leírása (folyamatban lévő esetén is) |
A határidőben végre nem hajtott intézkedések oka |
A nem teljesülés kapcsán tett lépések |
Megjegyzés |
|
nyilvántartási száma |
jóváhagyó neve (beosztás és szervezeti egység) |
felelőse (beosztás és szervezeti egység) |
végrehajtó (V), együttműködő (E) szervezet, szervezeti egység |
végrehajtásának határideje |
|
1. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Intézkedések nyilvántartásának szerkezeti tartalma:
(1) Intézkedés sorszáma: értelemszerűen töltendő ki.
(2) Ellenőrzési jelentés nyt. száma: értelemszerűen töltendő ki.
(3) Ellenőrzést végző szerv, szervezeti egység megnevezése: értelemszerűen töltendő ki.
(4) Ellenőrzési javaslat: az ellenőrzési jelentésben megfogalmazott javasolt intézkedések.
(5) Javaslat alapján előírt intézkedés: az intézkedési tervben megfogalmazott intézkedés.
(6) Intézkedési terv nyt. száma: értelemszerűen töltendő ki.
(7) Intézkedési tervet jóváhagyó neve (beosztás, szervezeti egység): értelemszerűen töltendő ki.
(8) Az intézkedés felelőse: az intézkedésért felelős neve, beosztása.
(9) Az intézkedést végrehajtó, együttműködő szervezet, szervezeti egység: érintett szervezeti egységek.
(10) Az intézkedés végrehajtásának határideje: az intézkedési tervben szereplő intézkedés végrehajtására vonatkozó határidőt kell szerepeltetni. Törekedni kell a konkrét dátum kijelölésére, lehetőleg kerülni kell a folyamatos megjelölést.
(11) Az intézkedés teljesítése: aszerint, hogy az intézkedés végrehajtása megtörtént-e, a dátumot, illetve NEM-et kell beírni.
(12) Megtett intézkedések rövid leírása: szintén értelemszerűen töltendő ki.
(13) A határidőben végre nem hajtott intézkedés oka: a feladat határidőre nem teljesítésének okát kell kifejteni.
(14) A nem teljesülés kapcsán tett intézkedés: az intézkedés nem teljesülése kapcsán tett lépéseket kell rögzíteni pl.: felelősségre vonás; új felelős kijelölése.
(15) Megjegyzés: az intézkedéssel kapcsolatos egyéb bejegyzések.
Az ellenőrzés javaslata alapján előírt intézkedés indikátorának meghatározása segíti a nyomon követhetőséget és a számonkérhetőséget. Az intézkedés teljesítésére vonatkozó indikátor meghatározása opcionális, olyan intézkedések esetén töltendő ki, amelyekhez rendelhető indikátor. Amennyiben az ellenőrzési javaslatban és/vagy az intézkedési tervben meghatározásra került a konkrét un. teljesítmény-indikátor, akkor ezt értelemszerűen a 4. és/vagy 5. oszlopokban, továbbá a Megtett intézkedések rövid leírása (12.) oszlopban is be kell mutatni.
A belső kontrollrendszerekről szóló vezetői nyilatkozat és az azt alátámasztó kérdéslista
A) Alulírott ......................................................., a ............................................. költségvetési szerv vezetője jogi felelősségem tudatában kijelentem, hogy az előírásoknak megfelelően ................................... évben az általam vezetett költségvetési szervnél gondoskodtam a belső kontroll rendszerek (pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszerek, valamint belső ellenőrzés) szabályszerű, hatékony, eredményes és gazdaságos működéséről.
– a költségvetési szerv vagyonkezelésébe, használatába adott vagyon rendeltetésszerű igénybevételéről, az alapító okiratban előírt tevékenységek jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő ellátásáról,
– a rendelkezésre álló előirányzatoknak a célnak megfelelő felhasználásáról,
– a költségvetési szerv tevékenységében a hatékonyság, eredményesség és a gazdaságosság követelményeinek érvényesítéséről,
– a tervezési, beszámolási, információszolgáltatási kötelezettségek teljesítéséről, azok teljességéről és hitelességéről,
– a gazdálkodási lehetőségek és a kötelezettségek összhangjáról,
– az intézményi számviteli rendről.
– a benyújtott beszámolók a jogszabályi előírások szerint a valóságnak megfelelően, átláthatóan, teljes körűen és pontosan tükrözik a szóban forgó pénzügyi évre vonatkozó kiadásokat és bevételeket,
– olyan rendszert vezettem be, ami megfelelő bizonyosságot nyújt az eljárások jogszerűségére és szabályszerűségére vonatkozóan, biztosítja az elszámoltathatóságot, továbbá megfelel a hazai és közösségi szabályoknak,
– a szervezeten belül jól körülhatárolt volt a felelősségi körök meghatározása, működtetése, a vezetők a szervezet minden szintjén tisztában voltak a célokkal és az azok elérését segítő eszközökkel annak érdekében, hogy végre tudják hajtani a kitűzött feladatokat és értékelni tudják az elért eredményeket. E tevékenységről a vezetői beszámoltatás rendszerén keresztül folyamatos információval rendelkeztem, a tevékenységet folyamatosan értékeltem.
Kelt: ..........................................................................
.............................................. aláírás
B) Az A) pontban meghatározott nyilatkozatot az alábbiak miatt nem áll módomban megtenni:
Kelt: ..........................................................................
.............................................. aláírás
Kérdéslista a honvédelmi szerven belüli szervezeti egységek vezetői számára a vezetői Nyilatkozathoz
Kérdés |
Igen |
Nem |
Nem értelmezhető |
Ellenőrzési környezet |
|
|
|
1. |
Egyértelműen meg van-e határozva (írásban rögzítve) a felelősségek és feladatkörök megosztása és elhatárolása vezetői szinten? |
|
|
|
2. |
Létezik-e a kontrolleljárásokkal kapcsolatos részletes útmutató a szervezeten belül? |
|
|
|
3. |
Támogató-e az alkalmazottak magatartása a kontrolleljárások alkalmazásában?
– igen, ha az eljárásokkal egyetértenek, elfogadják és alkalmazzák őket;
– nem, ha az eljárásokkal nem értenek egyet, nem fogadják el, azonban alkalmazzák őket |
|
|
|
4. |
Van-e írásos formában, mindenki által ismert és betartandó etikai normarendszer a szervezeten belül? |
|
|
|
5. |
Ez az etikai normarendszer (vagy egyéb írásos anyag) tartalmazza-e, hogy mi a nem elfogadható viselkedés és az milyen szankciókat von maga után? |
|
|
|
6. |
Rendelkeznek-e a vezetők munkaköri leírással? |
|
|
|
7. |
Működik-e a teljesítményértékelés rendszere? |
|
|
|
8. |
Van-e humánpolitikai stratégia, amely magában foglalja a képzések rendszerét? |
|
|
|
9. |
Működik-e a vezetői információs rendszer? |
|
|
|
10. |
Működtet-e a szervezet vezetője számviteli információs rendszert? |
|
|
|
11. |
Működtet-e a szervezet vezetője humánpolitikai információs rendszert? |
|
|
|
12. |
Működtet-e a szervezet vezetője monitoring rendszert? |
|
|
|
13. |
Működtet-e a szervezet vezetője belső ellenőrzési rendszert? |
|
|
|
14. |
A szervezet belső struktúrája képes hatékonyan elősegíteni a szervezeti célok teljesítését? |
|
|
|
15. |
Megfelelő-e a feladatok és felelősségek meghatározása az egyes szervezeti struktúrákban? |
|
|
|
16. |
A beszámolási rendszerben azok a döntéshozók jutnak-e az érdemi információkhoz, akik leginkább érintettek az adott területen? |
|
|
|
17. |
A vezetés együtt működik-e a felügyeleti szervekkel, kölcsönösen segítik egymás munkáját? |
|
|
|
Kockázatkezelés |
|
|
|
18. |
Készült-e szabályzat, kézikönyv a szervezeten belüli kockázatkezelésre? |
|
|
|
19. |
Megjelenik-e a vezető felelőssége a szabályzatban? |
|
|
|
20. |
Vannak-e világosan megfogalmazott szervezeti célok? |
|
|
|
21. |
Kezeli-e a kockázatkezelési kézikönyv az ön szakterületének sajátosságait? |
|
|
|
22. |
Működnek-e a kialakított eljárások? |
|
|
|
23. |
Működik-e a külső feltételek változásainak monitoringja? |
|
|
|
24. |
Működik-e a végrehajtás kontrollja? |
|
|
|
25. |
Kockázatelemzés során meghatározzák az ön szakterületének fő kockázati tényezőit? |
|
|
|
26. |
A kockázatok jelentőségét, lehetséges hatásait becslik-e? |
|
|
|
27. |
A kockázatos események bekövetkeztének valószínűségét vizsgálják-e? |
|
|
|
28. |
A kockázatokra adható válaszok típusait alkalmazzák-e (áthárítás, elviselés, kezelés, megszüntetés)? |
|
|
|
29. |
Működik-e a követő intézkedések meghatározása? |
|
|
|
30. |
Működik-e regisztrálás az intézkedésről, a végrehajtásról? |
|
|
|
Kontrolltevékenység |
|
|
|
31. |
Rendelkezésre áll(nak) ellenőrzési nyomvonal(ak) az Ön szakterületén? |
|
|
|
32. |
Van-e szabálytalanságkezelési rendszer (eljárásrend, kézikönyv, stb.) az Ön szakterületén? |
|
|
|
33. |
Működik-e a szabálytalanságkezelési rendszer az Ön szakterületén? |
|
|
|
34. |
A munkatársak munkaköri leírásai aktualizáltak-e? |
|
|
|
35. |
A felelősségi körök (döntés, kiadmányozás) megfelelően elhatároltak? |
|
|
|
36. |
Az egyes feladatok/feladatcsoportok végrehajtását szabályozzák-e pontos utasítások, eljárásrendek? |
|
|
|
37. |
A feladatok végrehajtása megfelel-e az utasításokban/eljárásrendekben szereplő leírásoknak? |
|
|
|
38. |
A munkatársak nyilvántartásokhoz, (minősített) információkhoz való hozzáférése szabályozott? |
|
|
|
39. |
A kötelezettségvállalás, utalványozás, érvényesítés rendjére készült belső utasítás, kézikönyv? |
|
|
|
40. |
Ellenőrizte az Ön területét az elmúlt évben a belső ellenőrzés? |
|
|
|
41. |
Ellenőrizte az Ön területét az elmúlt évben külső ellenőr? |
|
|
|
42. |
Tettek megállapításokat, javaslatokat a belső, illetve külső ellenőrök? |
|
|
|
43. |
Ha igen, készült intézkedési terv a megállapításokra, javaslatokra? |
|
|
|
44. |
A jelentések megállapításai, javaslatai alapján történt kiigazítás a belső kontrollok területén? |
|
|
|
Információ és kommunikáció |
|
|
|
45. |
Az információk megfelelő időben és formában jutnak el a vezetőkhöz és folyamatban meghatározott alkalmazottakhoz? |
|
|
|
46. |
A gazdasági események nyilvántartása naprakész? |
|
|
|
47. |
Számítástechnikai rendszerek segítik a jelentéstételi kötelezettség teljesítését? |
|
|
|
48. |
A belső (munkatársak egymás közötti) kommunikáció szabályozott? (jelentéstételi, tájékoztatási kötelezettség szervezeti egységek között; formai, tartalmi követelmények írásbeli kommunikációra vonatkozóan) |
|
|
|
49. |
A külső (külsős partnerekkel bonyolított) kommunikáció szabályozott? (bizalmas dokumentumok kezelésére, az egyes kommunikációs eszközökhöz való hozzáférési jogra vonatkozó szabályzatok; formai, tartalmi követelmények; külön kommunikációs osztály) |
|
|
|
50. |
Biztosítottak a megfelelő információs eszközök a kommunikációs feladatok teljesítése érdekében? |
|
|
|
51. |
Biztosítottak a megfelelő információs technológiák ahhoz, hogy az információk nyilvántartása és közlése, megbízható és folyamatos legyen? |
|
|
|
Nyomon követés (monitoring) |
|
|
|
52. |
Az Ön szakterületén létezik írásban rögzített (szabályzat, folyamatábra, ellenőrző lista stb.) nyomon követési eljárás az egyes tevékenységek, folyamatok előrehaladására vonatkozóan? |
|
|
|
53. |
Az Ön szakterületén létezik előre meghatározott indikátorokon alapuló értékelési tevékenység az egyes feladatok, célok teljesítésére vonatkozóan? |
|
|
|
az éves költségvetési beszámolóhoz kapcsolódó nyilatkozat honvédelmi szerven
belüli szervezeti egységek vezetői számára alkalmazott
Az Ámr. 149. § (2) bekezdésének megfelelően a honvédelmi szerv felügyeleti szerve a honvédelmi szervei részére előírja, hogy az Áht. 97. § (2) bekezdésében meghatározott kötelezettségnek eleget téve a megadott módon értékelje a belső kontrollrendszer működését, és az éves költségvetési beszámolóval együttesen küldje meg a felügyeleti szervnek, amelyről az Ámr. 23. mellékletében szereplő nyilatkozatot is meg kell adni. A nyilatkozat elősegíti, hogy a honvédelmi szervek vezetői megalapozott információkkal rendelkezzenek a vezetésük alatt álló honvédelmi szerv működéséről és ez alapján a valóságnak megfelelően tölthessék ki és írhassák alá az éves beszámolóval együtt azt. A jól működő beszámolási rendszer segítségével könnyebben meghatározhatók a honvédelmi szerv működésében lévő potenciális kockázatok, és így kiépíthető a kezelésükre hivatott kockázatkezelési rendszer is.
A nyilatkozat aláírása nem egyszerű formai aktus, hanem tartalmi kérdés. A beszámoltatás rendszerén keresztül kell kifejezésre jutnia annak, hogy a honvédelmi szerv teljes tevékenységét a szerv célkitűzéséért való felelősség hatja át, e célt szolgálja a szabályozottság biztosítása, a kockázatok minimalizálására történő törekvések.
Jelen útmutató célja ajánlás szinten segítséget nyújtani a tágabban értelmezett vezetői ellenőrzés és elszámoltatás eszközeinek, követelményeinek, a gyakorlatban alkalmazott módszerek bemutatásával az Ámr. követelményének honvédelmi szerv szintű megvalósításában.
A vezetői ellenőrzés rendszere
A vezetői ellenőrzés szerepe egyre növekszik, amellyel együtt megnövekedett vezetői ellenőrzés dokumentáltságának igénye is nő. A honvédelmi szerv vezetőjének feladat-, és hatásköre, felelőssége definiált, ugyanakkor új elem, hogy a követelménynek való megfelelésről is nyilatkoznia kell. Ez az új elem a vezetői elszámoltathatóság témakörébe tartozó nyilatkozat készítésének kötelezettsége.
A vezetői ellenőrzés ellátásának rendjét a szervezeti és működési szabályzatban kell előírni, a részletes szabályokat az ügyrend és a munkaköri leírások tartalmazzák. A belső irányítási rendszer egyes részei – a tervezési, szervezeti, döntési, az információs és ellenőrzési rendszer – szoros kapcsolatban vannak egymással, az ellenőrzési (kontroll) rendszer megfelelő szervezés esetén átfogja az irányítási rendszer egészét.
A honvédelmi szerven belül olyan ellenőrzési rendszer kialakítására kell törekedni, amely megfelelő időben képes jelezni a szabályoktól, céloktól való eltérést, a tevékenység feltételeit hátrányosan befolyásoló következményeket, a külső környezetben bekövetkező változásokat.
A vezetői ellenőrzés a vezetők által személyesen gyakorolt irányítási tevékenység része, megvalósulhat folyamatosan is, de szükség lehet egy-egy feladat kiemelt ellenőrzésére is. A honvédelmi szerv minden szervezeti egységének vezetője köteles az irányítása alá tartozó munkaterületet, vagy tevékenységet ellenőrizni, így a honvédelmi szerven belül az ellenőrzést illetően is hierarchia áll fenn.
A vezetői ellenőrzés hatékonyságának alapfeltétele, hogy a hatáskörök elhatároltak legyenek, az információáramlás, kommunikáció gyors, pontos és döntéscentrikus legyen. Eredményességét a folyamatosság, rendszeresség, szakszerűség és pontosság biztosítja.
A vezetési lépcsőkön lefelé haladva a feladatok szűkebb területre korlátozódnak, a részletek tekintetében mélyülnek. A működést alapvetően meghatározó kockázatokkal kapcsolatosan magasabb vezetői szinten kell döntést hozni, míg alsóbb vezetési szinteken a végrehajtást szolgáló utasítások, illetve azok végrehajtása jellemző.
A felsőszintű vezetés tehermentesítése, tevékenységének a nagyobb, stratégiaibb döntésekre, intézkedésekre való felszabadítása érdekében fontos a hatáskörök ésszerű decentralizációja. Ennek alapfeltétele, hogy az adott honvédelmi szervnél ismertek és tisztázottak legyenek a hosszabb távú célok, magatartási elvek, a végrehajtás operatív feladatai.
A közép- és alsószintű vezetési köröket úgy kell megszervezni, hogy azok alkalmasak legyenek a végrehajtás eltéréseit, hiányosságait, kockázatait a saját szintjeinken rendezni.
A vezetőnek meg kell győződnie a kiadott intézkedések végrehajtásáról, így ellenőrzési funkciója révén megismeri döntéseinek, utasításainak hatását, helyességét, a végrehajtást befolyásoló körülményeket, a változásokat, és azt is, hogy az irányítása alá rendelt kollektíva mennyiben elégedett a vezetési gyakorlattal, a célok meghatározásával, a munkájuk végzéséhez szükséges feltételek megteremtésével, megszervezésével. A vezetői tájékozódás és tájékoztatás minden vezetési szinten érvényesül, a tájékoztatás, és tájékozódás kölcsönös.
A vezetői elszámoltathatóság rendszerének kiépítése
Az Ámr. előírja, hogy az Áht. 97. § (2) bekezdésében meghatározott kötelezettségnek megfelelően a honvédelmi szerv vezetője értékelje a FEUVE rendszer működését, és az éves költségvetési beszámolóval együttesen küldje meg nyilatkozatát a felügyeleti szervnek. Az éves költségvetési beszámolással egyidejűleg elkészítendő vezetői nyilatkozat a honvédelmi szerv által – a jogszabályi előírásoknak megfelelően, kötelezően – működtetett vezetői beszámolási rendszeren alapul, melyet kiegészíthet az önellenőrzés módszere. I. A vezetői beszámolási rendszer használata
a nyilatkozat elkészítéséhez
Ez a módszer azt jelenti, hogy az adott honvédelmi szerv vezetője a honvédelmi szervre kötelező vezetői ellenőrzési rendszerben előírt, az adott költségvetési év során működtetett beszámoló rendszert alátámasztó jelentések, ellenőrzési listák összegzése, értékelése alapján teszi meg a nyilatkozatot. A beszámolási rendszer alapvető elemei a következők lehetnek:
– a honvédelmi szerv éves beszámolója (számviteli törvény és végrehajtási rendeletei alapján);
– a belső ellenőrök (saját, felügyeleti szerv, KEHI) által készített ellenőrzési jelentések;
– a honvédelmi szervet vizsgáló külső ellenőrök által készített ellenőrzési jelentések.
Az előre definiált, tartalmi kerettel, ütemezéssel elrendelt jelentési rendszer előnye, hogy periodikusan, a honvédelmi szerv vezetőjének külön beavatkozása nélkül készül el. (A beszámoló minőségét meghatározza az információigény, illetve az információigény meghatározását megelőző egyszeri felmérés helyessége. A jelentés tartalmi elemeit a mutatórendszerek nagyban támogatják, érdemes a rendszerben a mérhető és összehasonlítható elemeket alkalmazni.)
II. Az önellenőrzés használata a nyilatkozat elkészítéséhez
Az elnevezés is tartalmazza a fogalom jelentését, vagyis azt, hogy az adott szervezeti egység, osztály, terület által végzett önellenőrzés, melynek során definiált tesztek segítségével vizsgálják az adott folyamat ellenőrzöttségét, annak működését, illetve a szabályok pontos betartását.
Minden egység készíthet önértékelési, önellenőrzési szabályzatot, azonban az éves beszámolás egységessége érdekében célszerű egy globálisan – a honvédelmi szerv egészére érvényes – előírt önértékelési sémát alkalmazni annak érdekében, hogy valamennyi szervezeti egység vezetője azonos tartalmi értelmezés alapján értékelhesse az egység működését.
Az önellenőrzést alátámasztó dokumentáció, a tesztelt területek igazodnak a honvédelmi szerv általános fejlődéséhez (tehát nem statikusak az önértékelést szolgáló dokumentumok), az azonban fontos, hogy minden folyamatra, illetve szervezeti egységre kiterjedjen.
– folyamatos ellenőrzést biztosít,
– a felelős vezető jól ismeri a kockázatokat,
– a felelős vezetés aktivizálódik,
– a hiányosságok, problémák feltárásának eszköze.
Milyen eszközöket használhat az önellenőrzés?
– önellenőrzési feljegyzést.
1. Ellenőrzőlisták
Lehet a szervezeti egységnek ellenőrző listája: azokat a szervezeti egység szintű tevékenységeket sorolja fel, amelyeket rendszeresen ellenőrizni kell a kockázatok minimálisra csökkentése érdekében. Amennyiben egy azonos folyamatra vonatkozó szervezeti egység ellenőrző listái összesítésre kerülnek, a folyamatszintű kontrollok összessége kerül megjelenítésre.
2. Kockázatmátrix
A kockázatmátrix tulajdonképpen egy adott területtel, tevékenységgel kapcsolatos kockázatok bekövetkezésének valószínűségét és hatását foglalja össze táblázatos formában. Miután megállapításra került az adott területre vonatkozó kockázati mátrix, meg kell vizsgálni, hogy a kockázatok csökkentésére történtek-e már lépések a szervezeten belül. Ezek a lépések leginkább különböző kontroll tevékenységeket jelentenek, amelyek egy jól működő szervezetnél a FEUVE rendszer részét kell, hogy képezzék.
Az elemzés során tehát közvetlenül kiderül, ha van olyan terület, illetve kockázati tényező, amellyel kapcsolatban csak részben vagy egyáltalán nem alakítottak ki kontrollt. Ez a vezető számára kétféle információval is szolgál egyszerre:
A) Felhívja a figyelmét az adott terület, tevékenység hiányosságaira, gyengeségeire, azaz konkrétabban annak nem megfelelő működésére.
B) Kitűnik belőle, hogy a FEUVE rendszert nem minden területre alakították ki megfelelően, tehát következésképpen a FEUVE rendszer működése hiányos, nem megfelelő.
3. Önellenőrzési feljegyzés
A szervezeti egységen belül kijelölt személy vagy személyek végeznek tesztelést a vezető számára. A tesztelés során felhasználhatják az első pontban említett ellenőrző listákat, illetve mindenképpen fontos, hogy a mindennapi munkavégzés során szerzett tapasztalataikat is hasznosítsák. A tapasztalatok hasznosítása ebben az esetben azt jelenti, hogy a mindennapi munkavégzés során jelentkeznek leginkább az egyes rendszerek hibái, hiányosságai, amelyeket az egyes alkalmazottak közvetlenül érzékelnek, míg esetleg a vezetők felé már el se jutnak. A talált hibák lejegyzése után a szervezeti egység vezetőjének el kell döntenie, hogy az egyes hibák olyan kritikusnak értékelendőek-e, hogy azt jelezni kell a felső vezetés felé.
A három eszköz közül tehát az első leginkább a szervezeti egység vezetője szemszögéből vizsgálja a szervezeti egység működésének megfelelőségét. A második eszköz egy objektívebb, átfogóbb képet ad a szervezeti egység működéséről és itt lehetőség van akár külső szakértők bevonására is. A harmadik esetben a szervezeti egység működése a mindennapi tevékenységeket közvetlenül végrehajtó munkavállalók nézőpontjából kerül vizsgálat alá.
Hogyan támasztják alá a listák a honvédelmi szerv vezetőjének nyilatkozatát?
Az egyes szervezeti egységek vezetői összesítik az ellenőrzési listán felmerült hiányosságokat. Egyben célszerű a vezetőnek áttekinteni, nyomon követni a belső ellenőrzés által nyilvántartott összes problémát, vagy az egyes szervezeti egységek vezetői az önellenőrzés technikájával teljes körűen feltérképezik, és folyamatosan karbantartják a szervezeti egység folyamatait.
E technikák segítségével a hibák időben megállapításra és korrigálásra kerülnek, a visszajelzés folyamatos a problémákról, kevesebb a „meglepetés”-szerű hiányosság.
A honvédelmi szerv vezetője biztos lehet abban, hogy e módszerek révén megvalósul a kontroll az egyes területeken/szervezeti egységekben, rendszeresen képet nyer a problémákról, a kiigazítás, megoldás nyomon követése folyamatos a probléma teljes lezárásig, a hiányosság felszámolásáig.
A szervezeti egységek vezetőinek nyilatkozata
A honvédelmi szerv vezetőjének a költségvetési beszámolóval egyidejűleg elkészítendő vezetői nyilatkozata valamennyi szervezeti egység vezető azonos tartalmú tájékoztatása alapján készülhet el, így a szervezet teljes vertikumát felöleli, a nyilatkozat valódi, megbízható képet nyújt. A szervezet vezetője dönthet úgy, hogy hasonló tartalmú nyilatkozatot kell minden szervezeti egység vezetőjének kiállítania.
Ezeken az alátámasztó nyilatkozatokon keresztül bizonyosodhat meg a honvédelmi szerv vezetője arról, hogy a szervezeten belül jól körülhatárolt a felelősségi körök meghatározása, működtetése, a vezetők a szervezet minden szintjén tisztában voltak a célokkal és azok elérését szolgáló eszközökkel annak érdekében, hogy végre tudják hajtani a kitűzött feladatokat, és értékelni tudják az elért eredményeket.
A honvédelmi szerv vezetőjének egyszemélyi felelőssége
Amennyiben a vezető elszámoltatása során hiányosságokra derül fény, a vezető felelősségre vonható, tettei vagy mulasztása következményeiért felelősséggel tartozik.
A vezető teljes felelősséggel tartozik az általa irányított szervezet, szervezeti egység működéséért. Ez közvetett felelősséget is jelent, azaz a cselekedetei közvetlen következményein túl általánosságban felel az általa irányított szervezet/szervezeti egység tevékenységéért, a tevékenység ellátása közben bekövetkező hibákért, a hibás működés (pl.: nem megfelelő belső kontrollrendszer miatt észre nem vett, a szervezet bármely dolgozója által elkövetett szándékos szabálytalanság) következtében jelentkező károkért.
A felelősség fogalma
A jogszabályok, a belső szabályzatok, előírások megsértése esetén – annak súlyosságától függően – indokolt és szükséges az elkövető felelősségének felvetése. Ennek megfelelően az ellenőrzött szerv azon vezetőjével, vagy dolgozójával szemben kell a személyes felelősséget megállapítani, akinek a cselekménye, mulasztása, magatartása folytán a kötelességszegés (a törvények, rendeletek, más jogszabályok, szabályzatok előírásainakmegsértése) bekövetkezett.
A gazdálkodó szervezet dolgozója (vezetője, vagy beosztott munkatársa) tehát az adott munkaköri kötelezettségek jó teljesítéséért visel felelősséget. A felelősség, mint fogalom azt fejezi ki, hogy bárki, akinek a munkakörébe, vagy feladatkörébe tartozó tartós kötelezettségét nem teljesíti, előírt feladatát elmulasztja kellő színvonalon teljesíteni vagy jogszabályba ütköző cselekményével, illetve mulasztásával kárt, anyagi hátrányt okoz, akkor felelősségre vonható.
A felelősségre vonás a vezető feladata, míg ez az intézkedés a belső ellenőrzés hatáskörébe nem tartozhat.
Összefoglalás
A vezetői elszámoltathatóság a kötelezettség – számonkérés – következmény fogalomrendszerén keresztül ragadható meg legjobban.
A vezető kötelezettségeit a vonatkozó jogszabályok jól meghatározzák. Ezekre és a különböző útmutatókra, szakmai anyagokra alapozva lehet a honvédelmi szerven belül kiépíteni a vezetői ellenőrzés rendszerét, amely tulajdonképpen alapjául szolgál a vezető számonkérhetőségének.
A számonkérés további feltétele az átláthatóság, a beszámoltatást a belső és külső ellenőrzések teszik kézzelfoghatóvá. Jelen útmutatóban két lehetséges módszert mutattunk be, amelyek alkalmazásával a honvédelmi szerv vezetője megfelelő bizonyosságot tud szerezni az Ámr. 23. számú mellékletében szereplő nyilatkozat kibocsátására, amellyel megvalósulhat a vezető számonkérése.
Összegzésként megállapítható, hogy a honvédelmi szerv vezetője egyszemélyi felelőse a honvédelmi szervnek, ezért mindenképpen érdeke, hogy jól működő belső kontrollrendszert építsen ki a szervezeten belül a szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes működés érdekében.
