21/2015. (XII. 23.) KKM utasítás

1. § (1) A Külgazdasági és Külügyminisztérium (a továbbiakban: KKM) állományában lévő tartós külszolgálatra kihelyezett munkatársak (a továbbiakban: kihelyezett) utazási és személyi ingóság szállítási költségtérítésére – a tartós külszolgálatról és az ideiglenes külföldi kiküldetésről szóló 172/2012. (VII. 26.) Korm. rendeletben (a továbbiakban: Korm. rendelet) nem szabályozott kérdésekben – a jelen utasítást kell alkalmazni.

(2) Az utazásokkal és személyi ingóságokkal kapcsolatos ügyintézést és nyilvántartást a kihelyező okirat, illetve a kihelyezést megszüntető okirat alapján a külképviseletek igazgatásának gazdálkodásáért felelős szervezeti egység végzi.

2. § (1)² A külképviseleten utazási jegy vásárlására csak gazdaságossági szempontok figyelembevételével és a KKM utólagos előirányzat-átadása alapján kerülhet sor.

(2) A KKM a kihelyezett és ellátmánypótlékra jogosító hozzátartozója utazásának kizárólag az alábbiakban felsorolt költségeit a Korm. rendelet 34. §-ában foglaltak szerint viseli:

(3) A kihelyezettet és a Korm. rendelet 3. § 12. pontjában meghatározott személyeket a következő típusú utazási jegy illeti meg:

(4) A jelen utasításban foglalt utazások során gazdaságossági szempontok alapján kedvezményes, csökkentett szolgáltatást nyújtó repülőtársaság szolgáltatását kell igénybe venni azzal, hogy legalább egy feladható poggyász és egy kézipoggyász szállításának díját a KKM biztosítja. Futár szállítása esetén, amennyiben szükséges, a KKM köteles további csomagjegy vásárlását biztosítani. Futárcsomag szállításához a futárosztályt vezető szervezeti egység vezetőjének előzetes engedélye szükséges.

(5) A Korm. rendelet 3. §-ának 12. pontjában meghatározott ellátmánypótlékra jogosító személyt, ha a Korm. rendelet szerint utazási költségtérítésre jogosult, a kihelyezettel azonos típusú utazási jegy illeti meg.

(6) A Korm. rendelet 34. § (3) bekezdésében meghatározott esetben a Magyarországon élő – egyébként ellátmánypótlékra jogosító – személyt turista (economy) osztályú repülőjegy illeti meg.

(7) A kihelyezett az éves szabadságának tervezése, kivétele során, valamint végleges hazatérése alkalmával köteles az utazási jegyek érvényességi idejét figyelembe venni. Hivatali érdekből, kivételesen indokolt esetben a külképviselet-vezető javaslata és a személyügyekért felelős szervezeti egység véleménye alapján a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár eltérhet. Amennyiben a kihelyezett mulasztásából fakadóan a KKM-nek többletköltsége keletkezik, kihelyezett köteles azt a KKM részére megtéríteni.

(8) Az utazási jegy nem ruházható át, nem váltható át két egyszeri útra, az igényévek között nem csoportosítható át, és nem halmozható.

(9)⁴ Amennyiben a kihelyezett vagy ellátmánypótlékra jogosító hozzátartozója nem veszi igénybe a (3) bekezdésben meghatározott utazási jegyet, erre irányuló kérelme esetén gépkocsi átalánytérítésére jogosult a személyi jövedelemadóról szóló törvényben meghatározottak szerint. Amennyiben kihelyezett részére tárgyévben gépkocsi-átalánytérítés kerül kifizetésre, úgy az év során a Korm. rendelet 3. §-ának 12. pontjában meghatározott ellátmánypótlékra jogosító többi személy már nem jogosult repülőjegy vagy vonatjegy igénybevételére.

(10) A térítés kizárólag a kiutazást követően benyújtott, a 2. mellékletében meghatározott elszámoló lap alapján vehető igénybe.

(11)⁵ A személyes gépkocsihasználattal rendelkező külképviselet-vezetők részére kizárólag a (2) bekezdés b) pontban meghatározott utazások esetén engedélyezett a hivatali gépjármű igénybevétele. Ez esetben gépkocsi átalánytérítésére a külképviselet-vezető nem jogosult.

(12) A háborús és válságövezetekben, illetve a rendkívül nehéz életkörülmények között üzemelő külképviseletek kihelyezettjei és családtagjai részére a kihelyezés és a végleges hazautazás naptári évének kivételével évente egyszer további öt nap rekreációs pótszabadság engedélyezhető. Az engedélyt a biztonsági ügyekért és a személyügyekért felelős szervezeti egység, illetve a területi főosztály javaslata alapján, a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár előzetes jóváhagyását követően a közigazgatási államtitkár hagyja jóvá. A rekreációs pótszabadságra jogosult állomáshelyek körét az 1. melléklet tartalmazza, amely minden év január 1-jével, illetve szükség esetén év közben felülvizsgálatra kerül.

3. § (1) A kihelyezett ingóságainak szállítási költségeit a külszolgálat megkezdésekor, befejezésekor, valamint másik külföldi állomáshelyre történő áthelyezéskor – az állandó lakcímként bejelentett lakóhely vagy bejelentett tartózkodási hely és a külszolgálati tartózkodási hely viszonylatában – a KKM viseli a jelen utasításban foglaltak szerint.

(2)⁶ A kihelyezettet

(3) A KKM a Korm. rendelet 3. § 12. pontjában meghatározott ellátmánypótlékra jogosító hozzátartozó a személyi ingóságaival felmerülő szállítási költséget abban az esetben is viseli, ha a kihelyezés időtartama alatt az ellátmánypótlékra vonatkozó jogosultság megszűnik.

(4)⁷ Hivatali érdekből történő áthelyezéskor a (2) bekezdésben meghatározott tömeg kétszeresét kell figyelembe venni.

(5)⁸ Abban az esetben, ha egy kihelyezésre kerülő családon belül több családtag is munkát végez adott külképviseleten, csak az egyik kihelyezettet illeti meg – a (2) bekezdésben meghatározott – önmaga után járó, valamint a gyermek utáni jogosultság.

(6)⁹ A 4. § (8) bekezdésben meghatározottak kivételével a KKM – függetlenül a kihelyezett által választott elszámolási módtól (költségtérítés vagy költségtérítési átalány), továbbá a 4. § (1)–(7) bekezdésben meghatározott ingószállítási módtól – legfeljebb a (7) bekezdés szerint meghatározott költségkeret 80%-a (a továbbiakban: költségnorma) erejéig viseli a szállítási költséget. Ha a szállítási költség a költségnormát meghaladja, a különbözetet a kihelyezett viseli.

(7)¹⁰ A költségkeretet a külképviseletek igazgatásának gazdálkodásáért felelős szervezeti egység a (2) bekezdésben foglalt tömegkorlátok és az adott állomáshelyre vonatkozó díjtétel, továbbá a KKM-mel szerződésben álló szállítmányozó cég jelen utasítás 3. mellékletét képező tarifái alapján, a tárgyévet megelőző év december 31-én hatályos devizaárfolyamnak megfelelően állapítja meg.

(8) A számított költségkereteket a külképviseletek igazgatásának gazdálkodásáért felelős szervezeti egység rögzíti, és a kihelyezettnek a költségkeretről tájékoztatást nyújt.

(9)¹¹ Ha a kihelyezett nem veszi igénybe a (6) bekezdésben meghatározott térítést, erre irányuló kérelme esetén költségtérítési átalányra jogosult, amely után a személyi jövedelemadó fizetése a kihelyezettet terheli. Az átalány összege a (6) bekezdés szerinti költségnorma 70%-a.

4. § (1) A külszolgálat megkezdésekor a kihelyezett az alábbi ingószállítási módok közül választhat:

(2)¹² Az (1) bekezdés a) pontjában meghatározott esetben a külképviseletek igazgatásának gazdálkodásáért felelős szervezeti egység a kihelyezett kérelmére megrendelőt állít ki a kihelyezett ingóságainak szállítására a KKM-mel szerződésben álló szállítmányozó cég részére. A felmerült költségeket a KKM a szállítmányozó cég részére a beérkező számlák alapján legfeljebb a költségnorma erejéig téríti meg. A fennmaradó összeg a kihelyezettet terheli.

(3)¹³ Az (1) bekezdés b) pontjában meghatározott esetben – melynek keretében a kihelyezett a KKM-mel szerződésben álló szállítmányozó cégtől is ajánlatot kér – a kihelyezett az általa megrendelt és lebonyolított szállítás esetén a számlát és a fuvarlevelet is térítés céljából a KKM-nek benyújtja. A KKM a kifizetett, szabályosan a KKM nevére és címére kiállított számla, valamint fuvarlevél alapján legfeljebb a költségnorma szerint járó összeget a kihelyezett részére utólag megtéríti.

(4)¹⁴ Az (1) bekezdés c) pontjában meghatározott esetben a KKM saját szállítóeszközeivel – amennyiben szabad kapacitása ezt lehetővé teszi – gazdaságossági szempontok és a költségnorma figyelembevételével megszervezi és lebonyolítja az ingóságok kiszállítását a mindenkor hatályban lévő ügyviteli szabályzat szerint. Amennyiben a kiszállítás költségei meghaladják a költségnormát, a kihelyezett a különbözetet a KKM-nek utólag megtéríti.

(5) A külszolgálat befejezésekor vagy áthelyezéskor a kihelyezett az alábbi ingószállítási módok közül választhat:

(6)¹⁵ Az (5) bekezdés a) pontjában meghatározott esetben a kihelyezett az általa megrendelt és lebonyolított szállítással összefüggő, a KKM nevére és címére szabályosan kiállított számlát – valamint fuvarozó által történő szállítás esetén a fuvarlevelet is – utólagos térítés céljából benyújtja a külképviseletek igazgatásának gazdálkodásáért felelős szervezeti egységnek vagy a külképviseletnek. A külképviseletek igazgatásának gazdálkodásáért felelős szervezeti egység részére mind a forintban, mind a valutában kiállított számla benyújtható, melynek térítése kizárólag forintban történhet. A külképviseleteken csak a valutában kiállított számla fogadható be térítés céljából. A külképviseletek igazgatásának gazdálkodásáért felelős szervezeti egység forintban, a külképviselet pedig valutában a költségnorma erejéig vagy a záradékoló táviratban meghatározott összeg erejéig téríti meg a szállítási költséget.

(7)¹⁶ Az (5) bekezdés b) pontjában meghatározott esetben a KKM saját szállítóeszközeivel – amennyiben szabad kapacitása ezt lehetővé teszi – gazdaságossági szempontok és a költségnorma figyelembevételével megszervezi és lebonyolítja az ingóságok hazaszállítását a mindenkor hatályban lévő ügyviteli szabályzat szerint. Abban az esetben, ha a szállítás költségei meghaladják a költségnormát, a kihelyezett a különbözetet a KKM-nek utólag megtéríti.

(8) Kiutazás, hazautazás, áthelyezés esetén, amennyiben az ingóságok szállítása a külképviselet gépjárművével történik, a szállítási költség a külképviselet keretét terheli a jelen utasítás 3. mellékletében foglaltaknak megfelelő mértékig, az azt meghaladó költségek a kihelyezettet terhelik. Ez alól kivételt képez a vámhatóság törvényben meghatározott feladat- és hatáskörébe tartozó eljárás során az általa hivatalból meghatározott vagy kérelmére adott vámazonosító szám (VPID-szám) kiváltása, valamint a vámköltség, amely – számla ellenében – megtéríthető.

5. § (1) A költségtérítés igénybevételére a kihelyezés időpontját megelőző egy hónapon belül és a kihelyezést követő egy éven belül, végleges hazatéréskor pedig annak időpontját megelőző egy hónapon belül, azt követően pedig fél éven belül kerül sor.

(2) Végleges berendeléskor, amennyiben a kihelyezett valamely ellátmánypótlékra jogosító hozzátartozója a külszolgálat befejezését megelőzően hazatért, így különösen, ha a gyermek befejezte középfokú tanulmányait, és az utána járó költségtérítést a kihelyezett nem vette igénybe, az ingószállítási költség a kihelyezett végleges hazaérkezésekor utólag elszámolható.

(3)¹⁷ Ha az elszámolható költségnorma nem kerül teljes egészében felhasználásra, a maradvány az ingóságok szállításához közvetlenül kapcsolódó egyéb költségekre – így különösen csomagkiváltásra, repülőtéri túlsúlyjegyre – felhasználható a KKM nevére kiállított és kifizetett szabályos számla ellenében. Nem téríthető meg az ingóságok csomagolásának és biztosításának költsége. A kihelyezett az ingószállítási költségtérítést rendeltetésétől eltérő célra nem használhatja fel.

6. § (1) A költségtérítési átalány kifizetése havonta egy alkalommal, banki átutalással, a havi illetmény kifizetésétől függetlenül történik. A számla alapú költségtérítések a számlák beérkezésétől függően kerülnek kifizetésre.

(2) A jelen utasításban foglaltakat meghaladó mértékű ingóságszállításhoz kapcsolódó költségtérítést kérelemre, kivételesen indokolt esetben – a személyügyekért felelős szervezeti egység és a külképviseletek igazgatásának gazdálkodásáért felelős szervezeti egység egyeztetett javaslata alapján –, méltányosságból a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár engedélyezheti.

(3)¹⁸ A térítés a KKM-ből csak forintban teljesíthető, devizában, illetve valutában történő kifizetés kizárólag a külképviseleten – előirányzat-átadás mellett – történhet.

(4) Az utasítás 3. mellékletében szereplő állomáshelyek és térítések felülvizsgálatát a külképviseletek igazgatásának gazdálkodásáért felelős szervezeti egység évente elvégzi.

7. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2) Az utasítás rendelkezéseit nem kell alkalmazni a hatálybalépést megelőzően már lefoglalt és megrendelt utazási jegyek tekintetében.

(3)¹⁹