1/2011. (I. 14.) NGM utasítás

1. § Az utasítás hatálya az NGM Igazgatás, az NGM fejezeti kezelésű előirányzatai felhasználásával megvalósuló, valamint az NGM által kiírt és európai uniós forrás felhasználásával megvalósuló árubeszerzésekre, építési beruházásokra, építési koncesszióra, szolgáltatási koncesszióra és szolgáltatások megrendelésére terjed ki.

2. § Nem terjed ki az utasítás hatálya azokra a beszerzésekre, amelyeknél – társfinanszírozására tekintettel – a finanszírozásban részt vevő nemzetközi szervezetek által előírt feltételek szerinti eljárást kell alkalmazni, továbbá amelyeket beszerzőként az NGM felügyelete alá tartozó költségvetési szervek, vagy külön szerződés alapján gazdasági társaságok vagy közhasznú társaságok folytatnak le, a saját közbeszerzési szabályzatuk szerint.

3. § Ezen utasítás alkalmazásában:

(1) alvállalkozó: az a szervezet vagy személy, amely, vagy aki a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés teljesítésében az ajánlattevő által bevontan közvetlenül vesz részt, kivéve

(2) árubeszerzés: olyan visszterhes szerződés, amelynek tárgya forgalomképes és birtokba vehető ingó dolog tulajdonjogának, vagy használatára, illetőleg hasznosítására vonatkozó jognak – vételi joggal vagy anélkül történő – megszerzése az ajánlatkérő részéről. Az árubeszerzés magában foglalja a beállítást és üzembe helyezést is;

(3) dinamikus beszerzési rendszer: olyan, gyakori közbeszerzések lebonyolítására szolgáló, teljes mértékben elektronikus folyamat, amelynek jellemzői megfelelnek az ajánlatkérő által meghatározott követelményeknek, és amelynek működése határozott idejű, érvényességi ideje alatt bármely olyan ajánlattevő kérheti a rendszerbe való felvételét, aki, illetve amely megfelel az alkalmassági követelményeknek, nem áll a kizáró okok hatálya alatt és benyújtotta a dokumentációnak megfelelő előzetes ajánlatát;

(4) elektronikus árlejtés: a közbeszerzési eljárás részét képező olyan ismétlődő folyamat, amely az ajánlatoknak a Kbt. 81. § (4) bekezdése szerinti értékelését követően új, az ellenszolgáltatás mértékére, illetőleg az ajánlatnak a bírálati részszempontok szerinti egyes tartalmi elemeire vonatkozó kedvezőbb ajánlat megtételét, és az ajánlatok rangsorolását elektronikus eszköz segítségével, automatizáltan teszi lehetővé;

(5) egyszerű közbeszerzési eljárás: a nemzeti értékhatárokat elérő értékű közbeszerzési eljárás;

(6) erőforrást nyújtó szervezet: az a szervezet vagy személy, amely vagy aki nem minősül alvállalkozónak, nem tartozik a Kbt. 4. § 2. pontja a)–d) alpontjának hatálya alá sem, hanem a közbeszerzési eljárásban az ajánlattevő alkalmasságának igazolásában vesz részt, ezzel összefüggő erőforrásainak bemutatásával;

(7) erőforrás: nem minősülhet erőforrásnak a Kbt. 66. § (1) bekezdésének a)–d) pontja, a 67. § (1) bekezdésének a), d)–f) pontja, (2) bekezdésének a), d) és f) pontja, továbbá (3) bekezdésének c), d)–f) pontja szerinti körülmény, kivéve, ha az ajánlattevő (részvételre jelentkező) és az erőforrást nyújtó szervezet között a Polgári Törvénykönyv szerinti többségi befolyás áll fenn;

(8) építési beruházás: olyan visszterhes szerződés, amelynek tárgya a Kbt. 1. sz. mellékletében felsorolt tevékenységek egyikéhez kapcsolódó munka kivitelezése vagy kivitelezése és tervezése együtt, továbbá építmény kivitelezése, vagy kivitelezése és tervezése együtt, valamint az ajánlatkérő által meghatározott követelményeknek megfelelő építmény bármilyen eszközzel, illetőleg módon történő kivitelezése;

(9) építési koncesszió: olyan építési beruházás, amely alapján az ajánlatkérő ellenszolgáltatása az építmény hasznosítási jogának meghatározott időre történő átengedése, vagy e jog átengedése pénzbeli ellenszolgáltatással együtt;

(10) meghívásos eljárás: olyan közbeszerzési eljárás, amelyben az ajánlatkérő által – a Kbt.-ben előírtak szerint – kiválasztottak tehetnek ajánlatot;

(11) nyílt eljárás: olyan közbeszerzési eljárás, amelyben valamennyi érdekelt ajánlatot tehet;

(12) keretmegállapodás: meghatározott egy vagy több ajánlatkérő és egy vagy több ajánlattevő között létrejött olyan megállapodás, amelynek célja, hogy rögzítse egy adott időszakban közbeszerzésekre irányuló, egymással meghatározott módon kötendő szerződések lényeges feltételeit, különösen az ellenszolgáltatás mértékét, és ha lehetséges, az előirányzott mennyiséget;

(13) közbeszerzés: árubeszerzés, építési beruházás, építési koncesszió, szolgáltatás megrendelése, illetőleg a nemzeti értékhatárokat elérő értékű beszerzések esetében szolgáltatási koncesszió, amelynek értéke meghaladja a mindenkori éves költségvetési törvényben meghatározott nemzeti, valamint a Kbt. 30–33. §-aiban meghatározott közösségi értékhatárt.

(14) közbeszerzési eljárás előkészítése: az adott közbeszerzési eljárás megkezdéséhez szükséges cselekmények elvégzése, így különösen az adott közbeszerzéssel kapcsolatos helyzet-, illetőleg piacfelmérés, a közbeszerzés becsült értékének felmérése, az eljárást megindító (meghirdető) hirdetmény, felhívás és a dokumentáció előkészítése;

(15) központosított közbeszerzés: a Kbt. 17. §-a alapján a központi költségvetési szervek központosított közbeszerzéseinek részletes szabályairól szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendeletben (a továbbiakban: R.) felsorolt, a Kormány határozataiban meghatározott állami normatívának megfelelő kiemelt termékek megrendelése, az R. szerint lefolytatandó beszerzési eljárás keretében;

(16) részvételre jelentkező: az a természetes személy, jogi személy, jogi személyiség nélküli gazdasági társaság, egyéni cég vagy személyes joga szerint jogképes szervezet, a külföldi székhelyű vállalkozás magyarországi fióktelepe, aki (amely)

(17) szolgáltatás megrendelése: árubeszerzésnek és építési beruházásnak nem minősülő olyan visszterhes szerződés, amelynek tárgya különösen valamely tevékenység megrendelése. Szolgáltatás megrendelésének minősül az a szerződés is, amelynek tárgya szolgáltatás és árubeszerzés, ha a szolgáltatás értéke meghaladja az árubeszerzés értékét;

(18) szolgáltatási koncesszió: olyan szolgáltatásmegrendelés, amely alapján az ajánlatkérő ellenszolgáltatása a szolgáltatás nyújtásával összefüggő hasznosítási jog meghatározott időre történő átengedése, vagy e jog átengedése pénzbeli ellenszolgáltatással együtt;

(19) tárgyalásos eljárás: olyan közbeszerzési eljárás, amelyben az ajánlatkérő az általa – a Kbt.-ben előírtak szerint – kiválasztott egy vagy több ajánlattevővel tárgyal a szerződés feltételeiről;

(20) versenypárbeszéd: olyan közbeszerzési eljárás, amelyben az ajánlatkérő az általa – a Kbt.-ben előírtak szerint – kiválasztott részvételre jelentkezőkkel párbeszédet folytat a közbeszerzés tárgyának, illetőleg a szerződés típusának és feltételeinek – az ajánlatkérő által meghatározott követelményrendszer keretei közötti – pontos meghatározása érdekében, majd ajánlatot kér.

4. § A Kbt.-ben megfogalmazott célok érvényesülése, a tárca költségvetési forrásainak hatékony, átlátható és ellenőrizhető felhasználása, a közbeszerzési eljárások során a verseny tisztaságának és nyilvánosságának biztosítása, a tárcán belüli koordináció és egységes eljárás érdekében az NGM-ben Közbeszerzési Bizottság (a továbbiakban: Bizottság) működik.

5. § A Bizottság hatásköre az NGM Kbt. hatálya alá tartozó beszerzéseinek megvalósítására irányuló eljárásban a jelen utasításban foglalt döntések meghozatalára, valamint az R. hatálya alá tartozó beszerzések ellenőrzésére és felügyeletére (a továbbiakban együtt: közbeszerzés) terjed ki.

6. § A Bizottság a jogi és koordinációs ügyekért felelős helyettes államtitkárnak alárendelten működik.

7. § (1) A Bizottság állandó és ideiglenes tagokból áll.

(2) A Bizottság állandó tagjai:

(3) A (2) bekezdésben meghatározott szervezeti egységek vezetői – az állandó tag akadályoztatása esetére – egy vagy több állandó póttagot (továbbiakban: póttag) jelölnek.

(4) Az egyes beszerzések lebonyolítása során a Bizottság egy vagy két ideiglenes taggal egészül ki. Ideiglenes tag a beszerzést kezdeményező szervezeti egység vezetője, illetve annak képviselője, fejezeti kezelésű előirányzatból finanszírozott beszerzés esetén az előirányzatot kezelő szervezeti egység (főosztály) képviselője, ideiglenes tag lehet továbbá más érdekelt szervezeti egység képviselője, vagy külső szakértő is. Az ideiglenes tagokat – a delegáló szervezeti egység vezetőjének javaslatára – a Bizottság elnöke kéri fel, illetve jelöli ki. Az ideiglenes tagok az adott eljárásban szavazati joggal rendelkeznek. Informatikai tárgyú beszerzés esetén a Koordinációs Főosztály képviselőjének ideiglenes tagként történő kijelölése kötelező.

(5) A Bizottság elnöke (a továbbiakban: elnök) a Jogi és Kodifikációs Főosztály vezetője. A Bizottság nevében az elnök ír alá. Az elnököt akadályoztatása esetén a Jogi és Kodifikációs Főosztály állandó póttagja helyettesíti.

(6) A Bizottság a közbeszerzési feladatok ellátásához külső szakértőket, szakértő cégeket is igénybe vehet, ha ezt a közbeszerzés értéke, a feladatok speciális jellege indokolja. Az ilyen célú megbízási szerződések megkötését, illetve a szakértő(k) kiválasztására irányuló pályázati eljárást a jogi és koordinációs ügyekért felelős helyettes államtitkár engedélyezi. A szakértő az adott eljárásban tanácskozási joggal rendelkezik.

(7) A Bizottság titkársági feladatait a Jogi és Kodifikációs Főosztály látja el.

(8) Az elnököt és a Bizottság állandó tagjait, valamint póttagjait a jogi és koordinációs ügyekért felelős helyettes államtitkár bízza meg.

(9) Az elnök, az állandó tagok és a póttagok megbízatása két évre szól. A Bizottság tagjai megbízatásukat személyesen kötelesek ellátni. Az állandó tagok akadályoztatása esetén azokat kivételesen a póttagok helyettesíthetik. A helyettesítés vonatkozhat teljes beszerzési eljárás lefolytatására, vagy egyes eljárási cselekményekben való részvételre is.

(10) Az elnök és a Bizottság állandó, illetve póttagjainak megbízatása megszűnik:

(11) A tag megbízatásának megszűnése esetén az új tag kijelölésének menete megegyezik az eredeti tag kijelölésével. Az új tag kijelöléséig a póttag látja el a tagot terhelő kötelezettségeket és gyakorolja a tagot megillető jogokat. Abban az esetben, ha póttag jelölésére nem került sor, akkor a legrövidebb időn belül szükséges megválasztani az új tagot.

(12) A Bizottság elnökévé, tagjává vagy póttagjává csak olyan kormánytisztviselő nevezhető ki, aki a kinevezését megelőzően jogszabályban meghatározott módon vagyonnyilatkozatot tett. Az elnök, a tagok, a póttagok és az ideiglenes tagok az adott eljárás vonatkozásában kötelesek összeférhetetlenségi nyilatkozatot tenni.

(13) Az elnök, a Bizottság tagjai és az eljárásba bevont közreműködők vagy szakértők tevékenységük során nem vehetnek részt azoknak az ügyeknek az intézésében, amelyeknél részükről a Kbt. 10. §-a szerinti összeférhetetlenség áll fenn. Az összeférhetetlenségről a tag, a közreműködő vagy a szakértő köteles az elnököt haladéktalanul tájékoztatni. Az elnök nem veheti igénybe azon tag, eljárásba bevont közreműködő vagy szakértő közreműködését, akivel szemben az adott eljárás folyamán összeférhetetlenségi ok merült fel.

Az ülés megkezdése előtt szükséges gondoskodni az összeférhetetlenségi nyilatkozat aláírattatásáról, és az ülés mindaddig nem kezdhető meg, amíg azok nem állnak rendelkezésre a Jogi és Kodifikációs Főosztály részére.

Állandó tag összeférhetetlensége esetén helyébe a póttag lép, az ideiglenes tag és a szakértő személye vonatkozásában felmerülő összeférhetetlenség esetén a szakmai főosztály gondoskodik a helyettesítésről.

(14) Az elnök a saját személyét érintő összeférhetetlenségi okról köteles a jogi és koordinációs ügyekért felelős helyettes államtitkárt tájékoztatni, aki az adott eljárásban az elnöki jogokkal a Bizottság valamelyik tagját bízza meg.

(15) A Bizottság az ügyrendjét jelen utasítás keretei között maga határozza meg.

8. § (1) A Bizottság üléseiről jegyzőkönyv készül, amelyet az elnök ír alá, és az elnök által kijelölt tag hitelesít. A jegyzőkönyvet a Bizottság tagjainak, illetve annak hiteles kivonatát az érintetteknek meg kell küldeni.

(2) Az ülésekről készült jegyzőkönyvet tájékoztatásul meg kell küldeni a közigazgatási államtitkárnak és a szakmailag illetékes helyettes államtitkárnak.

(3) A Bizottság valamennyi állandó tag vagy azt helyettesítő póttag, a 7. § (4) bekezdésében és a 11. § (6) bekezdésében meghatározott esetekben legalább további egy ideiglenes tag jelenlétében határozatképes. A határozatképesség biztosításáról minden tag maga köteles gondoskodni, ennek megfelelően amennyiben valamely ülésen a kijelölt tag nem tud megjelenni, akkor e tényről a póttagot – a Jogi és Kodifikációs Főosztály fax útján történő egyidejű írásbeli értesítése mellett – az ülés időpontja előtt legalább egy munkanappal maga köteles értesíteni. Amennyiben az ülés kitűzött napján az ideiglenes tag sem tud jelen lenni, úgy az ülés elnapolására, és új időpont kitűzésére kerül sor.

(4) A Bizottság a döntéseit szótöbbséggel hozza.

(5) A döntésre vonatkozó szavazatokat a jegyzőkönyvben egyhangú döntés kivételével – név szerint kell feltüntetni. A tagok a nemleges szavazatukat kötelesek indokolni és a döntés elleni tiltakozásukat, vagy különvéleményüket kérésükre a jegyzőkönyvben fel kell tüntetni.

9. § (1) A Jogi és Kodifikációs Főosztály a Kbt. 5. §-ának (1) bekezdésében foglalt kötelezettség szerint a költségvetési év elején, legkésőbb április 15. napjáig éves összesített közbeszerzési tervet (a továbbiakban: közbeszerzési terv) köteles készíteni az adott évre tervezett közbeszerzésekről, amelyet az NGM szervezeti egységeitől bekért közbeszerzési tervlapok (2. számú melléklet) alapján állít össze, mely a következő adatokat tartalmazza:

(2) A tervezés menete és nyomon követése:

(3) Új, a közbeszerzési tervben nem szereplő közbeszerzési igény legkésőbb a tárgyév november 30. napjáig jelenthető be, amelynek esetén a szakmai főosztálynak, feljegyzés formájában kell megindokolnia az eljárás lefolytatásának szükségességét, és azt meg kell küldenie a Jogi és Kodifikációs Főosztály részére. A Jogi és Kodifikációs Főosztály ennek megfelelően módosítja a közbeszerzési tervet, melyben feltünteti a módosítás indokát is.

10. § (1) A Bizottság az 5. § meghatározott feladatkörében – a kötelezettségvállalásra jogosult vezető kezdeményezésére – dönt a beszerzési eljárás megindításáról, az eljárás fajtájának kiválasztásáról, az ajánlati, illetve részvételi felhívás és a dokumentáció tartalmáról, az elbírálás szempontjairól, értékeli a beérkezett ajánlatokat.

(2) Az elnök gondoskodik a gazdasági forgalomban részt vevő szervezetek és személyek tájékoztatását szolgáló, adott évre tervezett közbeszerzésekről tárgyév április 15-éig elkészítendő éves összesített közbeszerzési terv elkészítéséről és esetleges módosításáról, valamint az előzetes összesített tájékoztató legkésőbb tárgyév április 15-éig történő elkészítéséről, hirdetmény útján történő közzétételéről, és a közbeszerzési terv, valamint módosításai, továbbá az előzetes összesített tájékoztató, illetve az azt tartalmazó hirdetmény NGM honlapján történő közzétételéről. Gondoskodik továbbá a költségvetési év végén az éves közbeszerzésekről a Közbeszerzések Tanácsának adandó összegezés összeállításáról, a tárgyévet követő év május 31-éig intézkedik az éves összegezésnek a Közbeszerzések Tanácsához történő eljuttatásáról.

(3) A Jogi és Kodifikációs Főosztály nyilvántartja, kezeli és irattározza a közbeszerzések dokumentumait, valamint – a közbeszerzési eljárás nyilvánosságának biztosítása érdekében – gondoskodik az alábbi adatoknak, információknak, hirdetményeknek az NGM honlapján – közbeszerzési eljárásonként csoportosítva – történő közzétételéről:

11. § (1) A közbeszerzési eljárás kezdeményezésére

(2) Amennyiben a kötelezettségvállalásra – külön utasításban/szabályzatban foglaltak alapján – a miniszter, az illetékes helyettes államtitkár vagy a közigazgatási államtitkár jogosult, a beszerzést a kötelezettségvállalásra jogosult írásbeli engedélyével lehet kezdeményezni.

(3) A közbeszerzési eljárás előkészítése során a közbeszerzés tárgyának a becsült értékét a beszerző szervezeti egység állapítja meg jelen utasítás 25. §-ában, valamint a Kbt. 40. §-ának (2) bekezdésében foglaltak figyelembevételével.

(4) A közbeszerzés becsült értékének meghatározásához a beszerző szervezeti egység előzetes helyzet-, illetőleg piacfelmérést végezhet a közbeszerzés megkezdése időpontjának megjelölése nélkül, kizárólag a felmérés érdekében szükséges – de a beszerzés műszaki tartalmát részletesen tartalmazó – adatokat közölve. A piacfelmérés során a megkérdezett személy (szervezet) részére nem közölhető a közbeszerzési eljárás során az összes ajánlattevő (részvételre jelentkező) részére rendelkezésre bocsátott adatok körét meghaladó információ. Ellenkező esetben a megkérdezett személy (szervezet) az érintett közbeszerzési eljárásban nem vehet részt.

Az előzetes piacfelmérésről a beszerző szervezeti egység teljes körű dokumentációt készít, melyet a közbeszerzési eljárást megindító (a 1. számú melléklet szerinti) feljegyzéshez csatolva megküld a Jogi és Kodifikációs Főosztály részére.

(5) A beszerző szervezeti egység vezetőjének feladata:

(6) Az eljárást kezdeményező ajánlati felhívás (ajánlattételi, illetve részvételi felhívás) és az ajánlati (ajánlattételi, illetve részvételi) dokumentáció szakmai követelményrendszerének szakszerűségét illetően a beszerző szervezeti egység vezetője tartozik felelősséggel.

(7) A beszerző szervezeti egység vezetőjének a (3) bekezdésben meghatározott feladatait úgy kell végrehajtania, hogy az egyes eljárási cselekmények, értesítések és tájékoztatások megtételéhez, valamint a hirdetmények közzétételéhez legalább három munkanap álljon a Jogi és Kodifikációs Főosztály rendelkezésére, és az esetleges késedelem ne veszélyeztesse az eljárás szabályszerűségét.

(8) Több tanulmány megrendelésére vonatkozó közbeszerzési eljárás esetén a Bizottságba valamennyi témagazda egy-egy ideiglenes tagot delegál. A témagazda főosztály képviselője kizárólag a főosztály saját témájával kapcsolatban rendelkezik szavazati joggal.

12. § (1) Az eljárás fajtájának (nyílt, meghívásos, tárgyalásos, versenytárgyalás) megválasztásánál törekedni kell a széles körű részvétel lehetőségének biztosítására. Az eljárási fajta kiválasztása az ajánlati felhívás (ajánlattételi, illetve részvételi felhívás) elkészítésével egyidejűleg történik.

(2) Hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárás alkalmazható

(3) Hirdetmény közzététele nélküli tárgyalásos eljárás indítható

(4) Gyorsított eljárás a meghívásos vagy a hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárás esetén alkalmazható, ha sürgősség miatt az ilyen eljárásokra a Kbt.-ben előírt határidők nem lennének betarthatóak.

(5) A keretmegállapodásos eljárás két részből áll, melynek első részében az NGM nyílt vagy meghívásos eljárást köteles alkalmazni keretmegállapodás megkötése céljából. Tárgyalásos eljárás is alkalmazható keretmegállapodás megkötése céljából, amennyiben a tárgyalásos eljárás alkalmazásának (2)–(3) bekezdésében rögzített feltételei fennállnak. A második részben a keretmegállapodásban meghatározott közbeszerzési tárgyra kérhető(k) ajánlat(ok) és köthető szerződés az adott közbeszerzés(ek) megvalósítására.

(6) Versenypárbeszéd akkor alkalmazható, ha

(7) A közösségi értékhatárokat elérő értékű, a Kbt. 4. sz. melléklete szerinti szolgáltatások esetében egyszerű eljárás alkalmazható (Kbt. 21/A. §). Ha a közbeszerzés tárgya olyan összetett szolgáltatás, amely mind a 3. sz. melléklet, mind a 4. sz. melléklet szerinti valamely szolgáltatást magában foglalja, az egyszerű eljárás alkalmazható, feltéve, hogy a 4. sz. melléklet szerinti szolgáltatás értéke meghaladja a 3. sz. melléklet szerinti szolgáltatás értékét.

(8) A Kbt. 4. melléklete szerinti jogi szolgáltatások megrendelése esetében nem kell közbeszerzési eljárást lefolytatni. A közösségi értékhatárt elérő értékű szerződés megkötése esetén a szerződés megkötéséről tájékoztatót tartalmazó hirdetményt kell közzétenni az Európai Unió Hivatalos Lapjában legkésőbb a szerződéskötéstől számított öt munkanapon belül.

(9) A szakmai főosztály – az arra vonatkozóan esetlegesen szükséges dokumentumok előterjesztése mellett – a Kbt. szabályainak figyelembevételével javaslatot tehet arra, hogy melyik közbeszerzési eljárási fajta kerüljön alkalmazásra. Az alkalmazandó közbeszerzési eljárási fajta kiválasztására végső soron a Bizottság ülésén kerül sor.

13. § (1) A közbeszerzési eljárást a szerződés megkötésének várható időpontját megelőzően nyílt eljárásban legalább 70 nappal – ha az adott eljárás vonatkozásában előzetes összesített tájékoztató közzétételére került sor 50 nappal – tárgyalásos, gyorsított, és az egyszerű közbeszerzési eljárás, valamint a versenypárbeszéd esetében a közbeszerzést az eljárás lefolytatásához szükséges legrövidebb időtartam figyelembevételével a Bizottság elnökéhez írt feljegyzésben kell kezdeményezni. Az eljárás kezdeményezése időpontjának összhangban kell állnia a szakmai főosztály által a közbeszerzési terv összeállításakor meghatározott indítási időponttal. A beszerző szervezeti egység vezetője felelősséggel tartozik azért, hogy az irányítása alatt álló szervezeti egység közbeszerzési tervben szereplő beszerzése az év elején megadott indítási időpontban megkezdésre kerüljön.

(2) A kezdeményezés során a beszerző szervezeti egység vezetője a Bizottságba ideiglenes tagot delegál, javaslatot tesz a közbeszerzési eljárás fajtájára, valamint az eljárás tárgya szerint megkívánt műszaki és szakmai alkalmassági feltételekre, megjelöli az eljárás becsült értékét és csatolja egy példányban az előkészített szerződéstervezetet a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztálynak, illetőleg az előirányzat szakmai kezelőjének a források rendelkezésre állásáról szóló igazolását, a beszerzés vonatkozásában szakmailag illetékes helyettes államtitkár jóváhagyását, továbbá az egyéb irányadó NGM szabályzatban/utasításban foglaltakkal összhangban a közigazgatási államtitkár előzetes egyetértését tartalmazó dokumentumot. Informatikai tárgyú beszerzés esetén az eljárás megindításához szükség van a Koordinációs Főosztály szakmai jóváhagyására is. Az ideiglenes tag akadályoztatása esetén a delegáló szervezeti egység vezetője a tag helyébe új tagot delegál. A közbeszerzési eljárás kezdeményezésére alkalmas feljegyzés mintáját a jelen utasítás 1. sz. melléklete tartalmazza.

(3) Tanulmány megrendelésére irányuló beszerzési eljárás esetén, ha több tanulmány kidolgozására egy közbeszerzési eljárás keretében kerül sor, az ajánlati felhívás tartalmának – így különösen az alkalmassági szempontok és a bírálati szempontok – megállapítására a Bizottság ülésén kerül sor, az érintett szervezeti egységek részéről előzetesen megküldött részanyagok alapján.

(4) Az ajánlati (részvételi) dokumentáció és versenytárgyalás esetén az ismertető elkészítése a beszerző szervezeti egység feladata. Több tanulmány egy közbeszerzési eljárás keretében történő beszerzése esetén az ajánlati (ajánlattételi, illetve részvételi) dokumentáció elkészítése úgy történik, hogy – az érintett szervezeti egységek részéről előzetesen megküldött részanyagok alapján – a Bizottság ülésén valamennyi témagazda szervezeti egység jelenléte mellett sor kerül a dokumentáció tartalmának megállapítására, amelyről jegyzőkönyv készül. A dokumentációt a Jogi és Kodifikációs Főosztály készíti el a Bizottság ülésén – az előbbiek szerint – felvett jegyzőkönyv alapján. Az ajánlati (ajánlattételi, illetve részvételi) dokumentációt a Bizottság hagyja jóvá.

14. § (1) A Bizottság az általa jóváhagyott ajánlati (ajánlattételi, részvételi) felhívás közzétételéről, az érintettekhez történő eljuttatásáról a Jogi és Kodifikációs Főosztály útján gondoskodik. A közbeszerzési eljárás során az ajánlati (ajánlattételi, részvételi) dokumentáció rendelkezésre állását a Jogi és Kodifikációs Főosztály a titkárságán folyamatosan biztosítja.

(2) A közbeszerzési eljárásban való részvételt a beszerző szervezeti egység ajánlati biztosíték (a továbbiakban: biztosíték) adásához kötheti a Kbt. 59. §-ában bekezdéseiben foglalt rendelkezéseknek megfelelő módon, formában és mértékben. A biztosíték kezeléséről, nyilvántartásáról, illetőleg visszaadásáról a Bizottság a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály útján gondoskodik. Amennyiben a biztosíték visszafizetésének a Kbt. 59. §-ában foglalt esete fennáll, a Bizottság a Jogi és Kodifikációs Főosztály útján 2 munkanapon belül értesíti annak elrendeléséről a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztályt, amely haladéktalanul intézkedik a biztosíték visszafizetésről.

(3) Egyszerű közbeszerzési eljárás esetén a Bizottság által véleményezett ajánlattételi felhívást a Jogi és Kodifikációs Főosztály

(4) Egyszerű közbeszerzési eljárás esetén lehetőség van a közbeszerzési eljárásban való részvétel jogát az előző évben – árubeszerzés és szolgáltatás esetén százmillió forint, építési beruházás esetén egymilliárd forint – áfa nélkül számított árbevételt el nem érő olyan ajánlattevők számára fenntartani, akik ajánlatában szereplő – a közbeszerzés értékének tíz százalékát meghaladó mértékben igénybe venni kívánt – alvállalkozó(k) is megfelel(nek) ennek az előírásnak [Kbt. 253. § (1) bekezdése].

Építési beruházás és építési koncesszió esetében a fenti fenntartás lehetőségével élni azonban kizárólag abban az esetben lehetséges, amennyiben a beszerzés értéke nem haladja meg az ötszázmillió forintot. A fenntartott szerződések esetében biztosítani szükséges az Európai Unióban letelepedett azon ajánlattevők esélyegyenlőségét, amelyek árbevétele nem éri el az éves nettó egymilliárd forintot.

(5) Az egyszerű eljárásban lehetőség van tárgyalás lefolytatására, azonban erről az ajánlattételi felhívásban rendelkezni kell. Ha az eljárás tárgyalásos, az ajánlattételi felhívásnak tartalmaznia kell a tárgyalás lefolytatásának menetét és az NGM által előírt alapvető szabályait, valamint az első tárgyalás időpontját. Ebben az esetben a Bizottság a tárgyalások befejezését követően dönt a legkedvezőbb ajánlatot tevő személyéről.

(6) Az NGM, mint ajánlatkérő az eljárásban a Kbt. szerinti, az ajánlattevők felé fennálló kiegészítő tájékoztatási kötelezettségét a Jogi és Kodifikációs Főosztály útján teljesíti. A kiegészítő tájékoztatási kötelezettség kizárólag írásban teljesíthető. Az ajánlattevők részéről az ajánlati (ajánlattételi, részvételi) felhívásban vagy dokumentációban foglaltakkal kapcsolatban írásban feltett kérdésekre a Jogi és Kodifikációs Főosztály – az adott beszerzési tárggyal kapcsolatos szakmai megítélést igénylő kérdések tekintetében, a Kbt.-ben foglalt határidők megtartása mellett, a beszerző szervezeti egységgel egyeztetve – ad választ.

(7) A beérkezett ajánlatokat a Bizottság legalább két tagjából álló bontási bizottság bontja fel.

(8) A Bizottság az ajánlatok (részvételi jelentkezések) felbontását követően a Kbt.-ben foglalt eljárási szabályok és az ajánlati (ajánlattételi, részvételi) felhívásban meghatározott szempontok szerint elvégzi az ajánlatok (részvételi jelentkezések) minősítését, értékelését, és dönt a hiánypótlás elrendeléséről, az alkalmatlan ajánlattevők kizárásáról, az ajánlatok érvénytelenségéről és a nyertes ajánlattevő személyéről. A Kbt. 90. §-ának (3) bekezdésében foglalt esetekben a nyertes ajánlattevő kiválasztása érdekében, közjegyző jelenlétében sorsolást kell tartani és a sorsolás alapján kiválasztott ajánlattevőt az eljárás nyertesének nyilvánítani. A közjegyző működésével kapcsolatban felmerült költségek kiegyenlítéséről a beszerző szervezeti egység gondoskodik.

(9) Az eljárás során szükséges értesítéseknek (az ajánlatok felbontásáról készített jegyzőkönyv, az eredményhirdetésről szóló jegyzőkönyv), hiánypótlásra való felhívásnak az érintettek részére történő eljuttatásáról a Bizottság a Jogi és Kodifikációs Főosztály útján gondoskodik a Kbt.-ben rögzített határidők megtartása mellett.

(10) A nyertes ajánlattevő kiválasztására vonatkozó, indokolással ellátott döntést az eljárás dokumentumainak egyidejű megküldésével a Bizottság haladéktalanul továbbítja a beszerző szervezeti egység vezetőjének a szerződés megkötése céljából.

(11) Az eljárás eredményének (eredménytelenségének) kihirdetéséről, a közbeszerzési és tervpályázati hirdetmények, a bírálati összegezések és az éves statisztikai összegezések mintáiról szóló 14/2010. (X. 29.) NFM rendeletben (a továbbiakban: hirdetményminta-rendelet) meghatározott minta szerinti összegzés elkészítéséről, illetőleg az eljárás eredményének a hirdetményminta-rendeletben meghatározott minta szerinti közzétételéről a Bizottság a Jogi és Kodifikációs Főosztály útján gondoskodik.

(12) Eredménytelen a közbeszerzési eljárás, ha

(13) A Bizottság által jóváhagyott feltételeknek megfelelő szerződést – a kötelezettségvállalásra vonatkozó előírásokra tekintettel – a kötelezettségvállalásra jogosult vezető köti meg az NGM nevében, illetve kíséri figyelemmel annak teljesítését, igazolja az elvégzett munkát, és érvényesíti az esetleges igényeket. Amennyiben a kötelezettségvállalásra a 11. §. (2) bekezdésében meghatározott vezető jogosult, a szerződés teljesítésével kapcsolatos feladatokat a szakmailag illetékes főosztály vezetője látja el.

A megkötött szerződés egy – lehetőség szerint elektronikus – másolati példányát szerződéskötést követően haladéktalanul, legfeljebb 2 napon belül a beszerző (tanulmány esetében a témagazda) szervezeti egység köteles a Jogi és Kodifikációs Főosztály részére megküldeni, a Kbt.-ben foglalt, honlapon történő közzétételi kötelezettség haladéktalan teljesíthetősége érdekében.

(14) Az elnök saját hatáskörébe tartozik a Kbt. 29. §-a, illetőleg a 243. §-a alapján a közbeszerzési eljárás lefolytatásának kötelezettsége alól mentes beszerzések, illetőleg szerződéstervezetek véleményezése, továbbá a közbeszerzési kötelezettség mindenkori legalsó értékhatára alatti beszerzésekre vonatkozó szerződéstervezetek véleményezése.

(15) A Kbt. 29. §-ában, valamint 243. §-ában meghatározott beszerzésekről a beszerző szervezeti egység a szerződés tervezetének megküldésével tájékoztatja az elnököt. A szerződéskötésre az elnök saját hatáskörben kiadott véleményének figyelembe vételével, illetve az elnök jóváhagyásával kerülhet sor.

(16) A megkötött szerződéseknek a Kbt. 303. §-ában meghatározott körben történő módosításához a Bizottság jóváhagyása szükséges. A módosított szerződés egy – lehetőség szerint elektronikus – másolati példányát a beszerző szervezeti egység köteles a módosítást követően legfeljebb három munkanapon belül a Jogi és Kodifikációs Főosztály részére megküldeni annak érdekében, hogy 15 munkanapon belül a módosításról szóló tájékoztatót hirdetményben közzé tegye.

15. § A közbeszerzési eljárás eredményeként kötött szerződések teljesüléséről – kivéve a jelen utasítás 14. §-a (2) bekezdésének b)–d) pontja szerinti eljárások eredményeként kötött szerződéseket – a teljesítésigazolás kiállítását és a szerződésben foglalt ellenérték kifizetését követően legfeljebb három napon belül a beszerző (tanulmány esetében a témagazda) szervezeti egység a teljesítésigazolás másolatának megküldésével köteles a Jogi és Kodifikációs Főosztályt tájékoztatni a Kbt.-ben foglalt közzétételi kötelezettségek határidőben történő teljesíthetősége érdekében.

16. § A beszerző szervezeti egység a fentiekben rögzítetteken kívül köteles a Jogi és Kodifikációs Főosztályt haladéktalanul tájékoztatni bármely, a közbeszerzési eljárások lefolytatásával vagy a szerződések teljesítésével kapcsolatban felmerült lényeges körülményről.

17. § A közbeszerzési eljárás eredményeként kötendő szerződés megkötésének rendjét, a megkötésre jogosult személyek körét, a szerződés módosításának feltételeit, a szerződés teljesítésének igazolását, és annak jogosultját, a kifizetés feltételeit, valamint ellenőrzésének részletes szabályait a mindenkor hatályos, a Nemzetgazdasági Minisztérium szerződései megkötésének és nyilvántartásának általános szabályairól szóló, a Nemzetgazdasági Minisztérium egyes fejezeti kezelésű előirányzatainak felhasználásáról szóló, valamint a Nemzetgazdasági Minisztérium Igazgatás költségvetése pénzügyi-gazdasági feladatairól és a döntési eljárásokról szóló NGM utasítások tartalmazzák.

18. § A közbeszerzési eljárásokkal összefüggésben közzéteendő hirdetmények (részvételi, ajánlati, ajánlattételi felhívás, eljárás eredményéről, szerződés módosításáról, szerződés teljesítéséről szóló tájékoztató) megjelentetésével kapcsolatos költségek a beszerző szervezeti egységet terhelik. Tanulmány megrendelésére vonatkozó olyan beszerzés esetén, ahol egy eljárás keretében több beszerző szervezeti egység szerez be kutatási szolgáltatást, a hirdetményi költségek az összességében legnagyobb értékű szolgáltatást beszerző szervezeti egységet terhelik.

19. § A hivatalos közbeszerzési tanácsadó igénybevételével összefüggő költségeket, a megbízási díjat a beszerző szervezeti egység viseli, figyelemmel a részekre bontás tilalmára vonatkozó rendelkezésre is. Tanulmány megrendelésére vonatkozó olyan beszerzés esetén, ahol egy eljárás keretében több beszerző szervezeti egység szerez be kutatási szolgáltatást, a hivatalos közbeszerzési tanácsadó igénybevételével összefüggő költségek az összességében legnagyobb értékű szolgáltatást beszerző szervezeti egységet terhelik.

20. § A Jogi és Kodifikációs Főosztály működteti a közbeszerzési eljárásokra vonatkozó közbeszerzési nyilvántartást.

21. § Az R. 1. sz. melléklete szerinti országosan kiemelt termékeket a kijelölt szervezeten (Központi Szolgáltatási Főigazgatóság, a továbbiakban: KSZF) keresztül az R.-ben meghatározott módon kell beszerezni.

22. § (1) A központosított közbeszerzési eljárás keretében lefolytatandó közbeszerzési igényeket a Koordinációs Főosztályhoz kell eljuttatni.

(2) A megrendeléseket a beszerzésre kijelölt szervezethez (KSZF) a Koordinációs Főosztály továbbítja.

23. § A mindenkori közbeszerzési értékhatár alatt megkötni kívánt szerződés tervezetét a beszerző szervezeti egység a minisztérium szerződései megkötésének és nyilvántartásának általános szabályairól szóló Utasításban foglaltak figyelembevételével köteles véleményezés céljából a Jogi és Kodifikációs Főosztálynak megküldeni, amelynek elmaradásáért a beszerző szervezeti egység vezetője tartozik felelősséggel. A szerződéskötésre kizárólag a Jogi és Kodifikációs Főosztály kiadott véleményének ismeretében kerülhet sor.

24. § A mindenkori közbeszerzési értékhatár alatti szerződések becsült értékének kiszámítása során a beszerző köteles érvényesíteni a Kbt. 40. §-ának (1) bekezdésében rögzített részekre bontás tilalmára vonatkozó rendelkezést.

25. § A becsült érték meghatározása során a beszerző köteles figyelemmel lenni arra, hogy a becsült érték kiszámítása során a Kbt. 40. § (2) bekezdésének megfelelően mindazon árubeszerzések, vagy építési beruházások vagy szolgáltatások értékét egybe kell számítani, amelyek beszerzésére egy költségvetési évben kerül sor és amelyek beszerzési tárgya és rendeltetése azonos, vagy felhasználásuk egymással közvetlenül összefügg.

26. § (1) A Kbt. 6. §-ának (1) bekezdése szerinti felelősségi rendet a (2)–(5) bekezdések határozzák meg.

(2) A Bizottság által lefolytatott eljárásért, valamint a Kbt.-ben foglaltak megtartásáért a Bizottság, illetve a Bizottság adott eljárásban részt vevő állandó vagy pót- és ideiglenes tagjai személyes felelősséggel tartoznak. A jelen utasítás 14. §-ának (13) és (16) bekezdésében rögzített, a közbeszerzési eljárások eredményeként megkötött szerződések és módosításaik másolatának megküldésére vonatkozó kötelezettség teljesítéséért, illetve a 15. §-ban rögzített és a szerződések teljesítésével kapcsolatos tájékoztatási kötelezettség elmaradásáért a beszerző szervezeti egység által az adott közbeszerzési eljárásba delegált ideiglenes tag (tanulmány megrendelése esetében a témagazda) tartozik felelősséggel.

(3) A közbeszerzési eljárások adminisztratív feladataiért, illetve az ezekre vonatkozó szabályok megtartásáért az elnök és a Jogi és Kodifikációs Főosztály felelős.

(4) Mentesül a felelősség alól, aki az adott döntés során „nem”-mel szavazott, és tiltakozását, ellenvéleményét kérésére jegyzőkönyvben rögzítették, illetőleg az is, akinek távollétében történt a jogsértő esemény, illetve született a jogsértő döntés.

(5) Jelen utasítás mellőzésével, illetőleg a Bizottság bevonása nélkül lefolytatott beszerzési eljárások jogszerűségéért a beszerző szervezeti egység vezetője felelős.

27. § Aki a beszerzések során, vagy azokkal kapcsolatos bármilyen szabálytalanságot, vagy az eljárás tisztaságát veszélyeztető cselekményt észlel, arról haladéktalanul köteles a szabálytalanságok kezeléséről szóló külön utasításban megjelölt szabálytalansági felelőst továbbá az elnököt írásban értesíteni.

28. § Jelen utasítás a közzétételt követő napon lép hatályba, egyidejűleg a Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztérium beszerzéseinek szabályozásáról szóló 12/2009. (IV. 22.) NFGM utasítás hatályát veszti.

29. § Az utasítás hatálybalépését megelőzően megkezdett beszerzési eljárásokra az ajánlati vagy részvételi felhívás feladásának, illetve megküldésének napján hatályos rendelkezéseket kell alkalmazni.